Гайд: ККТ для бизнеса

При открытии бизнеса важно знать обо всех нюансах ведения собственного дела. В том числе. это касается вопроса оплаты предоставляемых услуг. 
В статье разберем:

1. Кому не нужна онлайн-касса в 2025?
2. Покупка и регистрация ККТ.
3. Онлайн-касса в аренду. Порядок оформления и нюансы.
4. Как снять с учета ККТ?
5. Ответственность за нарушение порядка применения ККТ.

1. продажа мороженого в киосках
2. торговля алкогольными напиткаи на разлив, торговля различвным молоком
3. изготовление ключей.Большинство организаций и ИП должны использовать онлай-кассу. 
4. Предприниматели, которые работают в сфере присмотра и ухода за детьми или ремонтируют обувь. 
5. ИП, которые выбрали в качестве налогового режима НПД, то есть налог на профессиональный доход.
6. ИП на патенте, если их вид деятельности указан в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Например, арендодатели, кондитеры и разработчики компьютерных программ. При этом освобождение действует, если предприниматели выдают покупателям документ, который подтверждает расчет. Такой документ можно заполнить от руки или напечатать на компьютере.
7. Предприниматели, которые рассчитывают покупателей в труднодоступных местностях.
8. Еще онлайн-касса не нужна, если ИП ведет безналичные расчеты с другими предпринимателями и компаниями.

С 1 марта 2025 года не применять ККТ при безналичных расчётах смогут также предприниматели, которые на основании лицензии осуществляют образовательную деятельность в качестве основного вида деятельности.

Что нужно сделать до покупки онлайн-кассы?
Прежде, чем оформлять покупку онлайн кассы необходимо изучить ее характеристики и понять, какой вид подойдет именно для вашего бизнеса:

1. Мобильные. Подходят для небольших помещений и торговли на выезде. 
2. Стационарные. Подходят тем, кто работает с большим потоком клиентов.
3. Онлайн-кассы без эквайринга могут только пробивать чеки — чтобы принимать платежи, вам понадобится еще терминал.
4. Онлайн-кассы со встроенным терминалом могут сами принимать платежи и пробивать чеки — отдельный терминал не нужен.
5. Облачная касса. Если все платежи вы принимаете в электронном виде, как это происходит в интернет-магазинах, можно вовсе не думать о физической кассе, а арендовать виртуальную, или облачную. Это сервис с подключенным фискальным накопителем на ваше имя, которое подключено к сайту вашего магазина. Клиенты делают покупки, а облачная касса фиксирует чеки.

Покупка и регистрация ККТ
После выбора модели ККМ нужно выполнить несколько этапов для её регистрации в налоговой.

1. Приобретите фискальный накопитель, если он не идёт в комплекте с кассовым аппаратом. Важно, чтобы выбранный накопитель числился в реестре ФН, который размещён на официальном сайте налоговой
2. Выберите посредника — оператора фискальных данных — и заключите с ним договор. Важно, чтобы выбранная организация была в реестре ОФД, который размещён на сайте налоговой.
3. Приобретите усиленную квалифицированную электронную подпись — УКЭП. Подпись понадобится, если вы будете регистрировать кассу онлайн, например через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой, личный кабинет ОФД или через портал «Госуслуги». Владельцы ИП могут получить подпись бесплатно в налоговой. Если у вас уже есть УКЭП, можно зарегистрировать электронное заявление с её помощью. В этом случае новую подпись делать не нужно
4. Зарегистрируйте кассу лично в отделении налоговой или удалённо с помощью электронной подписи. После подачи заявления налоговая проверит данные. Если всё в порядке, вы получите уникальный десятизначный регистрационный номер — РН ККТ. Введите этот номер в кассовый аппарат, сформируйте отчёт о регистрации и проследите, чтобы отчёт отправился в адрес ОФД. Регистрация ККТ будет завершена, когда налоговая получит ваш отчёт о регистрации и сформирует карточку регистрации ККТ. Карточка регистрации будет доступна в личном кабинете налогоплательщика, а также появится в личном кабинете ОФД

Важно:
!Уточните, как будет обновляться прошивка на кассе. У одних моделей обновления устанавливаются автоматически и бесплатно, у других — за отдельную плату. Часто ККТ продают с уже установленной кассовой программой для формирования чеков. Ее тоже придется периодически обновлять при законодательных изменениях.

