Гайд Как заполнить УПД 2024: образцы документов

Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой форму счета-фактуры, дополненную несколькими дополнительными реквизитами.
При использовании УПД организация может объединить информацию, которая обычно отражается в формах № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно указать сумму НДС для предъявления покупателю при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав.

Универсальный передаточный документ (УПД) предоставляет возможность оформления отгрузки товаров, выполнения работ, предоставления услуг и передачи имущественных прав.
В рамках одного УПД можно указать несколько взаимосвязанных операций. Например, продавец может отправить приобретенные товары и затем осуществить их установку в помещении покупателя. В таком случае в УПД можно отразить стоимость товаров и услуг по монтажу отдельными позициями.
УПД также может использоваться при перевозке грузов и предоставлении услуг по договорам транспортной экспедиции. В некоторых случаях, например при доставке товаров, может потребоваться также транспортная накладная.

Организации имеют право применять УПД для посреднических операций. К примеру, когда заказчик отправляет товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для продажи.
В таких ситуациях УПД считается первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности.
В строке 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)" необходимо указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом необходимо исключить заполнение следующих строк:

• строка 2 "Продавец";
• строка 2а "Адрес";
• строка 2б "ИНН/КПП продавца";
• строка 6 "Покупатель";
• строка 6а "ИНН/КПП покупателя";
• строка 6б "ИНН/КПП покупателя".

Универсальный передаточный документ может быть создан:

1. В электронной форме.
2. На бумажном носителе.

Процесс формирования УПД в электронном виде выглядит следующим образом:

1. Контрагенты заключают договор о применении электронного документооборота (ЭДО).
2. Поставщик (подрядчик) создает документ в одном экземпляре, подписывает его и отправляет покупателю (заказчику). Дублирование УПД на бумаге не требуется.
3. Покупатель (заказчик) заполняет свою часть передаточного документа и возвращает контрагенту с собственной подписью.

Обязательного бланка для УПД не существует. Каждая организация вправе разработать его самостоятельно, при условии включения всех необходимых реквизитов, отраженных в счете-фактуре и накладной (акте).

Компании, не торгующие отслеживаемыми товарами, могут выбрать один из вариантов создания документа:

1. Бумажный.
2. Электронный.

В отличие от электронного варианта, бумажный УПД требуется составлять в двух экземплярах - по одному для каждого контрагента.

В процессе выставления УПД, который заменяет счет-фактуру и накладную (акт), ему присваивается статус.

Статус 1 применяется налогоплательщиками, использующими общую систему налогообложения (ОСН).
В этом случае они заполняют все необходимые графы, которые покупатель (заказчик) должен учесть для возможности вычета НДС. Кроме того, сторона, создающая УПД, обязана зарегистрировать его в Книге продаж.
Статус 1 могут использовать плательщики НДС, которые временно освобождены от его уплаты.

Статус 2 применяется налогоплательщиками, работающими по специальным налоговым режимам и не являющимися плательщиками НДС.
Они выставляют УПД вместо накладной или акта. Получатели УПД со статусом 2 не регистрируют его в Книге покупок и не могут рассчитывать на вычет НДС.

Для заполнения УПД необходимо присвоить ему номер и установить дату. В бухгалтерских программах эти реквизиты автоматически устанавливаются.

В верхней части документа необходимо указать информацию о продавце и покупателе:

• Название контрагентов
• ИНН/КПП (для ИП – только ИНН)
• Адрес
• Указание на документ-основание
• Сведения об отправителе и получателе груза.

Затем заполняется таблица в УПД с информацией о товаре/услуге:

• Наименование
• Сведения об единице измерения (код и название)
• Количество (объем) поставляемой продукции
• Цена за единицу продукции (услуги)
• Сумма без НДС
• Наличие (отсутствие) акциза в общей цене товара
• Ставка НДС
• Сумма НДС
• Сумма товара, всего.

Под таблицей руководитель и главный бухгалтер ставят свои подписи.
Ниже следует строка, где продавец (подрядчик) указывает основание для отгрузки, чаще всего это номер и дата договора на поставку (об оказании услуг).

Затем вносятся данные о транспортировке: реквизиты транспортной накладной, поручение экспедитору и т.д.

Если УПД содержит много позиций и не помещается на одном листе, на первом листе указывается количество листов.
Заполнение кода товара и номера по порядку не обязательно, рекомендуется это сделать, чтобы не потерять страницу и избежать ошибок со стороны принимающего груз.

Внизу находятся два блока, один из которых заполняет продавец, а второй – покупатель. В этих блоках указываются данные о том, кто отгрузил и получил товар, а также дата доставки груза.

Изменения в 2024 году

Внесены изменения в бланк универсального передаточного документа. В таблице появилась новая колонка - 14, предназначенная для учета информации о прослеживаемых товарах.
Введение новых форматов счетов с графой 14 будет сопровождаться переходным периодом продолжительностью не менее одного года.
В течение переходного периода возможно выставление электронных счетов-фактур (УПД, УКД) в соответствии с текущими форматами без графы 14 или обновленными форматами с графой 14, которые еще не были утверждены ФНС.
Если в переходный период используются текущие форматы без графы 14, исправленные счета-фактуры (УПД, УКД) также следует выставлять в этих же форматах (письмо ФНС № ЕА-4-15/12314@).
Отказ в вычете НДС в переходный период быть не должен в соответствии со статьей 169 Налогового кодекса. В случае бумажных форм счетов-фактур (УПД, УКД) новую графу 14 можно добавить самостоятельно, при этом она должна содержать подстроки аналогично графе 13 (согласно пункту 1.2 статьи 169 НК и письму ФНС № 3-1-11/0115@).

Единый Всероссийский Институт Дополнительного Профессионального Образования предлагает более 20 курсов по бухгалтерии, которые помогут Вам повысить свою квалификацию. Обучение проходит дистанционно, без отрыва от основной работы и с выдачей удостоверения государственного образца:

Универсальный передаточный документ УПД представляет собой универсальный документ, который одновременно заменяет документ об отгрузке товара или оказанной услуге, а также счет-фактуру для учета НДС.

Этот документ доступен для использования всем налогоплательщикам, независимо от применяемой системы налогообложения.
В случае реализации отслеживаемых товаров заполнение УПД в электронном формате является обязательным.

Однако для некоторых операций, например, при реализации алкогольной продукции и товаров с содержанием спирта, УПД не подходит, и в таких случаях требуется использование товарной накладной в соответствии с законодательством.