Дистанционная работа по трудовому кодексу: как оформить сотрудников и организовать рабочий процесс по закону 

Удаленная работа стала неотъемлемой частью многих организаций. Термины "удаленная работа", "дистанционная работа" и "надомная работа" стали важными элементами корпоративной жизни, обозначая новые подходы к организации труда. Однако, с развитием этой формы трудоустройства возникают вопросы о том, как эффективно организовать работу удаленных сотрудников, как правильно оформить трудовые отношения и какие особенности следует учитывать при переводе на удаленку. В данной статье мы рассмотрим основные аспекты организации удаленной работы. Мы обсудим, как оформить трудовой договор с дистанционным сотрудником, какие требования предъявляются к организации дистанционной работы согласно действующему трудовому законодательству, как оформить удаленного сотрудника и какие отличия существуют между дистанционной и надомной работой.

Давайте разберемся с основными понятиями.

Надомная работа, по определению законодательства, предполагает выполнение работником своих обязанностей на территории дома. Важно отметить, что надомник самостоятельно обеспечивает себя инструментами и материалами, необходимыми для выполнения работы. В контексте трудового договора между работодателем и надомником прописываются компенсации за расходы на материалы, сырье, инструменты и даже за использование собственных технических средств. Также стоит учитывать, что надомная работа может включать в себя участие членов семьи работника без возникновения у них трудовых отношений с работодателем.

Дистанционная работа, известная также как удаленная работа, подразумевает выполнение трудовых функций на территории, не являющейся привычным офисом работодателя. Важным отличием является использование информационно-телекоммуникационных сетей для организации работы и взаимодействия сотрудника с работодателем. По трудовому законодательству дистанционные сотрудники заключают трудовые договоры и считаются штатными сотрудниками организации.

При переводе сотрудников на удаленную работу необходимо строго соблюдать положения Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать особенности оформления трудовых отношений с надомными работниками, а также установленные нормы по организации дистанционной работы согласно законодательству. Трудовой договор с дистанционным сотрудником должен быть составлен в соответствии с требованиями законодательства, а организация удаленной работы должна обеспечивать безопасные условия труда и соблюдение прав работника на удаленке.

Существует несколько видов дистанционной работы, которые определяются в трудовом договоре с дистанционным работником.

• Постоянная дистанционная работа: Сотрудник выполняет свои обязанности удаленно на протяжении всего срока действия трудового договора.

• Временная дистанционная работа: Сотрудник временно осуществляет свою деятельность удаленно. Такая форма работы устанавливается на ограниченный период до шести месяцев, при этом сотрудник работает удаленно каждый день.

• Периодическая дистанционная работа: Сотрудник чередует удаленную работу с работой на стационарном рабочем месте.

Выбранный режим дистанционной работы должен быть ясно прописан в трудовом договоре или в дополнительном соглашении с дистанционным работником, если происходит перевод на удаленную работу в процессе трудовой деятельности.

Трудовой договор с дистанционным сотрудником

Трудовой договор с дистанционным сотрудником или его дополнительное соглашение могут устанавливать два основных варианта дистанционной работы: постоянный и временный. Постоянная дистанционная работа предполагает выполнение трудовых обязанностей удаленно на протяжении всего срока действия трудового договора. Временная дистанционная работа возможна на ограниченный период до шести месяцев или периодически, при условии чередования с работой на стационарном рабочем месте.

Сотрудник на удаленке заключает трудовой договор или дополнительное соглашение к нему и выполняет свою работу удаленно в соответствии с локальным нормативным актом. На дистанционных работников в период работы удаленно распространяется действие трудового законодательства с учетом особенностей, установленных законодательством.

Для заключения трудового договора или его дополнительного соглашения, предусматривающих выполнение работника трудовой функции удаленно, применяются специальные процедуры:

• Электронный обмен документами: Трудовой договор и его дополнительное соглашение могут быть заключены путем обмена электронными документами, соблюдая установленные правила.

• Оформление на бумажном носителе: По заявлению дистанционного работника работодатель должен предоставить ему экземпляр трудового договора или его дополнительного соглашения на бумажном носителе в течение трех рабочих дней.

• Ознакомление с документами: Лицо, принимаемое на удаленную работу, может ознакомиться с необходимыми документами посредством обмена электронными документами.

• Запись в трудовую книжку: По желанию дистанционного работника его трудовая деятельность может быть зафиксирована в трудовой книжке, предоставленной по почте с уведомлением.

Эти меры направлены на обеспечение правильного оформления трудовых отношений для дистанционной работы согласно требованиям законодательства и обеспечения прозрачности для работника и работодателя.

Рабочее время и время отдыха для дистанционных работников могут определяться коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором. Если ничего не указано иное, работник самостоятельно определяет свой режим работы.

Сотрудник на удаленке может быть вызван на стационарное рабочее место работодателем или выйти на работу по собственной инициативе. Порядок и условия вызова или выхода на работу определяются документами, утвержденными работодателем с учетом мнения профсоюзов. Порядок предоставления отпусков для дистанционных работников устанавливается в соответствии с трудовым законодательством и другими актами, определяющими права и обязанности работников и работодателей.

Для выполнения своих обязанностей дистанционные работники должны обладать необходимым оборудованием и программными средствами, предоставленными работодателем. Они также могут использовать собственное оборудование с разрешения работодателя, за что им выплачивается соответствующая компенсация.

В случае направления дистанционного работника на выполнение заданий в другую местность, применяются стандартные нормы и правила.

