Всего 5 действий, которые сделают вашу систему закупок эффективнее — советы эксперта

Чтобы вы смогли улучшить закупочную деятельность в вашей компании, мы попросили эксперта-практика поделиться своими знаниями и опытом и рассказать, как добиться эффективности в закупках и, тем самым, повысить конкурентоспособность компании.
Чаще всего директора по закупкам находятся под контролем генерального директора или операционного директора. Так что на чеку в закупочной деятельности всегда нужно быть как профильным специалистам, так и топ-менеджменту организации.

В России закупки долгое время оставались на вторых ролях, так как последние 15 лет наблюдался рост потребления и продаж.
Неэффективность в закупках не принималась во внимание руководством в погоне за сверхприбылью и благодаря отсутствию конкуренции. Сейчас само время, санкции, уход иностранных поставщиков диктуют пересмотреть процессы и автоматизировать те, которые не приносят пользы компании.
Сфера закупок таит в себе впечатляющие резервы прибыльности: предприятия, которые все-таки добились результатов в борьбе за эффективные закупки, заявляют о снижении закупочных цен в среднем на 2-5% и повышении оборачиваемости запасов материалов и комплектующих в 1,5-2 раза.

Итак, предлагаем вам сделать хотя бы эти первые пять шагов на пути повышения эффективности закупок. Практика проб и ошибок нашего эксперта показывает, что эти действия дают долгосрочные результаты при наименьших затратах.

Первый и важнейший шаг на пути к эффективной закупочной деятельности —детальное понимание того, что в принципе на данный момент у вас происходит на каждом этапе закупки. Выявите слабые места и потенциальные области для улучшений. Оцените эффективность существующей стратегии, использования ресурсов и процессов закупок.

Большинство компаний используют стандартизированные пакеты документов для проведения закупок. Это помогает автоматизировать рутинные задачи, сократить время на поиск информации и ускорить принятие решений.
Современные решения могут значительно усовершенствовать процесс закупок. Подберите и внедрите необходимые программы и системы, которые обеспечат автоматизацию процессов, контроль и учет всей информации. Такие инструменты как электронные платформы, системы управления запасами и цепочками поставок, помогут вам повысить эффективность вашей закупочной деятельности.

Конкурентоспособность компании определяется конкурентоспособностью цепи поставок.
Распространяйте информацию о ваших потребностях до широкого круга потенциальных поставщиков через свои веб-сервера, e-mail рассылки, онлайн-доски объявлений. Обязательно сделайте автоматическое обновление размещенной информации с помощью связки ПО используемых ресурсов с вашей информационной системой.
Проведите тщательное исследование рынка потенциальных партнеров и анализ их надежности, качества продукции и стоимости. В результате, ваша компания сможет найти и сотрудничать с наиболее выгодными и надежными поставщиками, что приведет к оптимизации расходов и повышению эффективности закупочной деятельности.

Создание комплексного плана управления рисками — ваш золотой ключик к повышению эффективности процесса закупок. Важно также обучать персонал компании, чтобы сотрудники умели выявлять потенциальные риски и справляться с ними, так сказать, “в полях”. Проводите анализ различных данных, таких как показатели работы системы, заявки на товары и услуги, данные по поставщикам и закупкам. Всегда необходимо учитывать изменения в политике государства и на рынке, которые могут влиять на эту сферу.

Установите механизмы контроля и оценки эффективности достигнутых результатов. Разработайте или внедрите систему мониторинга, которая позволит регулярно оценивать и анализировать процесс закупок от первого шага до последнего, выявлять слабые места и принимать меры по их устранению. Также разработайте долгосрочную стратегию постоянного развития, чтобы ваша компания могла адаптироваться к изменениям на рынке и добиваться еще большей эффективности в закупочной деятельности.

Мы живем в мире постоянных изменений и вынуждены подстраиваться под них. Закупочная деятельность в любой компании — не исключение. Не бойтесь вносить изменения в устоявшиеся и, казалось бы, надежные результативные процессы. Совершенствуйте их.

Часто компании испытывают дефицит спецов по закупкам с современным опытом. Пройдите курсы повышения квалификации для повышения в должности на прежнем месте работы или перейдите на управляющую должность в другую компанию.

Повысить квалификацию по тысячам направлений можно в институте ЕВИДПО. Мы предлагаем пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации по самым востребованным программам на 2024 год, в том числе, по закупочной деятельности в соответствии с Федеральным законом 273, Федеральным законом 44-ФЗ, Федеральным законом 223-ФЗ. Полный список направлений вы можете найти на нашем сайте.