Какое оборудование для онлайн кассы нужно? 

1. фискальный накопитель — опломбированное устройство памяти, которое хранит сведения обо всех кассовых операциях;
2. кассовая программа — организует работу устройства и отправляет данные о чеках;
3. оператор фискальных данных (ОФД) — аккредитованная организация, которая принимает с кассы данные о чеках и передает их в налоговую;
4. товароучетная система — сервис или программа со всем списком ваших товаров или услуг, она отправляет на кассу названия, стоимость, налоговый режим и прочие данные для формирования чека.

!Чтобы избежать штрафов, выбирайте устройство со сроком действия, подходящим для вашей системы налогообложения.

Срок действия фискального накопителя:

• Не меньше 36 месяцев - для ИП на патенте, ИП и компании на УСН, ИП и компании на ЕСНХ, ИП и компании на ОСНО
• Не меньше 13 месяцев - ИП и компании, которые ведут сезонную деятельность, ИП и компании, которые торгуют подакцизными товарами.

Как подать заявление в налоговую?
Подать заявление о регистрации кассы предприниматель может тремя способами:

• лично в отделении налоговой;
• через личный кабинет на сайте ФНС; 
• в личном кабинете ОФД.

С 1 сентября 2025 года появятся дополнительные способы регистрации — через портал Госуслуг и производителя ККТ.

Кому больше подходит аренда?

• Начинающим предпринимателям, которые только начинают свой бизнес и хотят минимизировать первоначальные расходы.
• Сезонным бизнесам, которым касса требуется только на определенный период времени, например, в летний сезон или на праздники.
• Организаторам мероприятий, которым нужна касса для разовых или кратковременных операций, таких как фестивали, выставки, ярмарки.
• Тестирующим новый рынок или продукт предпринимателям, которые ещё не уверены, будут ли продолжать вести бизнес.

В чем плюсы и минусы аренды?
Плюсы аренды:

• Низкие начальные расходы — не нужно сразу тратить крупную сумму на покупку.
• Гибкость — можно арендовать кассу на нужный период и вернуть её, когда она больше не понадобится.
• Обновление оборудования — аренда позволяет получать в пользование современное оборудование, а не тратить средства на замену устаревшего.
• Техническая поддержка — многие компании предлагают бесплатное обслуживание и ремонт арендованного оборудования.
  Минусы аренды:
• Долгосрочные расходы — при длительном использовании аренда может оказаться более затратной, чем покупка кассы.
• Ограниченный контроль — арендованное оборудование не является вашей собственностью, и любые изменения или модернизации могут потребовать согласования с арендодателем.
• Зависимость от арендатора — ваша работа зависит от условий аренды, сроков и надежности арендодателя. В случае разногласий с арендодателем могут возникнуть проблемы с использованием кассы.
• Возврат оборудования — по окончании срока аренды вам нужно будет вернуть кассу, что может быть неудобно, особенно если бизнес продолжает работу.

Как арендовать кассу?
Чтобы арендовать онлайн-кассу, необходимо соблюсти 5 условий:

1. Сделать квалифицированную электронную подпись (для руководителей – это можно осуществить только в ФНС, для сотрудников – в любом аккредитованном удостоверяющем центре)
2. Зарегистрироваться в личном кабинете арендодателя.
3. Подписать соглашение о присоединении к сервису и договор с ОФД.
4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете ФНС.
5. Оплатить тариф и начать работать на ККТ.

Что обязательно должно быть прописано в договоре?
Договор об аренде кассового оборудования должен содержать:

1.  сведения об арендуемой контрольно-кассовой технике (модель, заводской серийный номер), 
2. сроке аренды,
3.  сумма арендной платы и порядке её внесения, 
4.  права, обязанности и ответственность сторон в случае невыполнения обязательств. 
5. Также в документе должен быть отражён порядок изменения договора или его расторжения при необходимости.

