Гайд: Оформление приказа об оказании материальной помощи сотруднику

Выплата единовременной помощи работнику в сложных или радостных жизненных ситуациях, требующих дополнительных расходов, – это право работодателя. Такая социальная гарантия оформляется приказом об оказании материальной помощи. Выплаты не прописаны прямо в ТК РФ, не содержит законодательство и унифицированной формы документа – компания разрабатывает его самостоятельно.

Образец приказа на материальную помощь поможет Вам составить данный документ юридически грамотно, что очень важно. Приказ является документальным основанием для начисления и выплаты материальной помощи, поэтому он должен соответствовать действующим нормам законодательства и содержать всю необходимую информацию. Данная статья подробно расскажет вам о содержании и составлении приказа на материальную помощь.

Материальная помощь является единоразовым финансовым пособием, предоставляемым сотруднику в качестве поддержки в особых ситуациях жизни. Она может выплачиваться как наличными, так и переводиться на банковский счет работника. Важно отличать материальную помощь от премии: она не зависит от результатов трудовой деятельности сотрудника или компании в целом. Помощь не имеет регулярного характера и выплачивается однократно.

Перечень юридически значимых документов, которые следует учитывать при составлении приказа о выплате материальной помощи, включает:

• Трудовой кодекс. В нем содержатся нормы, регулирующие трудовые отношения, и устанавливаются права и обязанности работодателя. Статья 8 ТК предусматривает возможность издания локальных правовых актов по трудовым вопросам, кроме случаев, когда работодателем является физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем.
• Ведомственные нормативные акты, регулирующие условия труда различных категорий работников, таких как муниципальные служащие, работники сферы культуры, педагогические работники и другие. Эти акты устанавливают особенности и гарантии, доступные указанным категориям работников.
• Коллективный договор, заключенный между предприятием и его трудовым коллективом, если таковой имеется. Соглашение, содержащееся в коллективном договоре, определяет социально-трудовые отношения и может предусматривать оказание материальной помощи работникам в качестве социальной помощи, а не только в виде надбавки к заработной плате. Статья 40 ТК регулирует данное соглашение.
• Инструкция по делопроизводству в организации. Данный документ содержит требования и порядок оперативного оформления документов, включая приказы о выплате материальной помощи.
• Порядок или положение об оказании материальной помощи сотрудникам. Этот документ устанавливает правила предоставления и выплаты материальной помощи, а также основания и процедуру рассмотрения заявлений о ее получении.

Указанные документы являются важными основополагающими при составлении приказа о выплате материальной помощи, поскольку они устанавливают правовые рамки, условия и требования, которые должны быть соблюдены работодателем. Они обеспечивают справедливость и прозрачность процесса выплаты материальной помощи сотрудникам.

На основании заявления сотрудника необходимо составить приказ о предоставлении материальной помощи. Возможны различные ситуации, требующие такого вида поддержки, например:

• Беременность, роды работницы или супруги работника.
• Брак.
• Болезнь или травма.
• Восстановление после тяжелого лечения, когда необходимо особое дорогостоящее питание или санаторно-курортное лечение.
• Форс-мажорные обстоятельства, стихийные бедствия или другие непредвиденные ситуации.

Для подтверждения оснований выплаты, следует предоставить копии следующих документов:

• Документы, подтверждающие расходы на лечение, покупку лекарств, включая назначения врача (согласно статье 217 Трудового кодекса РФ, пунктам 10-1 и 28-5).
• Свидетельства о смерти.
• Справки, свидетельства или аналогичные документы, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства или бедствия.
• Свидетельства о браке.
• Свидетельства о рождении ребенка и медицинские справки о беременности.

Это необходимые требования для подтверждения оснований выплаты материальной помощи.

Приказ о выплате материальной помощи является неотъемлемой частью внутрикорпоративного документооборота. Данный документ упоминается в положении о процедурах работы с документами, инструкциях по их оформлению, которые разрабатываются и принимаются в компании, с выделением ответственных лиц за составление и хранение.

Учитывая отсутствие обязательной формы приказа на законодательном уровне, необходимо составить данный документ правильным образом.

Обязательными составляющими являются следующие:

• Наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• Место и дата подписания, номер поручения;
• Реквизиты поручения;
• Указание на соответствующие правила и положения;
• Обоснование финансовой поддержки;
• ФИО сотрудника и его должность в организации;
• Сумма и сроки выплаты финансовой помощи;
• Приложения: подтверждающие документы, заявление;
• Согласно процедурам по работе с документами: ФИО исполнителя, дата вступления в силу и т.д.

Для оформления выплаты материальной помощи сотруднику, следуйте нижеприведенному алгоритму действий.

Шаг 1. Проверьте наличие условия о предоставлении конкретного вида материальной помощи в наших локальных нормативных актах (ЛНА). В случае отсутствия такого условия, но необходимости осуществить выплату, обновите локальный акт и ознакомьте работников с его содержанием, прося их поставить подпись.

Шаг 2. Попросите сотрудника предоставить заявление о выплате материальной помощи и ознакомьтесь с документацией, подтверждающей его право на получение помощи. Помните, что хранение копий этих документов является нарушением правил работы с персональными данными. Достаточно указать реквизиты подтверждающих документов в заявлении и приказе.

Шаг 3. Выпустите приказ о выплате материальной помощи и ознакомьте работника с его содержанием, просив его подписать приказ после того, как документ будет подписан директором.

Шаг 4. Передайте копию приказа в бухгалтерию, чтобы начислить сотруднику нужную сумму.

ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки.

В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Материальная помощь, включающая перечисление денежных средств работнику в трудной жизненной ситуации, является одной из разновидностей социальной помощи. Принятие решения о предоставлении такой помощи полностью зависит от руководителя. Работодатель имеет право самостоятельно определить случаи, когда его сотрудники имеют право на материальную помощь, а также установить размер и порядок начисления этой помощи в соответствии с внутренними документами (коллективный договор). 

Выплата материальной помощи осуществляется после подачи заявления работником и оформляется приказом руководителя. Важно отметить, что в случае частичной выплаты помощи должен быть оформлен только один приказ. Чтобы исключить возможность признания материальной помощи вознаграждением за труд, работнику требуется предоставить справки и документы, подтверждающие его необходимость в такой помощи.