Акт приемки товаров - форма 0510452. Приказ Минфина 61н

В начале 2024 года для многих организаций бюджетной сферы на повестке дня оказался не только составление годовой отчетности за 2023 год, но и переход на использование нового приказа Минфина. Приказ Минфина 61н_ _внёс изменения в процесс оформления документов, включая и акт приемки товаров, работ и услуг (форма 0510452).

Акт приемки - это документ, который фиксирует факт получения и принятия товаров, работ или услуг. Он является важным элементом в процессе закупок, поскольку определяет, что заказанные товары или услуги соответствуют заявленным требованиям и были получены в надлежащем состоянии.

Одним из ключевых изменений, внесенных приказом №61н, является обязательность использования формы 0510452 для оформления акта приемки. Это означает, что все учреждения с 1 января 2024 года должны применять эту форму при оформлении актов приемки. В статье мы рассмотрим подробности оформления акта приемки по форме 0510452, алгоритм по его заполнению и ответим на популярные вопросы!

Когда ваше учреждение закупает товары, работы или услуги, важно правильно оформить процесс их приемки. Обязательность формирования акта приемки возникает в случаях, когда приемка представляет собой самостоятельный факт в хозяйственной жизни, и его оформление имеет юридические последствия для учреждения-заказчика.

Эта обязанность возникает не всегда, а только в случае контрактов, информация о которых не размещается в реестре контрактов. Это означает, что если ваша закупка не проходит через единую информационную систему, то акт приемки становится важным документом для закрепления факта получения товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Важно помнить, что акт приемки подписывается представителем поставщика, подрядчика или исполнителя. Это подтверждает факт выполнения условий сделки и передачи товаров или выполнения работ.

Таким образом, акт приемки по форме 0510452 играет ключевую роль в процессе приемки закупленных товаров, работ или услуг, особенно когда данные закупки не регистрируются в единой системе.

Оформление приемки товаров по акту возникает при одновременном выполнении следующих условий:

• Приемка должна быть самостоятельным событием в хозяйственной деятельности, в результате которого возникает денежное обязательство или подтверждаются основания для мотивированного отказа в приемке.

• Приемка должна осуществляться комиссией, а не одним уполномоченным лицом.

• Информация о договоре, по которому происходит приемка, не должна быть включена в реестр контрактов.

Важно отметить, что неприменение акта приемки при соблюдении вышеперечисленных условий может послужить основанием для претензий со стороны органов финансового контроля.

Однако, в остальных случаях, когда не соблюдаются указанные условия, оформление акта приемки является правом, а не обязанностью для учреждения-заказчика. Несмотря на это, настоятельно рекомендуется всегда оформлять результаты приемки актом, особенно когда отсутствует электронная приемка в ЕИС.

При оформлении акта приемки товаров, работ или услуг (в форме 0510452) важно учитывать несколько ключевых моментов, установленных приказом Минфина №61н:

1. Во-первых, акт приемки следует составлять на основании документов, которыми контрагент подтвердил поставку товаров или выполнение работ и услуг. Это может включать в себя накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры и прочие документы, подтверждающие факт поставки или выполнения.
2. Во-вторых, ответственность за формирование акта приемки возлагается на члена приемочной комиссии или другого сотрудника учреждения. Это гарантирует объективную оценку выполненной работы или поставленных товаров.
3. Если при приемке выявлены недостатки, важно отразить информацию о них в соответствующих разделах акта приемки. Это позволит четко фиксировать проблемы и принимать меры для их устранения.
4. Кто подписывает акт приемки? Председатель комиссии, члены комиссии, сотрудник, ответственный за приемку, уполномоченный сотрудник заказчика и руководитель учреждения-заказчика.

В соответствии с Законом № 44-ФЗ, обязательным условием для оформления акта приемки (форма 0510452) является наличие документов, подтверждающих исполнение контрактных обязательств контрагентом. Ответственность за проведение экспертизы поставленного товара или выполненных работ несет заказчик. Законом не установлены четкие требования к оформлению результатов экспертизы, однако документом, подтверждающим проведение экспертизы, является подписанный заказчиком документ о приемке.

Правила организации приемочной комиссии устанавливаются самим заказчиком. Он имеет право создать комиссию любого состава или поручить функции приемки конкретным лицам. Важно отметить, что закон допускает принятие решения о приемке без участия комиссии, если это предусмотрено контрактом.

