Гайд: планирование численности персонала

Лишние сотрудники — это простой, перерасход и недовольство в команде. Недостаток людей — срывы сроков, выгорание и беготня в пожарном режиме. А ведь и то, и другое — результат одного и того же: неверного планирования численности персонала.
Кажется, всё просто: нужно рассчитать, сколько людей надо, и нанять именно столько. Но на практике мешают сезонность, текучка, больничные, срочные проекты и… внезапные увольнения. В этой статье разберёмся, как грамотно подойти к вопросу, избежать крайностей и построить команду, которая работает как часы — ни пусто, ни густо.

Планирование численности персонала — это процесс определения того, сколько сотрудников, каких специальностей и на каких условиях нужно компании для стабильной и эффективной работы.
Цель планирования — обеспечить нужное количество работников в нужное время и на нужных участках, не создавая избыточной нагрузки на фонд оплаты труда и не допуская кадрового дефицита.

📌 Главные задачи планирования численности:
·       Предотвратить нехватку или избыток персонала
·       Обеспечить выполнение производственных и бизнес-планов
·       Снизить затраты на содержание штата
·       Повысить эффективность работы подразделений
·       Своевременно реагировать на изменения в бизнесе (рост, сокращения, сезонность)

Чем отличается от штатного расписания
Штатное расписание — это документ, где указаны должности, количество ставок и оклады. Это фиксированная структура компании на текущий момент.
А планирование численности — это динамический процесс, который:
·       Учитывает перспективы развития, сезонные колебания, проекты
·       Может предсказывать потребности в персонале на 3, 6 или 12 месяцев вперёд
·       Не всегда совпадает со штатным расписанием — например, могут потребоваться временные сотрудники или аутсорс

Как связано с бизнес-целями и стратегией
Планирование численности напрямую зависит от того, куда движется компания:
·       📈 Если бизнес растёт — нужно больше сотрудников или новые роли
·       📉 При сокращении объёмов — можно оптимизировать численность
·       🏭 При запуске новых направлений — требуется перестроить структуру
·       🕒 При переходе на сменный режим или удалёнку — меняется график и состав команд

Хорошее планирование численности помогает:
·       Своевременно нанимать нужных людей
·       Избегать простоев и перегрузок
·       Снижать затраты, не теряя качества
·       Достигать стратегических целей быстрее и с меньшими рисками

Управление численностью — это баланс. Когда сотрудников не хватает — бизнес «захлёбывается». Когда их слишком много — начинаются лишние траты и потери эффективности. Давайте разберёмся, какие именно проблемы возникают в обеих ситуациях.

1. Последствия нехватки сотрудников
Когда людей меньше, чем нужно, это сразу отражается на работе:

✅ Примеры:
·       В розничной сети не хватает продавцов — очереди, недовольные клиенты, падает выручка.
·       На складе не хватает комплектовщиков — срываются сроки отгрузки, страдает логистика.
·       В офисе один HR вместо двух — задержки в найме, проблемы с адаптацией, выгорание.

📌 К чему это приводит:
·       Перегрузка оставшихся сотрудников
·       Рост текучести — устают и увольняются лучшие
·       Падение качества работы
·       Срывы сроков и потеря клиентов
·       Ошибки и брак из-за усталости и спешки

2. Последствия избытка персонала
На первый взгляд, кажется, что лишние люди — это не так страшно. Но на деле избыток может быть даже вреднее, чем нехватка.

✅ Примеры:
·       В производственном цеху дежурят смены, хотя загрузки нет — люди без дела, а зарплата идёт.
·       В отделе продаж работают 12 человек, но клиентская база позволяет загрузить только 6.
·       В проектной команде больше участников, чем задач — сотрудники простаивают, появляются конфликты.

📌 К чему это приводит:
·       Лишние затраты на фонд оплаты труда
·       Снижение мотивации — люди не чувствуют пользы своей работы
·       Внутренние конфликты — скука, интриги, дублирование функций
·       Сопротивление изменениям — «нас и так много, зачем работать быстрее?»

3. Скрытые издержки для бизнеса

Оба перекоса — и нехватка, и избыток — несут невидимые, но опасные последствия:
😓 Моральное выгорание — сотрудники устают, теряют интерес, становятся циничными
❌ Падение качества услуг и продукции — из-за спешки или из-за безответственности
📉 Репутационные риски — клиенты замечают недовольный персонал, ошибки, задержки
💸 Финансовые потери — переработки, штрафы, простой, оплата неэффективной работы

4. Почему «перенаселение» мешает эффективности
Много сотрудников — не значит хорошо. Вот почему:
·       Процессы замедляются: больше согласований, больше "перекладываний" задач
·       Размывается зона ответственности: неясно, кто за что отвечает
·       Снижается производительность: каждый делает чуть-чуть, без вовлечённости
·       Растут расходы, не принося бизнесу пользы

Вывод:
И нехватка, и избыток персонала вредны — просто по-разному. Чтобы бизнес был здоровым, нужно держать численность в оптимуме: не по ощущениям, а по фактам и расчётам.

