Выдача работнику документов. Как выдать документы связанные с работой

В соответствии с ТК РФ Статья 62, работодатель обязан выдать определенные документы по запросу сотрудника. В статье рассмотрим, что делать, если работник запросил документы, какие документы должны быть предоставлены работникам, какие они вправе запросить, а также какие документы не подлежат предоставлению по требованию.

Предоставление документов работнику осуществляется согласно статье ТК РФ Статья 62. Работодатель обязан предоставить определенные документы по письменному запросу работника. Рассмотрим данное положение более подробно, раскрывая ключевые аспекты выдачи документов, связанных с трудовой деятельностью:

Выдача трудовой книжки:

• По письменному заявлению работника, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трех рабочих дней, за исключением случаев, если её ведение не предусмотрено законодательством.

Выдача копий документов:

• В рамках запроса работника, предоставление копий документов, связанных с работой, включая:
• Приказ о приеме на работу.
• Приказы о переводах на другую работу.
• Приказ об увольнении с работы.
• Выписки из трудовой книжки (если ведется).
• Справки о заработной плате.
• Справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах.
• Справки о периоде работы у данного работодателя и другие документы.

Обязательное заверение копий:

• Копии документов, предоставляемые работнику, должны быть надлежащим образом заверены и предоставляться безвозмездно.

Данная статья закрепляет право работника на получение необходимой документации, а работодателю следует соблюдать установленные сроки и порядок выдачи указанных документов. Таким образом, выдача работнику документов строго регламентируется.

Работник, получивший трудовую книжку по запросу, обязан возвратить ее работодателю не позднее трех рабочих дней с момента ее получения.

Закон обязывает предоставлять только документы связанные с работой. Остальные документы работодатель имеет право не предоставлять. Однако, закон не конкретизирует полный перечень документов, подпадающих под это право. Какие документы не подлежат предоставлению в ответ на запрос работника:

Локальные нормативные акты (должностные инструкции, ПВТР, Положение об оплате)

• Судебная практика указывает, что локальные нормативные акты не считаются документами, связанными с трудовой деятельностью конкретного работника. Таким образом, работодатель не обязан предоставлять копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы.

Штатное расписание, должностные инструкции:

• Суды подчеркивают, что работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос. Если документ не содержит таких данных и не описывает конкретную трудовую функцию работника, его предоставление не обязательно.

Письменные распоряжения для подразделения, нормативные акты министерств:

• Работодатель не обязан предоставлять письменные распоряжения, касающиеся структурных подразделений в целом. Также отмечается, что работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств.

Документы с конфиденциальной информацией:

• Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, предоставление копий документов, содержащих эти сведения, может быть отказано. Также, документы, включающие графики отпусков, табели учета рабочего времени, содержащие информацию о других сотрудниках организации, не подлежат выдаче.

Проблема с выдачей различных кадровых документов заключается в наличии в них персональных данных, доступ к которым ограничен определенным сотрудникам организации. Таким образом, работодателям необходимо внимательно рассматривать запросы работников и соблюдать баланс между их правом на получение информации и защитой конфиденциальности данных.

Документация, неотъемлемая частью трудовых отношений, включает в себя разнообразные справки, которые могут быть необходимы работникам в различных ситуациях. Если работник запросил документы, то работодатель может выдать ему определённые справки. Рассмотрим несколько распространенных видов справок и их особенности:

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ):

• Данная справка подчиняется установленной форме, утвержденной Приказом ФНС России. Бухгалтер, соблюдая изменения в законодательстве, вносит необходимые коррективы в справку, отражая информацию о доходах, налогах и источниках дохода работника.

Справка о занимаемой должности и зарплате:

• Несмотря на отсутствие жесткой формы, орган, запрашивающий данную справку, может устанавливать требования к ее содержанию. Оформляется на фирменном бланке, подписывается руководителем или уполномоченным лицом, а при упоминании финансовых данных требует подпись главного бухгалтера.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы:

• Эта справка может потребоваться уволенному работнику для вступления в центр занятости. Соблюдая форму, рекомендованную Минтрудом, бухгалтер подписывает справку, ставит печать при ее наличии.

Справка о стаже работы в организации:

• Составляется в произвольной форме на фирменном бланке, учитывая запрос работника. Подписи руководителя и главного бухгалтера подтверждают юридическую силу.

Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком:

• Эта справка оформляется в произвольной форме, подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы:

• Несмотря на отсутствие установленной формы, эта справка должна содержать необходимые сведения. Подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

Важно соблюдать законные требования при оформлении справок, особенно в части подписей и печатей, чтобы обеспечить их юридическую силу. Также полномочия лиц, подписывающих справки, должны быть четко указаны в документах организации.

Как проходит выдача документов связанных с работой? 👇

Подача запроса:

• Запрос на получение документов должен быть подан работником в письменной форме удобным для него способом, таким как личное обращение в канцелярию, через доверенное лицо или почтовым отправлением (заказным письмом с описью вложения).
• В случае личной подачи желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре запроса.

Подготовка документов:

• Работодатель обязан в течение трех рабочих дней подготовить документы либо копии документов, в зависимости от запроса.
• Подготовленные документы должны быть переданы работнику или его доверенному лицу под расписку в соответствующем регистре.

Отправка по почте:

• В случае отправки по почте, работодатель может направить документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Такой способ позволяет иметь доказательства выполнения запроса.

Невозможность выполнения запроса:

• Если по каким-то причинам невозможно выполнить запрос полностью или частично (например, при истечении сроков хранения документов), необходимо подготовить письменный ответ.
• В ответе указать обоснование причин, по которым запрос не может быть выполнен. Обоснование предоставляется по запросу или вместе с ответом, если запрос выполняется частично.

Предоставление документов работнику: ответы на вопросы

❓Когда начинается отсчет трех рабочих дней для предоставления копий документов работнику?
Срок, указанный в ст. 62 ТК РФ, начинается со дня подачи заявления работником.

❓Если третий день выпадает на выходной, что делать?
Если третий день с момента подачи заявления приходится на выходной, согласно закону, последний срок переносится на следующий рабочий день.

❓ Можно ли продлить срок предоставления документов, если сотрудник запросил обширный перечень?
Законодательно такой возможности не предусмотрено. ТК РФ дает не более 3 рабочих дней со дня получения заявления сотрудника. Если, например, работник подал заявление в среду, документы можно предоставить не позднее понедельника.

❓Существуют ли ограничения на количество обращений за документами?
Нет. Работник вправе запрашивать документы столько раз, сколько потребуется. Единственные ограничения могут быть связаны со сроками хранения в организации документов разного вида.

Для того, чтобы разработать и выдать документы по запросу сотрудника, необходимо иметь в штате своей организации кадровика. Обучить его можно в институте ЕВИДПО. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делопроизводству.

Какие документы может запросить работник? Работодатель обязан предоставлять копии только тех документов, которые тесно связаны с трудовой функцией конкретного работника и содержат его персональную информацию.
Это правило направлено на баланс между интересами работника и защитой конфиденциальности данных. Работник имеет право получить информацию, необходимую для обеспечения его трудовых прав и социальных гарантий. Однако, работодатель не обязан выдавать документы, несущие прямое отношение к трудовой деятельности, а также те, которые не содержат персональных данных работника.
При оформлении запросов на получение документов важно учитывать конкретные обстоятельства и требования органа, запрашивающего информацию. Это поможет избежать лишних затруднений и соблюсти не только права работника на доступ к информации, но и законы, регулирующие обработку персональных данных.