Какие задачи решают закупки
Главная цель закупок – это обеспечить непрерывное и необходимое поступление всего, что нужно для производства конечного продукта: товаров, инструментов, сырья, расходных материалов и так далее.
Грамотная организация закупок не просто помогает компании производить и вовремя реализовывать конечный продукт, но она делает компанию конкурентоспособной и экономит множество ресурсов.
Основные задачи, которые решаются благодаря правильной деятельности отдела закупок:
- предохранение компании от снижения прибыли, к которой ведут перебои в поставках;
- сохраняется на прежнем уровне оборачиваемость капитала;
- не происходит увеличения издержек на производство и услуги компании.
Задачи управления в сфере закупок
- Наладить непрерывные поставки, чтобы в работе сотрудников и оборудования не было простоев, поскольку простои ведут к уменьшению объемов производства и, как следствие, к снижению прибыли.
- Постоянно анализировать рынок поставщиков, чтобы иметь возможность покупать по минимальной цене с сохранением качества.
- Организовать закупки так, чтобы иметь в запасе некоторый объем сырья, товаров, инструментов и т. д. на случай перерывов или проблем с поставками. В этом случае компания сможет работать на прежнем уровне, даже если в поставках произойдет перебой.
- Организовывать весь процесс закупок, от размещения заказов до контроля качества, логистики и корректировки поставок в зависимости от конечного спроса потребителей.
Организация закупок: пошаговая инструкция
- Выявите количество необходимых товаров и требования к ним.
- Проанализируйте, сколько товаров уже есть в запасе.
- Выберите поставщиков, определитесь с их количеством, заключите договоры на поставки, пропишите все условия.
- Подготовьте заказ, разместите его и проконтролируйте выполнение.
- Получите товар и тщательно проверьте его соответствие требуемому качеству. Бракованный товар нужно будет вернуть.
- Организуйте правильное хранение полученного товара, чтобы он сохранял свои потребительские качества.
- Проверьте документальное сопровождение поставок: оплата счетов, акты приемки, документирование спорных моментов и прочее.
- Убедитесь, что ваша команда работает слаженно и что ошибки одного не влекут за собой проблемы в работе других.
Что необходимо учитывать при управлении закупками
- Разработайте план поставок. Хаотичные закупки могут привести к тому, что у вас на складе будет либо переизбыток, либо недостаток нужных товаров, что в свою очередь приведет к издержкам или простою в производстве.
- При организации закупок ориентируйтесь на конечного потребителя. Спрос изменяется, а значит, будет изменяться и объем поставок.
- При выборе поставщика не забывайте, что вам необходимо минимизировать также затраты на доставку и получить товар в кратчайшие сроки.
- Организация поставок в значительной мере удешевляется при использовании современных методов автоматизации и сопровождения.
- Закупки – это не разовая акция. Их необходимо организовывать так, чтобы учитывать ритм жизни вашей компании, от складов до управления процессом производства.
- Для получения наилучшего результата, закупками должен руководить особый отдел компании, который будет полностью в курсе всего, что происходит в этой области.
Пути повышения эффективности управление закупками в производстве
- В организации закупок двигайтесь пошагово, не пропуская ни одного этапа.
- Автоматизируйте все, что связано с документацией и учетом: это экономит время и исключает упущения.
- Стандартизируйте документы и пользуйтесь шаблонами для убыстрения процедуры заключения контрактов.
- Выстраивайте отношения с вашими поставщиками так, чтобы условия были взаимовыгодными.
Основные ошибки в управлении закупками компании
- Не применять в работе автоматизацию и новые подходы. Это тормозит процесс закупок и приводит в итоге к снижению конкурентоспособности компании.
- Осуществлять закупки без четкого плана: хаотичные закупки приводят к беспорядку в снабжении.
- Не разделять ответственность между отделами: каждый должен знать за что и в какие сроки он отвечает.
- Отсутствие мотивации у сотрудников. Любая рутинная работа в итоге становится неэффективной.
- Работа без повышения квалификации. Это из той же сферы, что и отказ от современных технологий.
- Отсутствие баланса в работе с руководством: как длительное согласование, так и отсутствие контроля вредит качественной работе отдела.
Где обучить специалиста по закупкам
Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по управлению закупками. Мы обучаем в кратчайшее время, а по итогам выдаем вот такое удостоверение о повышении квалификации:
Подытожим
Основная задача, которую должен решать отдел закупок – это без перебоев поставлять для производства или реализации товар определенного качества в установленные сроки. Для этого необходимо четкое планирование, постоянный анализ рынка, использование современных методов автоматизации внутренних процессов и высокая квалификация сотрудников.