Грамотное планирование численности начинается с понимания: сколько людей действительно нужно, чтобы бизнес работал эффективно. Для этого используют несколько подходов — в зависимости от задач компании, доступных данных и уровня автоматизации.

1. Метод расчёта по нагрузке (нормативный метод)
Суть: оценивается объём работ, и на основе нормативов (времени, объёма, смен и т.д.) рассчитывается количество необходимых сотрудников.

Пример: если один кладовщик обрабатывает 100 коробок в смену, а ежедневно приходит 500 коробок, логично, что нужно минимум 5 кладовщиков.

Плюсы:
·       Подходит для типовых задач (производство, склад, сервис).
·       Основан на объективных данных.
Минусы:
·       Требует наличия точных нормативов.
·       Плохо работает в нестабильной среде (сезонные колебания, срочные проекты).

2. Функционально-ролевой подход
Суть: анализируются функции и роли, необходимые для выполнения задач. Затем определяется, сколько людей нужно на каждую функцию.

Пример: вы планируете открыть новый отдел продаж. Анализ показывает, что для работы отдела нужны: 1 руководитель, 1 аналитик, 4 менеджера и 1 ассистент.

Плюсы:
·       Хорош для офисных и проектных структур.
·       Помогает не «раздувать» штат — только нужные роли.

Минусы:
·       Требует хорошего понимания бизнес-процессов.
·       Может не учитывать нагрузку (если, например, один менеджер обрабатывает 100 клиентов, а другой — 20).

3. Планирование на основе KPI и производительности
Суть: расчёт ведётся на основе ключевых показателей эффективности (KPI) и реальной продуктивности сотрудников.

Пример: менеджер должен выполнять 30 звонков в день и приносить 5 продаж. Если план по продажам — 50 в день, нужно 10 менеджеров.

Плюсы:
·       Основан на результатах, а не на формальной численности.
·       Стимулирует продуктивность и объективную оценку.

Минусы:
·       Не всегда есть точные данные.
·       Может «обходить стороной» вспомогательные функции (ассистенты, технические специалисты).

4. Прогнозирование с помощью HR-аналитики
Суть: используется анализ данных (текучесть, больничные, сезонность, рост компании) и строятся прогнозы численности.

Пример: если по данным за 2 года текучесть отдела — 20% в год, значит, при 50 сотрудниках нужно заранее планировать подбор 10 человек на замену.

Плюсы:
·       Учитывает множество факторов.
·       Позволяет строить сценарии на будущее.

Минусы:
·       Требует качественных данных и инструментов.
·       Нужны навыки аналитики или специализированные решения (Power BI, Tableau, HRM-системы).

Нет универсального метода, который подошёл бы всем. Часто используют смешанный подход: нормативы + роли + производительность + прогноз. Главное — не действовать «на глазок», а опираться на реальные данные и бизнес-цели.

Правильно спланировать численность сотрудников — это не просто прикинуть «на глаз». Чтобы расчёты были точными и рабочими, важно учитывать реальные условия, в которых живёт бизнес. Ниже — ключевые факторы, которые влияют на потребность в персонале.

1. Сезонные колебания
Во многих сферах есть высокий и низкий сезоны. Это особенно важно для розничной торговли, логистики, сельского хозяйства, туризма и т. д.

📌 Что учитывать:
·       В какие месяцы увеличивается нагрузка
·       Нужно ли набирать временных сотрудников
·       Когда можно уменьшить штат без ущерба

✅ Пример:
В декабре магазин увеличивает смены продавцов, а в январе — работает в урезанном графике.

2. Рост или спад бизнеса
Если бизнес расширяется или сужается, численность нужно адаптировать под новые условия.

📌 Что учитывать:
·       Планы по открытию новых точек, запуску продуктов, выходу на новые рынки
·       Снижение объёмов производства или продаж
·       Необходимость перепрофилирования части персонала

✅ Пример:
Компания запускает интернет-магазин — понадобится усилить склад, доставку и клиентский сервис.

