Документы при увольнении сотрудника: перечень справок 2024

В современном бизнес-мире процесс увольнения сотрудника — это сложная и ответственная задача, требующая внимательного подхода со стороны работодателя. Одним из ключевых аспектов этой процедуры является выдача необходимых документов увольняющемуся работнику.
Отсутствие правильно подготовленных документов при увольнении может повлечь за собой серьезные юридические последствия для компании. В новой статье мы рассмотрим обязательные справки при увольнении и выясним, какие еще документы следует выдать сотруднику при завершении трудовых отношений.

В 2024 году процесс увольнения сотрудника стал еще более тщательным и регламентированным, требуя от работодателей точного соблюдения порядка выдачи документов при завершении трудовых отношений. Есть два вида документов:

• обязательные документы увольняющемуся работнику, выдаваемые без заявления соискателя

• те, которые предоставляются по запросу работника.

Обязательные документы при увольнении без заявления включают в себя:

1. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Трудовая книжка может быть бумажной или электронной, и в последний день работы работник получает запись об увольнении. В случае, если сотрудник отказался от бумажной трудовой или начал работу после 1 января 2022 года, используется справка СТД-Р.

2. Расчетный листок.
В последний день работы сотрудник получает все причитающиеся ему денежные средства, включая зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Каждая выплата сопровождается письменным оповещением, оформляемым в виде расчетного листка.

3. Копия подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 за текущий год.
Выписка должна содержать данные о застрахованном лице, страховом стаже и его особенностях. Выписка из ЕФС-1 предоставляется с учетом кадровых событий, права на досрочную пенсию и дополнительные взносы.

4. Копия раздела 3 РСВ за последние три месяца
В новом формате документа "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах," объединяющего функции форм 4-ФСС и РСВ-1 ПФР, значительно усовершенствована система учета данных о сотрудниках. При увольнении сотрудника необходимо предоставить выписку из данного раздела, подтверждающую все значимые финансовые и страховые аспекты его трудовой деятельности. Это позволяет как работнику, так и работодателю иметь полные и достоверные данные, соблюдая при этом требования законодательства.

5. Выписка из отчета "Персонифицированные сведения о физических лицах" за текущий месяц, заменяющего отмененную СЗВ-М.
Этот перечень документов не только соответствует требованиям трудового законодательства, но и предоставляет полную информацию работнику при увольнении в 2024 году. В следующих разделах статьи мы более подробно рассмотрим каждый из этих документов и определим порядок их выдачи для обеспечения соблюдения всех необходимых норм и правил.

Есть справки от работодателя, которые выдаются работникам по их заявлению и играют важную роль в дальнейшем взаимодействии с бывшим работодателем.

• Копия приказа об увольнении - один из важных документов, на который сотрудник имеет право при увольнении. Работник должен подтвердить свое ознакомление с приказом, поставив свою подпись. В случае запроса, работодатель обязан предоставить заверенную копию этого приказа, что может быть важно в случае потенциальных споров с бывшим работодателем.

• Справка о доходах форме 6-НДФЛ, заменяющая устаревшую справку 2-НДФЛ, также предоставляется по запросу сотрудника. Этот документ необходим для подтверждения платежеспособности или права на вычеты в различных органах и организациях.

• Справка о зарплате 182н, хоть и отменена с начала 2023 года, может быть выдана по запросу работника. Специалисты Роструда подчеркивают, что работник имеет право запросить любые документы, связанные с его трудовой деятельностью, включая справки о заработной плате и страховых взносах.

• Копии приказов: о приёме на работу, о переводе, если таковые имеются, об увольнении по собственному желанию, о награждениях, полученных в период работы, о предоставлении отпусков и других важных событиях в трудовой деятельности.

• Копию трудового договора и дополнительных соглашений к нему. Эти документы являются ключевыми в оформлении истории трудовых отношений между работником и компанией.

Этот перечень документов при увольнении сотрудника, которые выдаются по запросу, обеспечивает сотруднику полную информацию о его трудовой деятельности и правах, предоставляя ему возможность эффективно урегулировать все вопросы, связанные с завершением трудовых отношений в 2024 году.

Выдача документов при увольнении – это ответственный этап завершения трудовых отношений, который требует внимательного соблюдения установленных сроков.

Обязательные документы, такие как трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, выдаются работнику в день его увольнения, то есть в последний трудовой день в компании.

Прочие справки и приказы, запрашиваемые сотрудником, следует выдать не позднее трех рабочих дней с момента поступления запроса. Этот срок позволяет работодателю организовать оперативную подготовку дополнительных документов, необходимых увольняющемуся сотруднику.

Для более надежной фиксации выдачи документов рекомендуется использовать различные методы, такие как передача по описи, составление акта приема-передачи или получение расписки от работника о получении всех необходимых документов. Эти шаги помогают избежать недоразумений и создают документальное подтверждение того, что весь необходимый пакет документов был передан увольняющемуся сотруднику в установленные сроки.

Ответственность работодателя за выдачу справок при увольнении сохраняется даже в случае, если сотрудник не присутствовал на работе в день завершения трудовых отношений или не получил указанные документы.

Для эффективного информирования сотрудника о процессе выдачи документов существует три способа:

1. Включение информации в акт об отказе от забора документов: В данном документе можно прописать требование явиться за документами или предоставить согласие на пересылку почтой.

2. Составление отдельного уведомления: Работодатель может подготовить специальное уведомление, направленное на ясное и понятное информирование сотрудника о процедуре получения документов при увольнении.

3. Направление уведомления сотруднику по почте: В случае, если сотрудник отсутствует на рабочем месте, работодатель может использовать почтовое уведомление, содержащее информацию о необходимости получения документов и возможности их отправки почтой.

Документы от работодателя при увольнении: штрафы

Недостаточное внимание к процессу выдачи справок при увольнении может повлечь серьезные юридические последствия для работодателя и индивидуального предпринимателя.

За отказ в предоставлении справок при увольнении могут быть наложены штрафы.

• Компаниям грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей
• Индивидуальному предпринимателю — от 1 000 до 5 000 рублей.

Повторное нарушение может привести к еще более серьезным штрафам.

• Для организации штраф может увеличиться до 70 000 рублей
• Для руководителя существует риск получения отдельного штрафа в размере до 20 000 рублей или дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет.

Чтобы выдать документы увольняющемуся работнику, необходимо поручить это специалисту по кадровому делу. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по делопроизводству.

В статье рассмотрели порядок действий при увольнении, а также разобрались, какие документы выдать при увольнении.
Процесс завершения трудовых отношений — это важный этап как для работника, так и для работодателя. Надлежащая организация выдачи необходимых документов, таких как копии приказов, трудового договора, справка о доходах и другие, обеспечивает законность и прозрачность в процессе увольнения. Важно помнить о соблюдении сроков и формальностей, чтобы избежать штрафов и негативных последствий.