Новые правила документооборота 2023
Минтруд вводит новые правила к составу и формам документов.
Согласно ч.1 ст. 22.2 ТК РФ теперь работодатель принимает решение о ведении электронного документооборота: создавать, подписывать и хранить документы можно в электронном виде, не дублируя в бумажном варианте.
С 1 марта 2023 года согласно ч.8 ст. 22.1 ТК РФ применяются единые требования к составу и формам электронных документов.
Требования Минтруда к электронным документам
Всего в этот список вошли 122 документа с указанием статей ТК РФ и кода документа.
Таблицу с наименованиями документов можно посмотреть здесь.
Все документы разделены на группы: приём на работу, рабочее время и время отдыха, оплата труда, охрана труда, образование работника, социальное партнерство, персональные данные, изменение условий трудового договора, прекращение трудовых отношений и иные документы.
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "статья 133.1 ТК РФ"
Требования по формату электронных документов:
- основная часть документа в формате PDF/A-1A;
- приложения к основной части документа (при наличии), представленных в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;
- электронная подпись основной части документа и приложения;
- машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;
- описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
Штрафы за неправильное оформление электронных документов будут такими же, как и для бумажных.Для ИП и малых предприятий — 30-40 тыс. руб.,
для среднего и крупного бизнеса — 100-200 тыс. руб.
Организация документооборота
Несмотря на новые правила по работе с документами, не все разрешено вести в электронном формате. Мы подготовили для вас список документов, необходимых кадровому работнику на 2023 год:
Как перейти на электронный документооборот
- Прописать в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
- Изучить схему бумажного документооборота и перевести ее в электронный формат. Обратить внимание на то, сколько сотрудников задействовано, кто имеет право подписи, какие этапы и где возникают задержки документов. Это позволит ответственным за документацию видеть, на каком этапе ведется работа с нужным документом, кто с ним работает и предотвратить затерянность документов или задержку.
- Оформить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи у руководителя еще нет, ему нужно обратиться в налоговую по этому вопросу. Остальные сотрудники могут приобрести свои подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Определиться с работой ЭДО, а именно каким техническим решением воспользоваться:
онлайн версия сервиса подойдет для 100 и менее документов в месяц;
интеграция ЭДО в учетную систему компании будет удобнее, если объем документов большой.
- Выбрать оператора ЭДО. Спросите у контрагентов, с какими операторами они уже работают и определитесь с лучшим для себя.
Выбор оператора ЭДО. Основные критерии.
Сервис оператора должен давать возможность:
- Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;
- Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
- Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;
- Распечатывать ЭД со штампом оператора;
- Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;
- Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;
- Аннулировать или отзывать ЭД;
- Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;
- Обеспечивать безопасность;
- Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;
- Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).
- Подключение контрагентов. После принятия компанией приглашения в сервисе можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.
Что это значит для бизнеса
Электронный документооборот (ЭДО) можно вести на сайте "Работа в России" или в собственном информационном сервисе вашего бизнеса.
Если вы ведете ЭДО в кадровой учетной программе, то, скорее всего, функционал к 1 марта будет доработан, и вам что-то делать из-за введения новых требований не придется.
Повышение квалификации сотрудников
У нас в институте ЕВИДПО есть около тысячи курсов, на которых можно обучить в кратчайшие сроки любого работника. А по окончанию курса будет выдан вот такой документ:
Итоги
С 1 марта 2023 года вводят новые правила по работе с документами. Теперь к составу и форме электронного документа применяются единые требования.
Всего в список документов, которые могут быть только в электронном варианте (без бумажного аналога) состоит из 122 документов с указанием статей ТК РФ и кодов документов. Список можно посмотреть здесь.
Штрафы за неправильное оформление электронных документов будут такими же, как и для бумажных.