3. Проекты с ограниченным сроком
Иногда работа ведётся по временным проектам, и штат подбирается под их продолжительность.

📌 Что учитывать:
·       Сколько людей нужно именно на период проекта
·       Каких специалистов нельзя «занимать» с других участков
·       Где можно подключить подрядчиков или фрилансеров

✅ Пример:
Для участия в выставке компания временно нанимает команду монтажников, промоутеров и менеджера проекта.

4. Уровень текучести и больничные
Регулярные выбытия сотрудников тоже нужно закладывать в расчёт.

📌 Что учитывать:
·       Средний уровень текучести в отделах
·       Количество и продолжительность больничных
·       Отпуска, декреты, командировки

✅ Пример:
В колл-центре с высокой текучкой планируют резерв в 10% на обучение новых операторов и замены.

5. Дистанционный и гибридный формат работы
Удалёнка и гибридная работа меняют подход к управлению численностью.

📌 Что учитывать:
·       Сколько сотрудников работает вне офиса
·       Какие функции можно автоматизировать или передать фрилансерам
·       Необходимость дублирования задач или создания «дежурных» смен

✅ Пример:
Если бухгалтерия работает удалённо, важно предусмотреть резервную поддержку в офисе на случай срочных задач.

Практические советы для HR и руководителей

Планирование численности персонала — это не разовая задача, а регулярная работа. Ниже — конкретные советы, которые помогут удерживать баланс и принимать обоснованные решения.

1. Как часто пересматривать численность
Не стоит полагаться на расчёты «на год вперёд» и забывать о них. Жизнь меняется — и численность тоже должна быть гибкой.

📌 Рекомендации:
·       Раз в квартал — минимальная частота для пересмотра штатной потребности
·       При изменении бизнес-целей — запуск новых направлений, выход на рынок, реструктуризация
·       После крупных событий — сезонные всплески, экономические кризисы, массовые увольнения

✅ Пример:
После автоматизации складской зоны может потребоваться пересмотр состава смен и сокращение части ролей.

2. Как «подстраховаться» без перебора
Иногда кажется: «лучше перебдеть, чем недобдеть». Но избыток сотрудников оборачивается лишними расходами. Как быть гибкими, но не раздувать штат?

📌 Подходы:
·       Использовать гибкие формы занятости: временные сотрудники, подряды, аутсорсинг
·       Формировать кадровый резерв: держать базу надёжных кандидатов на замену
·       Применять скользящие графики и совмещение ролей в низкий сезон
·       Внедрять показатели загрузки по отделам, чтобы видеть, кто перегружен, а кто простаивает

✅ Пример:
В пиковый сезон компания договаривается с проверенными фрилансерами о поддержке на 1–2 месяца без ввода в штат.

3. Как вести диалог с руководством и обосновывать цифры
Главный вопрос от руководства — «Зачем нам столько людей?» или наоборот — «Почему не успеваем с текущими?». Здесь важно уметь объяснять на языке цифр и логики.

📌 Как обосновывать:
·       Ссылайтесь на конкретные бизнес-метрики: нагрузку, продажи, время выполнения задач
·       Используйте данные HR-аналитики: текучесть, больничные, коэффициент загрузки
·       Покажите риски и альтернативы: что произойдёт при нехватке или избытке
·       Предложите варианты оптимизации: перераспределение задач, обучение, автоматизация

✅ Пример:
HR показывает, что в отделе продаж на 1 менеджера приходится 160 клиентов, при норме — 100. Отсюда — просадки по звонкам, жалобы клиентов и потери выручки. Обоснование выглядит убедительно.

За работу с сотрудниками отвечают HR-специалисты и менеджеры по внутренним коммуникациям компании. Если в вашей компании таких сотрудников нет, то рекомендуем обучить их на курсах дополнительного профессионального образования в ЕВИДПО. У нас есть более 15 курсов повышения квалификации и переподготовки в области управления персоналом. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, а для групп действуют скидки!

Планирование численности персонала — это как настройка точного баланса в оркестре. Слишком мало музыкантов — мелодия звучит пусто и негармонично. Слишком много — получается хаос и лишние затраты. Ваша задача — найти именно тот состав, который поможет бизнесу играть на высшем уровне.
Учитывайте реальные факторы, будьте готовы к изменениям и всегда опирайтесь на данные. Так вы сможете избежать неприятных сюрпризов, сохранить мотивацию команды и обеспечить стабильный рост компании.
Не забывайте: в управлении персоналом важна не только цифра, но и понимание, зачем она нужна. Тогда даже самые сложные вызовы станут возможностью сделать бизнес сильнее.