Как снять с учета арендованную кассу?
Чтобы снять с учёта арендованную кассу, на следующий рабочий день нужно сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя, а также получить в налоговой карточку о том, что ККТ снята с учёта. ФНС может снимать ККТ с учёта самостоятельно, если пользователь не передаёт в налоговую данные с онлайн-кассы, а также когда кассовая техника не отвечает вопросам законодательства или когда в ЕГРЮЛ/ЕГРИП появилась запись о прекращении деятельности предприятия. Также касса снимается с учёта, когда срок действия ключа накопителя истёк.

Наказания за нарушения правил использования ККТ предусмотрены статьёй 14.5 КоАП РФ. Они могут быть принимать вид предупреждения, штрафа или приостановки деятельности бизнеса.
Вот основные нарушения, за которые бизнес могут наказать:

1. Штрафы за отсутствие или неприменение онлайн-кассы. Для предпринимателей размер штрафа равен 25−50% от суммы, принятой без ККТ, но не менее 10 000 рублей. При первичном нарушении ИП могут получить только предупреждение.
2. Для компаний размер штрафов составляет 75−100% суммы, но не менее 30 000 рублей. Также в случае с юридическими лицами штрафуют сотрудника, который провёл расчёт без кассы, — на 25−50% от этой суммы.
3. При повторном нарушении, если совокупная сумма расчётов, проведённых без ККТ, составила 1 000 000 рублей и больше, ФНС может приостановить деятельность компаний и ИП на срок до 90 суток.
4. Чтобы избежать наказания, юридические лица и ИП могут сформировать чек коррекции на сумму, которую приняли без ККТ, и отправить его в налоговую. Также нужно указать причину нарушения — например, отсутствие интернета. Важно сделать это до того, как факт нарушения установит ФНС.
5. Штрафы за невыдачу чека. ИП и должностные лица получают штраф размером 2000 рублей. Компании штрафуют на 10 000 рублей. При первичном нарушении и компании, и ИП могут обойтись предупреждением.
6. Штрафы за непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.
7. Штрафы за некорректное использование онлайн-кассы. Такие же, как и в предыдущем случае. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф в размере 1500−3000 рублей. Для компаний — предупреждение или штраф в размере 5000−10 000 рублей.
8. Итоговая сумма штрафа зависит от частоты и видов нарушений. Например, если в ходе проверки будет установлено, что нарушение возникло из-за технической ошибки и не было преднамеренным, наказание будет минимальным.

Налоговый вычет на покупку ККТ
Бизнес из ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей может получить налоговый вычет на покупку ККТ .Вычет ограничен суммой в 28 000 рублей и применяется только в отношении одного экземпляра ККТ, фискального накопителя.
Условия применения вычета такие:

1.  на дату регистрации ККТ организация (или ИП) должна быть зарегистрирована и работать в ДНР, ЛНР, Запорожской или Херсонской областях; 
2. владелец ККТ должен работать на одном из спецрежимов: УСН или ПСН;
3.  ККТ должна быть включена в реестр контрольно-кассовой техники; 
4. ККТ должна быть зарегистрирована в налоговой до 31 декабря 2025 года. 
5. Для регистрации ККТ вам необходимо иметь электронную подпись; расходы по приобретению ККТ ранее не учитывались при исчислении налогов на других системах налогообложения.

Перед тем, как предпринять свой главный шаг - начать бизнес. Нужно подробно изучить все аспекты его ведения от регистрации и подходящей системы налогообложения, до направления и способа расчета с клиентами. ЕВИДПО предлагает программу обучения по направлению “Предпринимательство”. Более 10 курсов различной направленности, которые помогут освоить интересующую вас тему, не выходя из дома. 

1.Оборудование для онлайн-кассы состоит из:фискального накопителя,кассовой программы,ОФД и товарно-учетной системы. 
2. Кассу можно либо выкупить, либо арендовать.
3. После аренды/покупки кассу необходимо зарегистрировать через личный кабинет ФНС.
4. При несоблюдении правил использования кассы предусмотрена административная и уголовная ответственность.