Утвержденная унифицированная форма акта приемки (форма 0510452) обязательна для всех организаций бюджетной сферы. Однако, обязательное создание приемочной комиссии не предписывается законом. В зависимости от организации процедуры приемки, акт может быть подписан либо заказчиком, либо всеми членами комиссии и утвержден заказчиком.

Заголовочная часть:

• Учреждение (получатель): Укажите полное наименование вашего учреждения, а также его учетный номер в кодовой зоне, соответствующий номеру реестровой записи в Сводном реестре.

• Валюта (наименование): Укажите наименование валюты и ее код в соответствии с Общероссийским классификатором валют.

• Адрес грузополучателя: Укажите юридический адрес вашего учреждения, куда будут доставлены товары или выполнены работы и услуги.

• Заказчик: Укажите полное наименование заказчика товаров, работ и услуг, а также его основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет в налоговом органе (КПП).

• Адрес заказчика: Укажите юридический адрес заказчика.

• Место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги: Укажите фактический адрес, по которому будет осуществлена поставка товаров, выполнение работ или оказание услуг.

• Документ-основание о создании приемочной комиссии: Укажите наименование акта о создании приемочной комиссии, а также его номер и дату создания.

• Основание приемки товаров, работ, услуг: Укажите номер и дату контракта или договора, а также идентификатор государственного контракта, если таковой имеется.

• Документ об отгрузке: Укажите наименование отгрузочных документов, их номер и дату.

  Содержательная часть:

Раздел 1: Сведения о поставщике (подрядчике), грузоотправителе, страхователе

• Графа 1: Порядковый код строки.
• Графа 2: Наименование реквизитов юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.
• Графа 3: Сведения о поставщике (подрядчике) в соответствии с указанными реквизитами.
• Графа 4: Сведения о грузоотправителе в соответствии с указанными реквизитами.
• Графа 5: Сведения о страхователе в соответствии с указанными реквизитами.

Раздел 2: Сведения о транспортировке и приемке груза

• Графа 1: Порядковый код строки.
• Графы 2 и 3: Дата и время отправки груза.
• Графы 4 и 5: Дата и время прибытия груза на место назначения.
• Графы 6 и 7: Дата и время выдачи груза транспортной организацией.
• Графы 8 и 9: Дата и время вскрытия вагона (других транспортных средств).
• Графы 10 и 11: Дата и время доставки груза на склад получателя.
• Графы 12 и 13: Время начала и окончания приемки груза.
• Графа 14: Место составления Акта приемки - фактический адрес приемки товаров, работ, услуг.

Раздел 3: Сведения о целостности пломб, упаковки, количестве мест и массе груза:

• Графа 1: Порядковый код строки.
• Графа 2: Целостность опломбирования.
• Графа 3: Вид упаковки или тары.
• Графа 4: Состояние упаковки или тары при приемке.
• Графы 5 и 6: Наименование и код единицы измерения упаковки (тары) по ОКЕИ.
• Графа 7: Способ измерения (например, взвешивание, счет мест, обмер).
• Графа 8: Количество мест груза.
• Графы 9 и 10: Масса груза в тоннах в пункте отправления и пункте прибытия соответственно.
• Графа 11: Перечень товаров, содержащихся в упаковке (таре) по маркировке (при наличии).
• Графа 12: Условия хранения товара на складе получателя.

Раздел 4: Сведения о приемке товаров, работ, услуг:

• Графа 1: Порядковый код строки.
• Графа 2: Код товара, работ, услуг в соответствии с ОКПД2.
• Графа 3: Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг).
• Графы 4 и 5: Цифровой код и краткое наименование страны происхождения товара по ОКСМ соответственно.
• Графы 6 и 7: Код и условное обозначение (национальное) единицы измерения по ОКЕИ соответственно.
• Графы 8 - 13: Количество (объем), цена (тариф) за единицу измерения, стоимость товаров (работ, услуг), без НДС, ставка НДС, сумма НДС, предъявляемая покупателю, стоимость товаров (работ, услуг), с НДС по отгрузочным документам соответственно.
• Графа 14: Регистрационный номер декларации на товары или номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (при наличии).
• Графа 15: Номер сертификата соответствия товара (при наличии).
• Графа 16: Количество (объем) фактически принятого товара (работы, услуги) всего.
• Графа 17: Количество (объем) фактически принятого товара (работы, услуги), не соответствующие качеству.
• Графа 18: Отклонение по количеству (объему) товаров (работ, услуг) между отгрузочными документами и приемкой.

