ЗВОНОК БЕСПЛАТНЫЙ

Главная страница > База знаний > Документооборот 2023: новые требования минтруда и новые правила по работе с документами

22.12.2022

Виктория Бронникова

Документооборот 2023: новые требования минтруда и новые правила по работе с документами

с 2023 года будут введены новые правила документооборота. Документооборот можно будет вести в электронном виде. Расскажем кого это затрагивает, какие документы попадают под обновления , а какие нет

Кадровое дело

5 мин

Новые правила документооборота 2023

Минтруд вводит новые правила к составу и формам документов.

Согласно ч.1 ст. 22.2 ТК РФ  теперь работодатель принимает решение о ведении электронного документооборота: создавать, подписывать и хранить документы можно в электронном виде, не дублируя в бумажном варианте.

С 1 марта 2023 года согласно ч.8 ст. 22.1 ТК РФ применяются единые требования к составу и формам электронных документов.

Требования Минтруда к электронным документам

Всего в этот список вошли 122 документа с указанием статей ТК РФ и кода документа.

Таблицу с наименованиями документов можно посмотреть здесь.

Все документы разделены на группы: приём на работу, рабочее время и время отдыха, оплата труда, охрана труда, образование работника, социальное партнерство, персональные данные, изменение условий трудового договора, прекращение трудовых отношений и иные документы.

Unknown block type: table

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Unknown block type: table

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "статья 133.1 ТК РФ"

Unknown block type: table

Требования по формату электронных документов:

  • основная часть документа в формате PDF/A-1A;
  • приложения к основной части документа (при наличии), представленных в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;
  • электронная подпись основной части документа и приложения;
  • машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
  • описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
Штрафы за неправильное оформление электронных документов будут такими же, как и для бумажных.

Для ИП и малых предприятий — 30-40 тыс. руб.,

для среднего и крупного бизнеса — 100-200 тыс. руб.

Организация документооборота

Несмотря на новые правила по работе с документами, не все разрешено вести в электронном формате. Мы подготовили для вас список документов, необходимых кадровому работнику на 2023 год:

Как перейти на электронный документооборот

  1. Прописать в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
  1. Изучить схему бумажного документооборота и перевести ее в электронный формат. Обратить внимание на то, сколько сотрудников задействовано, кто имеет право подписи, какие этапы и где возникают задержки документов. Это позволит ответственным за документацию видеть, на каком этапе ведется работа с нужным документом, кто с ним работает и предотвратить затерянность документов или задержку.
  1. Оформить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи у руководителя еще нет, ему нужно обратиться в налоговую по этому вопросу. Остальные сотрудники могут приобрести свои подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.
  1. Определиться с работой ЭДО, а именно каким техническим решением воспользоваться:

онлайн версия сервиса подойдет для 100 и менее документов в месяц;

интеграция ЭДО в учетную систему компании будет удобнее, если объем документов большой.

  1. Выбрать оператора ЭДО. Спросите у контрагентов, с какими операторами они уже работают и определитесь с лучшим для себя.
Выбор оператора ЭДО. Основные критерии.

Сервис оператора должен давать возможность:

  • Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;
  • Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
  • Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;
  • Распечатывать ЭД со штампом оператора;
  • Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;
  • Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;
  • Аннулировать или отзывать ЭД;
  • Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;
  • Обеспечивать безопасность;
  • Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;
  • Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).
  1. Подключение контрагентов. После принятия компанией приглашения в сервисе можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Что это значит для бизнеса

Электронный документооборот (ЭДО) можно вести на сайте "Работа в России" или в собственном информационном сервисе вашего бизнеса.

Если вы ведете ЭДО в кадровой учетной программе, то, скорее всего, функционал к 1 марта будет доработан, и вам что-то делать из-за введения новых требований не придется.

Повышение квалификации сотрудников

У нас в институте ЕВИДПО есть около тысячи курсов, на которых можно обучить в кратчайшие сроки любого работника. А по окончанию курса будет выдан вот такой документ:

Итоги

С 1 марта 2023 года вводят новые правила по работе с документами. Теперь к составу и форме электронного документа применяются единые требования.

Всего в список документов, которые могут быть только в электронном варианте (без бумажного аналога) состоит из 122 документов с указанием статей ТК РФ и кодов документов. Список можно посмотреть здесь.

 

Посмотрите курсы обучения
Кадровое дело

У нас Вы найдете 32 курс(ов)
по направлению

Кадровое делопроизводство

АНО ДПО «Единый всероссийский институт
дополнительного профессионального образования»

ИНН 3528313790
ОГРН 1203500006346

162602, Вологодская обл., г. Череповец, ул. Карла Либкнехта, д. 40
Режим работы: пн-пт с 10:00 до 18:00

© АНО ДПО «ЕВИДПО». 2020-2023гг.