ЗВОНОК БЕСПЛАТНЫЙ

Главная страница > База знаний > Гайд как управлять закупками. Основные правила законы и шаблоны документов

28.02.2023

Юлия Рядинская

Гайд как управлять закупками. Основные правила законы и шаблоны документов

Рассказываем, что необходимо учитывать при управлении закупками в компании, как организовать закупки и избежать основных ошибок.

Закупки

5 мин

Какие задачи решают закупки

Главная цель закупок – это обеспечить непрерывное и необходимое поступление всего, что нужно для производства конечного продукта: товаров, инструментов, сырья, расходных материалов и так далее.

Грамотная организация закупок не просто помогает компании производить и вовремя реализовывать конечный продукт, но она делает компанию конкурентоспособной и экономит множество ресурсов.

Основные задачи, которые решаются благодаря правильной деятельности отдела закупок:

  • предохранение компании от снижения прибыли, к которой ведут перебои в поставках;
  • сохраняется на прежнем уровне оборачиваемость капитала;
  • не происходит увеличения издержек на производство и услуги компании.

Задачи управления в сфере закупок

  • Наладить непрерывные поставки, чтобы в работе сотрудников и оборудования не было простоев, поскольку простои ведут к уменьшению объемов производства и, как следствие, к снижению прибыли.
  • Постоянно анализировать рынок поставщиков, чтобы иметь возможность покупать по минимальной цене с сохранением качества.
  • Организовать закупки так, чтобы иметь в запасе некоторый объем сырья, товаров, инструментов и т. д. на случай перерывов или проблем с поставками. В этом случае компания сможет работать на прежнем уровне, даже если в поставках произойдет перебой.
  • Организовывать весь процесс закупок, от размещения заказов до контроля качества, логистики и корректировки поставок в зависимости от конечного спроса потребителей.

Организация закупок: пошаговая инструкция

  1. Выявите количество необходимых товаров и требования к ним.
  1. Проанализируйте, сколько товаров уже есть в запасе.
  1. Выберите поставщиков, определитесь с их количеством, заключите договоры на поставки, пропишите все условия.
  1. Подготовьте заказ, разместите его и проконтролируйте выполнение.
  1. Получите товар и тщательно проверьте его соответствие требуемому качеству. Бракованный товар нужно будет вернуть.
  1. Организуйте правильное хранение полученного товара, чтобы он сохранял свои потребительские качества.
  1. Проверьте документальное сопровождение поставок: оплата счетов, акты приемки, документирование спорных моментов и прочее.
  1. Убедитесь, что ваша команда работает слаженно и что ошибки одного не влекут за собой проблемы в работе других.

Что необходимо учитывать при управлении закупками

  • Разработайте план поставок. Хаотичные закупки могут привести к тому, что у вас на складе будет либо переизбыток, либо недостаток нужных товаров, что в свою очередь приведет к издержкам или простою в производстве.
  • При организации закупок ориентируйтесь на конечного потребителя. Спрос изменяется, а значит, будет изменяться и объем поставок.
  • При выборе поставщика не забывайте, что вам необходимо минимизировать также затраты на доставку и получить товар в кратчайшие сроки.
  • Организация поставок в значительной мере удешевляется при использовании современных методов автоматизации и сопровождения.
  • Закупки – это не разовая акция. Их необходимо организовывать так, чтобы учитывать ритм жизни вашей компании, от складов до управления процессом производства.
  • Для получения наилучшего результата, закупками должен руководить особый отдел компании, который будет полностью в курсе всего, что происходит в этой области.

Пути повышения эффективности управление закупками в производстве

  • В организации закупок двигайтесь пошагово, не пропуская ни одного этапа.
  • Автоматизируйте все, что связано с документацией и учетом: это экономит время и исключает упущения.
  • Стандартизируйте документы и пользуйтесь шаблонами для убыстрения процедуры заключения контрактов.
  • Выстраивайте отношения с вашими поставщиками так, чтобы условия были взаимовыгодными.

Основные ошибки в управлении закупками компании

  • Не применять в работе автоматизацию и новые подходы. Это тормозит процесс закупок и приводит в итоге к снижению конкурентоспособности компании.
  • Осуществлять закупки без четкого плана: хаотичные закупки приводят к беспорядку в снабжении.
  • Не разделять ответственность между отделами: каждый должен знать за что и в какие сроки он отвечает.
  • Отсутствие мотивации у сотрудников. Любая рутинная работа в итоге становится неэффективной.
  • Работа без повышения квалификации. Это из той же сферы, что и отказ от современных технологий.
  • Отсутствие баланса в работе с руководством: как длительное согласование, так и отсутствие контроля вредит качественной работе отдела.

Где обучить специалиста по закупкам

Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по управлению закупками. Мы обучаем в кратчайшее время, а по итогам выдаем вот такое удостоверение о повышении квалификации:

Подытожим

Основная задача, которую должен решать отдел закупок – это без перебоев поставлять для производства или реализации товар определенного качества в установленные сроки. Для этого необходимо четкое планирование, постоянный анализ рынка, использование современных методов автоматизации внутренних процессов и высокая квалификация сотрудников.

Посмотрите курсы обучения
Закупки

У нас Вы найдете 25 курс(ов)
по направлению

Закупочная деятельность

АНО ДПО «Единый всероссийский институт
дополнительного профессионального образования»

ИНН 3528313790
ОГРН 1203500006346

162602, Вологодская обл., г. Череповец, ул. Карла Либкнехта, д. 40
Режим работы: пн-пт с 10:00 до 18:00

© АНО ДПО «ЕВИДПО». 2020-2023гг.