Раздел 5: Сведения о количественном и качественном расхождении при приемке товаров, работ, услуг:

• Графа 1: Порядковый код строки.
• Графа 2: Код товара, работ, услуг по ОКПД2.
• Графа 3: Наименование товара (описание работ, услуг) по отгрузочным документам.
• Графы 4 и 5: Информация о количестве (объеме) и стоимости товаров (работ, услуг) с НДС.
• Графы 6 и 7: Информация по количеству и стоимости товаров с НДС по недостачам при приемке.
• Графы 8 и 9: Информация по количеству и стоимости товаров с НДС по излишкам при приемке.
• Графы 10 и 11: Информация по количеству (объему) и стоимости товаров (работ, услуг) с НДС по браку и бою при приемке.
• Графы 12 и 13: Цифровой код и краткое наименование страны происхождения товара по ОКСМ при несоответствии с перевозочными документами.
• Графа 14: Регистрационный номер декларации на товары или номер партии товара, не соответствующий номеру в перевозочных документах.
• Графа 15: Информация о несоответствии требованиям, функциональным и техническим характеристикам.
• Графа 16: Прочая информация о несоответствии качества товара, работы, услуги.

Кто подписывает акт приемки:

• Акт подписывается ответственным лицом, принявшим товары, работы, услуги, членами приемочной комиссии и председателем комиссии с помощью простой ЭП.

• Копия электронного документа на бумажном носителе подписывается представителем поставщика (подрядчика).

• Утверждение акта осуществляется руководителем учреждения с помощью ЭЦП.

• Если получатель не является заказчиком по контракту, акт подписывается уполномоченным лицом заказчика с отражением суммы принятых денежных обязательств.

При наличии расхождений акт с документами передается в соответствующее структурное подразделение для направления претензионного письма поставщику (подрядчику).

Акт приемки по форме 0510452: ответы на вопросы

❓Нужно ли в закупках по 223-ФЗ применять Акт приемки?

Ответ: Да, нужно. Если договор заключен по нормам Закона № 223-ФЗ, оформить приемку продукции нужно по Акту приемки (ф. 0510452). Указанный акт заказчики формируют при приемке товаров, работ, услуг по договорам, сведения о которых не включают в реестр контрактов.

❓Акт приемки товаров работ услуг ф 0510452 применяют только в закупках с казначейским сопровождением или во всех закупках заказчика?

Ответ: Акт оформляют по любым контрактам, сведения о которых не размещают в реестре контрактов, в том числе контрактам с казначейским сопровождением и договорам по Закону № 223-ФЗ.

❓Нужно ли в контракте прописать, что приемка продукции будет проходить по Акту (ф. 0510452)?

Ответ: Да, нужно. В условиях контракта пропишите, что примете товар, работу или услугу по Акту, если контракт, в рамках которого проходит приемка, не включают в реестр контрактов по Закону № 44-ФЗ.

❓Где, как и кто формирует Акт приемки в закупках (ф. 0510452)?

Ответ: Акт приемки (ф. 0510452) формируют в электронной форме средствами информационной системы по ведению бухгалтерского учета (любая система ЭДО). Если в учреждении нет технической возможности формировать документ в программе, заполните форму на бумаге и подпишите собственноручной подписью. Документ оформляется на основании данных документов, которыми контрагент подтвердил поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с участием представителя отправителя или поставщика.

❓Можно ли подписать Акт приемки одним лицом, уполномоченным на приемку?

Ответ: Нет, так как сделать это не позволяет реквизитный состав унифицированной формы Акта приемки.

Для того, чтобы правильно составить акт приемки товаров работ услуг ф 0510452, необходимо иметь в штате своей организации специалиста по закупкам. ЕВИДПО предлагает 25 курсов повышения квалификации и переподготовки по закупочной деятельности. Обучение проходит дистанционно с выдачей удостоверения государственного образца. Для групп предлагаем скидки!

• Формирование акта приемки обязательно при заключении договоров по нормам Закона № 223-ФЗ и оформляется при приемке товаров, работ, услуг, не включенных в реестр контрактов.

• В контракте необходимо прописать, что приемка продукции будет проходить по Акту приемки (ф. 0510452), если контракт не включен в реестр контрактов по Закону № 44-ФЗ.

• Акт приемки по форме 0510452 формируется в электронной форме средствами информационной системы по ведению бухгалтерского учета или заполняется на бумаге, если нет технической возможности. Документ оформляется на основании данных документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.

• Акт приемки товаров подписывается ответственным лицом, принявшим товары, работы, услуги, членами приемочной комиссии простой ЭП, председателем комиссии - ЭЦП. Копия на бумажном носителе подписывается представителем поставщика.