Бухгалтерский аутсорсинг: каким компаниям подходит

Бухгалтерский аутсорсинг становится все более популярным решением для компаний, стремящихся сэкономить время и ресурсы. Вместо того чтобы держать собственный штат бухгалтеров, бизнесы передают ведение бухгалтерии на внешнее обслуживание. Это помогает сосредоточиться на ключевых задачах, избегая лишней административной рутины.

В этой статье мы разберем, что такое бухгалтерский аутсорсинг, какие преимущества он дает, как правильно выбрать подрядчика и что нужно учитывать при переходе на такой формат работы. Рассмотрим, для кого аутсорсинг может стать идеальным решением, а для кого лучше остаться на традиционной модели ведения учета.

Бухгалтерский аутсорсинг — это когда компания решает передать ведение своей бухгалтерии сторонней организации, вместо того чтобы держать штатного бухгалтера. Это значит, что все финансовые вопросы, такие как расчет налогов, составление отчетности и ведение учета, решаются внешними специалистами.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга:

1.    Экономия на зарплате и расходах. Вместо того чтобы платить зарплату бухгалтеру, компании оплачивают только услуги аутсорсинговой компании, что часто дешевле.
2.    Профессионализм и опыт. Аутсорсинговые компании часто работают с разными бизнесами и имеют опыт в разных областях бухгалтерии. Это дает уверенность, что бухгалтерия будет вести профессионально и без ошибок.
3.    Снижение рисков. Ошибки в бухгалтерии могут привести к штрафам и проблемам с налоговыми органами. При аутсорсинге специалисты следят за актуальностью законодательства и правильно оформляют все документы.
4.    Экономия времени. Аутсорсинг позволяет владельцам бизнеса и менеджерам сосредоточиться на развитии компании, не тратя время на рутинную бухгалтерию.

Недостатки бухгалтерского аутсорсинга:

1.    Потеря контроля. Иногда бывает сложно контролировать процесс ведения бухгалтерии, особенно если вопросы требуют быстрого решения. Это может быть неудобно для некоторых владельцев.

2.    Конфиденциальность данных. При передаче финансовой информации внешним подрядчикам есть риск утечки данных. Поэтому важно тщательно выбирать надежного партнера.

3.    Зависимость от внешней компании. Если аутсорсинговая компания столкнется с проблемами, это может затруднить работу вашего бизнеса. Прерывание услуг или ошибки в расчетах могут повлиять на деятельность компании.

В целом, бухгалтерский аутсорсинг — это удобное решение для большинства бизнесов, но требует внимательного подхода при выборе партнера и принятии решения о передаче всех финансовых процессов в чужие руки.

Бухгалтерский учет на аутсорсинг могут вести как крупные специализированные компании с командой профессионалов, так и индивидуальные предприниматели или самозанятые специалисты. Однако, есть важные требования, которые регулируют, кто имеет право предоставлять такие услуги.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, для того чтобы заниматься ведением бухгалтерии, специалисты должны соответствовать нескольким ключевым требованиям:

1) Высшее образование. Это обязательное условие для всех, кто хочет работать в бухгалтерии или аудите.
2) Опыт работы. Требуется наличие стажа в бухгалтерии:

• 3 года и более за последние 5 лет — если образование в области бухгалтерии или аудита.
• 5 лет и более за последние 7 лет — если образование в другой области.
  3) Чистота репутации. У исполнителя не должно быть неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления, такие как мошенничество или злоупотребление полномочиями.

Если услуги предоставляются ИП или самозанятым, он должен соответствовать этим требованиям лично. А вот для компаний важно, чтобы хотя бы один из сотрудников отвечал этим стандартам. Это гарантирует, что бухгалтерия будет вести профессионально и в полном соответствии с законодательством.

