Журналы учета в организации: подборка 2024

В современном бизнесе эффективное ведение учетной документации играет ключевую роль в обеспечении прозрачности и контроля за рабочим процессом. Одним из важных инструментов в этом контексте являются обязательные журналы учета в организации. В данной статье мы расскажем о том, как вести журнал учета в организации, какие документы необходимо регистрировать, и как этот процесс способствует повышению эффективности управления персоналом

Кадровые журналы учета в организации представляют собой важные документы, играющие ключевую роль в системе учета и контроля. Эти записи служат не только внутренним нуждам компании, но и обязательны для предоставления представителям государственных органов в процессе проверок.

Каждая компания обязана вести определенный перечень журналов, фиксируя в них ключевые моменты своей работы. Эти документы не только отражают текущее состояние дел в компании, но и служат источником информации для анализа и оптимизации бизнес-процессов.

В рамках данной статьи мы рассмотрим несколько обязательных журналов, которые необходимо вести в организации. К ним относятся:

• журнал приказов, который фиксирует важные решения и действия руководства
• журнал учета инструктажей, заботящийся о безопасности сотрудников
• журнал учета рабочего времени
• журнал регистрации несчастных случаев
• журнал учета трудовых книжек.

Журнал приказов

Приказы по основной деятельности представляют собой внутренние документы, охватывающие широкий спектр вопросов производственной, организационной и административно-хозяйственной сферы деятельности различных организаций. Независимо от формы собственности или сферы деятельности, эти приказы регулируют важные аспекты, включая хозяйственную деятельность, планирование, отчетность, стратегии продаж и задачи по расширению бизнеса.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не имеет унифицированной формы, и каждая организация разрабатывает его самостоятельно. Однако вы можете использовать готовый шаблон журнала приказов.

Обложка журнала обязательно содержит:

• Название документа
• Даты создания и завершения
• Индекс учетного документа в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в организации.
• Важным разделом являются сведения о лицах, ответственных за заполнение журнала.

В основном разделе фиксируются порядковые номера приказов, их даты, номера и наименования, а также указывается количество листов в каждом приказе.

Дополнительно, в журнале регистрации приказов по основной деятельности отражаются Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие конкретного приказа.

Журнал учета инструктажей по охране труда

Работодатель несет ответственность за обеспечение безопасности и охраны труда своих сотрудников, в соответствии с правилами N 2464. В данном контексте предусмотрены различные виды инструктажей по охране труда, которые обязан проводить работодатель в организации.

В первую очередь, необходим вводный инструктаж по охране труда, который знакомит сотрудников с общими принципами безопасности в организации. Далее, важным является инструктаж по охране труда на рабочем месте, включающий первичный, повторный и внеплановый инструктажи. Также важным моментом является целевой инструктаж по охране труда, который направлен на решение конкретных вопросов, связанных с определенными рабочими задачами или условиями труда.

Проведение всех видов инструктажей и усвоение их сотрудниками фиксируются в специальных журналах проведения инструктажей. Эти журналы являются важной частью системы учета в организации, обеспечивая контроль за соблюдением требований по охране труда и регистрацию соответствующих мероприятий. Они включают в себя информацию о проведенных инструктажах, датах их проведения, а также данные об участниках процесса. Ведение подобных журналов является важным элементом управления безопасностью и охраной труда в организации.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени сотрудников представляет собой важный инструмент на предприятиях с наемным персоналом, несмотря на отсутствие строгих обязательных требований к его ведению. Наличие данного документа способствует эффективному урегулированию вопросов, связанных с отработанными часами, предупреждая возможные недоразумения в трудовых отношениях.

Журнал учета рабочего времени разрешается вести как в электронной, так и в бумажной форме, предоставляя организациям гибкость в выборе удобного формата. Отсутствие единого стандарта оформления дает предприятиям свободу в создании журнала по шаблону, утвержденному внутри компании.

Титульный лист журнала рекомендуется заполнять информацией о наименовании компании, датах открытия и закрытия, а также указанием ответственного сотрудника за ведение. При наличии номенклатуры дел в организации, необходимо предоставить ссылку на индекс журнала в соответствии с учетным документом.

Основная часть журнала представлена в виде таблицы, содержащей следующие данные:

• порядковый номер сотрудника
• его ФИО и должность
• дату и время прихода/ухода
• информацию об опозданиях
• наличие прогулов
• общее отработанное время
• подпись работника.

Журнал учета несчастных случаев на производстве

Согласно статье 230 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый работодатель обязан вести журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Этот документ является неотъемлемой частью системы безопасности труда и требуется при проведении проверок со стороны государственной инспекции труда. Журнал несчастных случаев не только фиксирует произошедшие инциденты, но и отражает принятые меры по их предотвращению.

Заполнение журнала производится специалистом по охране труда или работником, ответственным за охрану труда. В случае отсутствия таких специалистов в штате, обязанность по ведению журнала ложится на работодателя.

Законодательство устанавливает определенные требования к ведению журнала регистрации несчастных случаев. Необходимо пронумеровать все страницы, прошнуровать и пломбировать журнал, а также указать количество листов на последней странице. Записи должны быть четкими и разборчивыми, а внесение информации в журнал следует осуществлять только после окончания расследования и с использованием документально подтвержденных данных.

Журнал учета трудовых книжек

В случае, если в компании присутствует хотя бы один работник, отказавшийся переходить на электронную трудовую книжку, требуется ведение особого учетного журнала. Согласно законодательству, каждый работодатель обязан вести учет бумажных трудовых книжек своих сотрудников с момента заключения трудовых договоров.

Учет бумажных трудовых книжек осуществляется через журнал регистрации трудовых книжек, который заполняется работодателем или уполномоченным лицом, таким как специалист отдела кадров. Бланк книги учета движения трудовых книжек разрабатывается и утверждается самостоятельно работодателем. В нем предусматриваются различные столбцы для удобства использования, включая порядковый номер записи, дату приема сотрудника на работу и получения трудовой книжки, фамилию, имя и отчество работника, серию и номер трудовой книжки, дату и номер приказа о приеме на работу, сумму за бланк (если выдается за деньги), дату выдачи на руки, а также подписи представителя работодателя и работника.

Для того, чтобы вести журналы учета необходимо назначить ответственного за это специалиста по кадрам. Обучить его можно в институте ЕВИДПО. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делопроизводству.

В организации необходимо вести ряд обязательных журналов учета документации для эффективного управления трудовыми процессами и обеспечения безопасности. Ключевые документы включают журнал приказов, учета инструктажей, рабочего времени, регистрации несчастных случаев и трудовых книжек.