Гайд: Компенсация неиспользованного отпуска. Расчет компенсации на неиспользованный отпуск

За день перед окончанием трудового договора работодатель обязан уплатить сотруднику финансовую компенсацию за все периоды неиспользованного отпуска, накопленного во время работы. Безразлично, по какому обстоятельству происходит увольнение работника - либо по его желанию, либо по инициативе работодателя, включая случаи прогулов. Следует отметить, что компенсация неиспользованного отпуска может быть выплачена и вне рамок увольнения.

Подробно разъясняем, как определить сумму компенсации за неиспользованный отпуск, каким образом она облагается налогами и какие последствия возникают, при отсутствии такой выплаты.

Компенсация неиспользованного отпуска без каких-либо условий выдается сотрудникам только в одном случае — увольнение. В этом случае есть два способа использовать остаток:

• выходить в отпуск на все оставшиеся дни с последующим увольнением;
• стандартное увольнение по собственному желанию.

В первом случае отпускные придут за три дня до первого дня отпуска при увольнении. Во втором случае работодатель обязан рассчитать сотрудника в день увольнения и выплатить средний дневной заработок за каждый неиспользованный день отпуска, даже если наберется существенная сумма. Никаких дополнительных заявлений писать не нужно.

Работодатель может выплатить денежную компенсацию за неотгулянный отпуск, только если работнику положены какие-то дополнительные отпуска, кроме основного в 28 календарных дней. Например, это может быть дополнительный отпуск за режим ненормированного рабочего дня.

Замена отпуска компенсацией — ст 126 ТК РФ

Для замены отпускных дней на деньги работник должен написать заявление, а работодатель издать приказ.

Если часть отпуска заменяют выплатой, это надо отразить в графике отпусков. В графе 10 «Примечание» делают запись, что столько-то дней ежегодного отпуска заменены денежной компенсацией, и указывают номер приказа.

В личной карточке работника выплату компенсации за неиспользованный отпуск отражать не обязательно.

Ни при каких условиях нельзя заменять денежной компенсацией:

• ежегодный отпуск 28 календарных дней;
• минимальный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда — семь календарных дней;
• любой ежегодный отпуск беременным женщинам и работникам до 18 лет.

Выплатить деньги вместо учебного отпуска тоже нельзя, потому что такой отпуск предоставляется строго с определенной целью.

Затраты на выплату компенсации учитываются в налоговом учете как расходы на оплату труда:

• для налога на прибыль — на дату начисления;
• для налога при УСН «Доходы минус расходы» — на дату выплаты работнику.

Компенсация неиспользованного отпуска в полной сумме облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе на травматизм. Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации.

При выплате большой компенсации работодатель рискует вступить в спор с налоговиками. С их стороны может возникнуть вопрос: почему компенсация за все 4 года была отнесена в расходы по налогу на прибыль?

Дело в том, что в соответствии со ст 255 НК РФ при расчете налога на прибыль в расходы на оплату труда нужно относить только компенсацию в соответствии с трудовым законодательством. При этом трудовое законодательство прямо запрещает непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд (ст 124 ТК РФ). 

Как правило, через суд работодатель оспаривает действия налоговиков, ссылаясь на ст 127 ТК РФ, которая говорит о том, что в соответствии с Трудовым кодексом он обязан выплатить компенсацию работнику за все неиспользованные отпуска.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Компенсация считается по следующей формуле:

Среднедневной заработок для расчета отпускных вычисляется исходя из среднего количества календарных дней в месяце, которое составляет 29,3. Расчетный период для компенсации составляет 12 календарных месяцев перед увольнением.

• Если человек увольняется в последний день месяца, то месяц увольнения входит в расчетный период. Например, при увольнении 31 марта расчетный период составляет с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. А при увольнении 30 марта расчетный период будет с 1 марта прошлого года по 28 февраля текущего.

• Согласно письму Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1, если расчетный период полностью приходится на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком, то такой период необходимо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.

• Если сотрудник отработал менее года, то в расчет учитываются только месяцы, которые он успел отработать. Количество неиспользованных дней отпуска следует считать за все время работы сотрудника у конкретного работодателя. Результат округляется только в большую сторону, согласно письму Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/оог-8717.

Для расчета используется следующая формула: когда подсчитываются месяцы работы, остаток меньше половины месяца не учитывается, а половина месяца и больше округляется до полного месяца согласно п. 28, 35 правил об отпусках.

• Если человек отработал 11 месяцев, то при увольнении ему полагается компенсация отпуска за полный рабочий год, даже если эти 11 месяцев получились при округлении.

• В случае отработки от 5,5 до 11 месяцев, компенсация за отпуск выплачивается как за весь год, только если сотрудник был уволен в связи с ликвидацией организации-работодателя, по сокращению штата или из-за призыва на военную службу.

• Если человек отработал полмесяца и больше, то ему положена компенсация за 2,33 дня в месяц.

_Приведем пример: _Петров устроился в ООО "Ромашка" 14.03.2018 и увольняется 28.09.2022. За все это время он был в отпуске 105 дней, из которых 21 день приходится на период с 03.09.2021 по 23.09.2021. В расчетном периоде с 01.09.2021 по 31.08.2022 ему начислены зарплата в размере 650 000 ₽ и отпускные в размере 40 000 ₽.

1. Считаем средний дневной заработок.
В расчетном периоде полностью отработаны 11 месяцев, что составляет 11 × 29,3 дня = 322,3 дня. Кроме того, в сентябре 2021 года было отработано (30 дней - 21 день) / 30 × 29,3 = 8,79 дня.
Общее количество дней в расчетном периоде составляет 322,3 + 8,79 = 331,09.
Средний дневной заработок = 650 000 ₽ / 331,09 дня = 1 963,21 ₽.

2. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.
С 14.03.2018 по 13.09.2022 Петров отработал 54 полных месяца и 15 дней с 14.09.2022 по 28.09.2022, которые округляем до 1 месяца.
Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы = (28 дней / 12 × 55 месяцев) - 105 дней = 23,33 дня.

3. Компенсация за неотгулянный отпуск = 1 963,21 ₽ × 23,33 дня = 45 801,69 ₽.

Человеку, который отработал менее половины месяца, компенсацию платить не нужно.

Чтобы правильно оформить компенсацию неиспользованного отпуска, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. 
Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

1. В последний день работы сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все дни неотгулянного отпуска, которые накопились к моменту увольнения.
2. Для подсчета компенсации есть специальные формулы и правила.
3. Компенсация облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами.
4. Если работодатель не выплатит компенсацию, трудовая инспекция может его оштрафовать.
5. Сотруднику, который не увольняется, а продолжает работать, можно заменить часть отпуска денежной компенсацией, только в случае, когда у него есть право на какой-то дополнительный отпуск. Например, за ненормированный рабочий день.