ЗВОНОК БЕСПЛАТНЫЙ

Главная страница > База знаний > Гайд как управлять закупками. Основные правила законы и шаблоны документов

28.02.2023

Юлия Рядинская

Гайд как управлять закупками. Основные правила законы и шаблоны документов

Рассказываем, что необходимо учитывать при управлении закупками в компании, как организовать закупки и избежать основных ошибок.

Закупки

5 мин

Какие задачи решают закупки

Главная цель закупок – это обеспечить непрерывное и необходимое поступление всего, что нужно для производства конечного продукта: товаров, инструментов, сырья, расходных материалов и так далее.

Грамотная организация закупок не просто помогает компании производить и вовремя реализовывать конечный продукт, но она делает компанию конкурентоспособной и экономит множество ресурсов.

Основные задачи, которые решаются благодаря правильной деятельности отдела закупок:

  • предохранение компании от снижения прибыли, к которой ведут перебои в поставках;
  • сохраняется на прежнем уровне оборачиваемость капитала;
  • не происходит увеличения издержек на производство и услуги компании.

Задачи управления в сфере закупок

  • Наладить непрерывные поставки, чтобы в работе сотрудников и оборудования не было простоев, поскольку простои ведут к уменьшению объемов производства и, как следствие, к снижению прибыли.
  • Постоянно анализировать рынок поставщиков, чтобы иметь возможность покупать по минимальной цене с сохранением качества.
  • Организовать закупки так, чтобы иметь в запасе некоторый объем сырья, товаров, инструментов и т. д. на случай перерывов или проблем с поставками. В этом случае компания сможет работать на прежнем уровне, даже если в поставках произойдет перебой.
  • Организовывать весь процесс закупок, от размещения заказов до контроля качества, логистики и корректировки поставок в зависимости от конечного спроса потребителей.

Организация закупок: пошаговая инструкция

  1. Выявите количество необходимых товаров и требования к ним.
  1. Проанализируйте, сколько товаров уже есть в запасе.
  1. Выберите поставщиков, определитесь с их количеством, заключите договоры на поставки, пропишите все условия.
  1. Подготовьте заказ, разместите его и проконтролируйте выполнение.
  1. Получите товар и тщательно проверьте его соответствие требуемому качеству. Бракованный товар нужно будет вернуть.
  1. Организуйте правильное хранение полученного товара, чтобы он сохранял свои потребительские качества.
  1. Проверьте документальное сопровождение поставок: оплата счетов, акты приемки, документирование спорных моментов и прочее.
  1. Убедитесь, что ваша команда работает слаженно и что ошибки одного не влекут за собой проблемы в работе других.

Что необходимо учитывать при управлении закупками

  • Разработайте план поставок. Хаотичные закупки могут привести к тому, что у вас на складе будет либо переизбыток, либо недостаток нужных товаров, что в свою очередь приведет к издержкам или простою в производстве.
  • При организации закупок ориентируйтесь на конечного потребителя. Спрос изменяется, а значит, будет изменяться и объем поставок.
  • При выборе поставщика не забывайте, что вам необходимо минимизировать также затраты на доставку и получить товар в кратчайшие сроки.
  • Организация поставок в значительной мере удешевляется при использовании современных методов автоматизации и сопровождения.
  • Закупки – это не разовая акция. Их необходимо организовывать так, чтобы учитывать ритм жизни вашей компании, от складов до управления процессом производства.
  • Для получения наилучшего результата, закупками должен руководить особый отдел компании, который будет полностью в курсе всего, что происходит в этой области.

Пути повышения эффективности управление закупками в производстве

  • В организации закупок двигайтесь пошагово, не пропуская ни одного этапа.
  • Автоматизируйте все, что связано с документацией и учетом: это экономит время и исключает упущения.
  • Стандартизируйте документы и пользуйтесь шаблонами для убыстрения процедуры заключения контрактов.
  • Выстраивайте отношения с вашими поставщиками так, чтобы условия были взаимовыгодными.

Основные ошибки в управлении закупками компании

  • Не применять в работе автоматизацию и новые подходы. Это тормозит процесс закупок и приводит в итоге к снижению конкурентоспособности компании.
  • Осуществлять закупки без четкого плана: хаотичные закупки приводят к беспорядку в снабжении.
  • Не разделять ответственность между отделами: каждый должен знать за что и в какие сроки он отвечает.
  • Отсутствие мотивации у сотрудников. Любая рутинная работа в итоге становится неэффективной.
  • Работа без повышения квалификации. Это из той же сферы, что и отказ от современных технологий.
  • Отсутствие баланса в работе с руководством: как длительное согласование, так и отсутствие контроля вредит качественной работе отдела.

Где обучить специалиста по закупкам

Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по управлению закупками. Мы обучаем в кратчайшее время, а по итогам выдаем вот такое удостоверение о повышении квалификации:

Подытожим

Основная задача, которую должен решать отдел закупок – это без перебоев поставлять для производства или реализации товар определенного качества в установленные сроки. Для этого необходимо четкое планирование, постоянный анализ рынка, использование современных методов автоматизации внутренних процессов и высокая квалификация сотрудников.

Посмотрите курсы обучения
Закупки

У нас Вы найдете 26 курс(ов)
по направлению

Закупочная деятельность