Инструкция как отменить ЕФС-1. Заполняем отменяющий отчет

Если вы обнаружили ошибку в ранее предоставленных данных по форме ЕФС-1 для конкретного сотрудника или было отменено какое-либо кадровое мероприятие по этому сотруднику, необходимо составить отменяющую форму ЕФС-1 и отправить ее в СФР только для этого сотрудника.
Процесс заполнения формы ЕФС-1 и внесения исправлений в предыдущие данные регулируется Порядком, утвержденным приказом СФР № 2281.

Полный отчет ЕФС-1, включая все разделы и подразделы, никогда не подается, поскольку для разных типов сведений устанавливаются разные сроки, основания и периодичность предоставления. Следовательно, невозможно полностью отменить отправленный ЕФС-1, так как такого реквизита на титульном листе нет.

Отмена мероприятия или записи производится путем установки знака "X" в специально предназначенном для этого поле. При этом для каждого подраздела существуют свои особенности отмены.

Перед составлением отменяющего мероприятия ЕФС-1 нет необходимости заполнять все разделы и подразделы, так как для различных типов сведений устанавливаются свои сроки, основания и периодичность предоставления.

В титульном листе ЕФС-1 необходимо предоставить основную информацию о компании или индивидуальном предпринимателе (ИП) следующим образом:

1. Регистрационный номер компании или предпринимателя, который присваивается в СФР. Если компания еще не получила регистрационный номер от СФР, следует указать предварительный номер, который был присвоен организации ПФР.
2. Полное наименование организации или фамилия и инициалы предпринимателя без сокращений.
3. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании следует вписывать с начала строки, в последних двух клетках следует поставить прочерки.
4. Код причины постановки на учет (КПП).
5. Коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти данные вносятся только государственными и муниципальными учреждениями при предоставлении информации по подразделу 1.3. Коды могут быть получены на сайте регионального отделения Росстата.
6. Код деятельности организации или ИП по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД).
7. Регистрационный номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН первые две клетки поля следует заполнить символом "0".
8. Номер телефона без пробелов и дополнительных символов. Все виды телефонных номеров следует указывать полностью, включая код города.
9. Адрес электронной почты.

В подразделе 1.1. "Сведения о трудовой и иной деятельности" предусмотрена возможность отмены следующих сведений путем постановки знака "X":

• информации о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки,
• информации о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Укажите в строке "Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки" или "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" дату, которую необходимо отменить, а не дату заполнения текущего отчета.
В таблице, представленной в разделе 1.1. формы ЕФС-1, также предусмотрено специальное поле для отмены соответствующей записи.

В отменяющей форме ЕФС-1 информация записывается в поле "Признак отмены записи" подраздела 1.1.

Если необходимо отменить запись, в это поле ставится знак "X". В таблице "Сведения о трудовой (иной) деятельности" можно отменить следующие кадровые мероприятия путем постановки знака "X" в поле "Признак отмены записи":

• прием на работу,
• увольнение,
• заключение/прекращение договора ГПХ,
• перевод,
• установление/присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации,
• приостановление действия заключенного трудового договора с сохранением рабочего места (согласно ст. 351.7 ТК),
• возобновление действия ранее заключенного трудового договора,
• запрет занимать должность/вид деятельности по решению суда,
• переименование работодателя/страхователя.

Согласно разъяснениям СФР, необходимо подавать отменяющую форму также в случае превращения срочного трудового договора в бессрочный. В таком случае требуется одновременно отменить отчет с кодом вида договора "0.2" и предоставить форму с кадровым мероприятием ПРИЕМ и кодом "0" в графе 5. В разделе "Основание" следует указать реквизиты дополнительного соглашения.

При продлении срочного договора также необходимо сначала отменить первоначальную форму, а затем представить документ с кадровым мероприятием ПРИЕМ и новым кодом договора в графе 5.

Процедура отмены ЕФС-1 при приеме на работу или увольнении не зависит от типа кадрового мероприятия. Заполнение отменяющей формы ЕФС-1 аналогично отмене любых других сведений о трудовой деятельности.

В подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже" в информации о страховом стаже помимо пометки в поле "Отменяющая" также указывается год, за который производится отмена сведений.

Исходя из формы с типом сведений "Отменяющая", данные, учтенные на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) на основе ЕФС-1, за отчетный период, который подлежит корректировке, будут аннулированы.

В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, "Корректирующая" и "Отменяющая") за один и тот же отчетный период по отношению к одному и тому же застрахованному лицу.

Для отмены записи о страховом стаже в подразделе 1.2 выберите отменяющую форму: поставьте "Х" в графе "Тип сведений" напротив слова "Отменяющая". Затем укажите в строке "Корректируемый (отменяемый) период" год, за который была предоставлена неверная информация.
Чтобы подать отменяющий отчет ЕФС-1 Вам необходимо отменить сведения из подраздела 2, и заполнить эти же поля и в нем.

Штрафы

Размер штрафа за ошибки в форме ЕФС-1 зависит от раздела формы, в котором были допущены неточности:

• За ошибки в подразделе 1.1 раздела 1 ответственность несет должностное лицо. Штраф составляет от 300 до 500 рублей.
• Ошибки в подразделах 1.2 и 1.3 раздела 1 влекут штраф для компании. За каждого сотрудника, по которому указаны неправильные данные, предусмотрено взыскание в размере 500 рублей. Должностное лицо также подлежит штрафу на сумму от 300 до 500 рублей.
• Если бухгалтер допустил ошибки в разделе 2, которые привели к уменьшению суммы взносов на травматизм, компания обязана будет уплатить штраф в размере 20–40% от недоплаченной суммы взносов. Должностное лицо также будет оштрафовано на сумму от 300 до 500 рублей.
• Штраф может быть наложен, если организация или индивидуальный предприниматель представят отчет в неправильной форме. Например, если компания с более чем 10 сотрудниками подаст бумажную версию ЕФС-1 вместо электронной, ей придется заплатить штраф в размере 1 тысячи рублей.

Для того, чтобы без ошибок заполнить отчет ЕФС-1, нужно обладать знаниями в бухгалтерском деле. В институте ЕВИДПО есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии.

Если вы обнаружите ошибку в уже представленном отчете ЕФС-1, вам потребуется подать корректировочную форму отчета в Социальный фонд. Однако, если ошибку в отчете обнаружит сам СФР, он может отказать в его приеме и уведомить вас об этом протоколом с кодом ошибки.

Согласно общим правилам, для исправления обнаруженных неточностей необходимо заполнить корректировочную форму отчета ЕФС-1. В такой отчет обязательно включается титульный лист, а также предоставляются отдельные разделы ЕФС-1, содержащие исправленные данные.