Аутсорсинг бухгалтерии может быть разным, в зависимости от того, какие именно функции передаются стороннему специалисту. Вот три основных вида:

1. Бухгалтерское консультирование

Это самый простой вариант. Когда предприниматель или сотрудник компании сталкивается с вопросом, как правильно провести какую-то операцию, рассчитать налог или заполнить декларацию, он может обратиться за консультацией к аутсорсинговому бухгалтеру. В этом случае не требуется полное ведение бухгалтерии — просто помощь в конкретных ситуациях. Это удобно, если бизнес не требует постоянного бухгалтерского контроля, а вопросы возникают время от времени.

Пример: предприниматель хочет узнать, как правильно оформить сделку или посчитать налоговый вычет. Он связывается с бухгалтером на аутсорсе, чтобы получить ответ и рекомендацию по конкретному вопросу.

2. Выборочный бухгалтерский аутсорсинг

Этот вариант подходит для компаний, которые хотят передать часть бухгалтерских функций, но при этом оставить какие-то задачи внутри компании. Например, аутсорсинговый бухгалтер может заниматься только составлением отчетности или расчетами с налоговой, а текущие операции, такие как ежедневные проводки, все равно выполняет штатный сотрудник. Это выгодно, если часть работы требует высокой квалификации, а часть вполне можно выполнять самостоятельно.

Пример: компания передает аутсорсингу подготовку и подачу налоговых деклараций, а внутренний бухгалтер продолжает вести ежедневные бухгалтерские операции, такие как учет расходов и доходов.

3. Полный аутсорсинг бухгалтерии

Это когда вся бухгалтерия, от текущих операций до отчетности и налоговых расчетов, передается на аутсорсинг. В этом случае специалисты из аутсорсинговой компании полностью берут на себя ведение бухгалтерского учета, и внутри компании уже не требуется штатного бухгалтера. Такой подход позволяет бизнесу сосредоточиться на других важных задачах, а бухгалтерия будет работать профессионально и без ошибок.

Пример: компания решает полностью передать ведение бухгалтерии на аутсорс, включая расчеты с поставщиками, учет доходов и расходов, подготовку отчетности и налогов. Все эти функции выполняет внешняя бухгалтерия, а внутри компании только контролируют результаты.

Каждый из этих видов аутсорсинга подходит для разных бизнесов в зависимости от их потребностей. Выбор подходящего варианта зависит от того, сколько бухгалтерских задач нужно решить и насколько сложным является бизнес.

Аутсорс имеет свои плюсы, но не всегда подходит для каждого бизнеса. Давайте разберемся, кому аутсорсинг бухгалтерии может стать отличным решением, а кому он, возможно, не подойдет.

Кому подходит бухгалтерский аутсорсинг?

1.    Малому и среднему бизнесу
Малые и средние предприятия (МСП) часто не имеют достаточных ресурсов для того, чтобы держать в штате полноценный бухгалтерский отдел. Аутсорсинг помогает экономить деньги, поскольку не нужно платить зарплату штатному бухгалтеру, покупать дорогие программы или обеспечивать дополнительные рабочие места. Внешний бухгалтер будет заниматься всеми необходимыми расчетами и отчетностью, а предприниматели смогут сосредоточиться на развитии бизнеса.

2.    Стартапам
Молодые компании, только начинающие свой путь, зачастую ограничены в средствах. Для стартапов важны все ресурсы, и бухгалтерский аутсорсинг дает возможность сосредоточиться на продукте и маркетинге, оставив бухгалтерию профессионалам. Это экономит как деньги, так и время.

3.    Компанией с нестабильными объемами работы
Если ваш бизнес сезонный или его финансовые потоки нестабильны, аутсорсинг — отличное решение. Вы не привязаны к постоянной зарплате бухгалтера, а внешняя компания или специалист может работать только в периоды необходимости.

4.    Бизнесам с ограниченным бюджетом
Ведение бухгалтерии требует определенных вложений, особенно если компания растет. Аутсорсинг позволяет снизить эти затраты, так как вам не нужно содержать целый бухгалтерский отдел. Платить можно за реальные услуги, что гибко в плане бюджета.