1) Сотрудник подготавливает все необходимые документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• СНИЛС.
• Образование (диплом, аттестат).
• Трудовая книжка (при наличии).
• Иные документы, предусмотренные законодательством или установленные работодателем.

2) Представление документов:

• Дистанционный сотрудник может предоставить документы как лично, так и в электронной форме.
• В случае необходимости, работодатель может потребовать нотариально заверенные копии документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением.

3) Ознакомление с локальными актами:

• До заключения трудового договора сотрудник должен ознакомиться с локальными актами, включая Правила внутреннего трудового распорядка и положение о премировании.
• Ознакомление проводится путем обмена электронными документами с электронными подписями.

4) Заключение трудового договора:

• Трудовой договор заключается по общим правилам, с учетом специальных условий, предусмотренных для удаленной работы.
• В договоре могут быть указаны условия использования программно-технических средств, оборудования, порядок компенсации расходов и особый режим рабочего времени и отдыха.

5) Оформление приказа о приеме на работу:

• Приказ о приеме на работу оформляется в общем порядке.
• Сотрудник ознакомляется с приказом путем обмена электронными документами с электронными подписями.

6) Соблюдение правил и нормативов:

• Работодатель и сотрудник обязаны соблюдать все требования Трудового кодекса и локальных актов, касающихся удаленной работы.
• Рабочие процессы и обязанности организуются с учетом особенностей удаленной формы работы.

7) Подписание договора:

• Трудовой договор о дистанционной работе может быть заключен путем обмена электронными документами с электронными подписями.
• При необходимости, сотрудник может запросить получение письменного экземпляра договора.

Следуя этой инструкции, вы сможете эффективно оформить прием на работу дистанционного сотрудника, соблюдая все необходимые требования и правила, установленные законодательством и внутренними документами вашей организации.

Перевод на удаленку: инструкция

• Основание для временного перевода:
  Работник может быть временно переведен на удаленную работу по инициативе работодателя в случае катастрофы, аварии, эпидемии и других чрезвычайных обстоятельствах, угрожающих жизни и обычным условиям жизни населения. Согласие работника на такой перевод не требуется.

• Обеспечение необходимыми средствами:
  Работодатель обеспечивает сотрудника, временно переведенного на удаленную работу, необходимым оборудованием, программными средствами и другими средствами для выполнения трудовых обязанностей. При необходимости работодатель выплачивает компенсацию за использование собственных средств сотрудника или арендованных им.

• Обучение и поддержка:
  Работодатель может проводить обучение сотрудника по использованию необходимого оборудования и программ. Сотрудник может обращаться за поддержкой и консультациями в случае возникновения вопросов.

• Принятие локального нормативного акта:
  Работодатель принимает локальный нормативный акт о временном переводе работников на удаленную работу, содержащий:
  - Обстоятельства, послужившие основанием для перевода.
  - Список работников, временно переводимых на удаленную работу.
  - Сроки временного перевода.
  - Порядок обеспечения сотрудников необходимыми средствами.
  - Организацию труда на удаленке, включая режим рабочего времени и отчетность.

• Организация труда на удаленке:
  Определите режим рабочего времени и периоды взаимодействия между сотрудником и работодателем. Установите порядок представления отчетов о выполненной работе и способы взаимодействия с работодателем.

Соблюдая данную инструкцию, работодатель сможет эффективно организовать временный перевод перевод на удаленку в исключительных случаях, обеспечивая сотрудника необходимыми средствами и поддержкой.

Положение о дистанционной работе

Положение о дистанционной работе является внутренним документом компании, который регулирует перевод сотрудников на удаленную работу, устанавливает порядок трудовых отношений с такими сотрудниками и определяет процедуру возвращения на работу в офис. Оно охватывает следующие аспекты:

• Временный перевод на удаленную работу: Положение устанавливает процедуру временного массового перевода персонала на удаленку в случае необходимости, например, в условиях пандемии коронавируса.

• Постоянные отношения с удаленными сотрудниками: Документ определяет условия работы для сотрудников, выбравших удаленную форму занятости. Это включает в себя права и обязанности работника, режим работы, порядок оценки результатов труда и другие аспекты.

• Совмещение очной и удаленной форм занятости: В положении о дистанционной работе может быть прописано совмещение различных форм работы, например, очной и удаленной, в зависимости от особенностей деятельности компании и индивидуальных предпочтений сотрудников.

• Условия организации удаленной работы: Документ определяет требования к оборудованию, программному обеспечению и другим средствам, необходимым для выполнения работы на удаленке, а также порядок и условия их предоставления.

• Порядок возврата на работу в офис: Положение устанавливает процедуру возвращения сотрудников на очную работу после периода удаленной занятости, включая сроки и условия такого возвращения.

В целом, положение о дистанционной работе является ключевым документом для организации удаленной работы в компании и обеспечивает правовую базу для эффективного управления процессом удаленной занятости сотрудников.

Чтобы правильно оформить работу дистанционных сотрудников по Трудовому Кодексу, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадрового специалиста. Обучить его можно в Институте ЕВИДПО. У нас есть более 35 курсов повышения квалификации и переподготовки для кадровиков. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки.

Статья подчеркивает важность удаленной работы в исключительных обстоятельствах и устанавливает правила ее организации. Работник может быть временно переведен на удаленку по инициативе работодателя без его согласия в случае катастроф или иных чрезвычайных ситуаций. Работодатель обязан обеспечить необходимое оборудование и компенсировать расходы сотрудника. Важно также соблюдать условия трудового договора, учитывая особенности удаленной работы.