5.    Предприятиям, работающим в разных регионах или странах
Если бизнес работает в разных регионах или имеет международные связи, бухгалтерия может стать более сложной из-за разных налоговых систем. В этом случае аутсорсинг предоставляет возможность получить квалифицированную помощь по специфике налогового законодательства в различных странах.

Кому не подходит бухгалтерский аутсорсинг?

1.    Большим компаниям с постоянным объемом операций
В крупных компаниях с огромным объемом финансовых операций часто требуется постоянный контроль и глубокое погружение в учет. В таких случаях внешний бухгалтер может не иметь достаточного времени или информации для эффективного управления всеми процессами. Внутренний бухгалтерский отдел будет более гибким и оперативным.

2.    Бизнесам с высокими требованиями к конфиденциальности
Некоторые компании работают с очень чувствительной информацией (например, финансовые учреждения или юридические фирмы). В таких случаях передача бухгалтерии на аутсорсинг может быть рискованной, поскольку требует доверия к внешнему подрядчику, а работа с конфиденциальными данными требует дополнительных мер безопасности. Если безопасность и защита информации — это приоритет, стоит держать бухгалтерию внутри компании.

3.    Компаний с уникальными бухгалтерскими процессами
Если у вашей компании сложные или уникальные бухгалтерские процессы, аутсорсинг может быть не лучшим решением. Например, если вам необходимо детально отслеживать специфические аспекты учета, которые трудно объяснить внешним специалистам, то внутренний бухгалтерский отдел может быть более подходящим вариантом.

4.    Предприятиям, которым важен полный контроль
Если для вашего бизнеса важен полный контроль над каждым этапом бухгалтерского учета и отчетности, аутсорсинг может быть неудобен. Возможно, вам будет сложнее следить за всеми процессами, когда бухгалтерия находится вне компании. В таких случаях лучше оставить учет в руках внутреннего специалиста, с которым легче взаимодействовать.

5.    Компаниям с часто меняющимся составом персонала
Если ваша компания сталкивается с высокой текучестью кадров, аутсорсинг может не подойти, так как постоянная смена сотрудников потребует дополнительных усилий для передачи информации внешнему бухгалтеру. В таких ситуациях внутренний бухгалтерский отдел может быть более гибким и удобным для обеспечения непрерывности всех процессов.

Почему важно правильно выбрать?

Правильный выбор — ключевой момент. Если ваш бизнес растет и развивается, аутсорсинг может помочь вам сэкономить на операционных расходах и обеспечить профессиональный учет. Но если у вас уникальная ситуация, требующая постоянного контроля или высокой конфиденциальности, возможно, стоит оставить бухгалтерию внутри компании.
В общем, аутсорсинг бухгалтерии — отличное решение для многих компаний, но не для всех. Важно учитывать особенности бизнеса и его потребности, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант для ведения бухгалтерского учета.

Если вашей компании не подходит бухгалтерский аутсорсинг, и вы хотите иметь профессионального бухгалтера в штате, то его можно обучить в Институте Дополнительного Профессионального образования. У нас есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, а для групп действуют скидки

Бухгалтерский аутсорсинг — это эффективный инструмент для многих бизнесов, особенно для малого и среднего бизнеса, стартапов и компаний с нестабильными финансовыми потоками. Он позволяет сэкономить время и деньги, передав бухгалтерские функции профессионалам, обеспечивая высокое качество учета и соблюдение налоговых требований. Аутсорсинг особенно выгоден для предприятий, которым не требуется полный бухгалтерский отдел или которые имеют ограниченный бюджет.

Однако не всем компаниям подходит передача бухгалтерии на аутсорсинг. Крупные компании с постоянным объемом операций, бизнесы с высокими требованиями к конфиденциальности и те, кто хочет иметь полный контроль над бухгалтерскими процессами, могут предпочесть вести учет внутри компании.

В конечном счете, решение о том, стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг, зависит от специфики и нужд вашего бизнеса. Важно взвесить все плюсы и минусы, чтобы выбрать оптимальное решение для вашего предприятия.