ЗВОНОК БЕСПЛАТНЫЙ

Главная страница > База знаний > Инструкция по отчетности ЕФС-1: порядок заполнения, состав, образцы

14.06.2023

Ферезанова Софья

Инструкция по отчетности ЕФС-1: порядок заполнения, состав, образцы

В статье рассмотрим:
- В какие сроки сдавать ЕФС-1
- Как и куда подавать отчет
- Кто сдаёт ЕФС-1
- Как исправить ошибку в ЕФС-1
- Как отменить ЕФС? Отменяющая ЕФС-1

Бухгалтерия

7 мин

C начала 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединятся в единый социальный фонд. В связи с этим объединением, отчетность в эти фонды будет представляться в новой форме, названной ЕФС-1. Эта новая форма включит в себя информацию, ранее представляемую через 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Теперь разберемся, какие изменения произойдут с привычными отчетами и каким образом следует предоставлять ЕФС-1 в соответствии с новыми правилами.

Новая форма отчетности ЕФС-1

С 2023 года введен новый отчет, известный как ЕФС-1, который требуется представлять в Социальный фонд России (далее — СФР). Это ведомство образовалось в результате объединения Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС).

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа, содержащего информацию о страхователе, и двух разделов:

  1. Сведения о трудовой (или иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
  1. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Как можно понять из названий разделов, отчет ЕФС-1 заменит четыре предыдущие формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Последний раз данные отчеты нужно будет представить за периоды 2022 года.

В какие сроки сдавать ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 должен быть представлен за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Последний срок предоставления отчета — 25 число. Однако необходимо заполнять всю форму полностью каждый раз. Сохраняется прежняя периодичность представления отчетности для разделов и подразделов:

Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):

  • При приеме на работу, увольнении, приостановке и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня.
  • При переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным.

Подраздел 1.3 (СИоЗП) — представляется ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным.

Подраздел 3 (ДСВ-3) — представляется ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Раздел 2 (4-ФСС) — представляется ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — представляются ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Подразделы 1.2 и 2 (аналоги СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) должны быть представлены в Социальный фонд России (СФР) впервые уже в 2024 году, до 25 января. Однако существуют особые сроки в определенных случаях. Например, если застрахованное лицо подает заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ должен быть представлен в течение трех рабочих дней после этого. Все такие ситуации перечислены в пункте 4 статьи 11 Федерального закона.

Как и куда подавать отчет

Порядок представления отчета ЕФС-1 остается неизменным. В электронном виде отчет должны представлять работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на гражданско-правовых договорах, превышает 10 человек. Для остальных работодателей остается право выбора формата отчетности: представлять онлайн или на бумаге.

Новую форму отчета необходимо представлять в территориальные органы объединенного Социального фонда России.

Кто сдаёт ЕФС-1

Ответственность за представление отчета ЕФС-1 в социальный фонд России лежит на работодателе. В законодательстве о страховании и порядке заполнения формы не указываются конкретные сотрудники, которые должны быть ответственны за отчетность компании.

Исходя из содержания отчета, логично делегировать заполнение следующим подразделам и разделам:

  • Бухгалтерия отвечает за заполнение частей: подраздел 1.3 (Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), подраздел 3 (ДСВ-3) и раздел 2 (4-ФСС).
  • Кадровый отдел отвечает за заполнение раздела 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), включающего подразделы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ.

Такое делегирование обязанностей обеспечит эффективное и правильное заполнение ЕФС-1.

Как исправить ошибку в ЕФС-1

В случае обнаружения ошибки или другого нарушения при отправке ЕФС-1 в единой форме сведений, необходимо внести соответствующие исправления и представить корректировку в Социальный фонд России (Соцфонд). Вы можете подать отдельный раздел, содержащий исправления. Однако, важно обязательно включить титульный лист в файл отправки.

В протоколах от Социального фонда России (СФР) указаны коды ошибок, которые могут возникнуть в ЕФС-1. По этим кодам вы сможете определить, в чем состоят ошибки в вашем отчете. Коды ошибок разделены на три группы:

  • Группа 20: Некритические нарушения, исправление которых необязательно. В СФР все равно примут отчетные показатели из ЕФС-1.

Для исправления ЕФС-1 при наличии нарушений с кодами 30 и 50 необходимо выполнить следующие действия:

  1. Подготовьте уточняющие показатели и отправьте корректировку ЕФС-1 в территориальный отдел Социального фонда России (СФР).
  1. Порядок исправления ошибок в отчете ЕФС-1 зависит от раздела, в котором была допущена ошибка. Это может быть:
    • Сведения о трудовой деятельности
    • Сведения о страховом стаже
    • Сведения о взносах на травматизм
  1. Вы можете подать корректировку отдельного раздела или нескольких разделов в одной форме, но необходимо приложить титульный лист к отчету.
  1. Для исправления сведений о трудовой деятельности:
    • Отмените неправильные данные.
    • Отправьте титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 раздела 1 в СФР.
    • Заполните поля подраздела 1.1 в зависимости от внесения изменений:
      • Если отменяете ранее указанную дату подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку, укажите нужную дату в соответствующей строке и поставьте "Х" в поле "Признак отмены".
      • Если требуется исправить дату заявления о переходе на электронную трудовую книжку, просто заполните новую дату в соответствующей строке.
      • Если отменяете запись о трудовой деятельности, заполните первую строку подраздела 1.1 так же, как в первоначальном отчете, и поставьте "Х" в поле "Признак отмены записи".
      • Если корректируете запись о трудовой деятельности, отмените неправильные сведения, а затем в следующей строке запишите правильную информацию. В поле "Признак отмены записи" поставьте "Х", а в графе 11 отметьте "Х" для поля "Признак отмены записи".
  1. Для исправления сведений о страховом стаже:
    • Отправьте титульный лист, подраздел 1, подраздел 1.2 раздела 1 и, в некоторых случаях, подраздел 2 раздела 1 в СФР.
    • В подразделе 1.2 заполните поле "Тип сведений" с помощью "Х", указав тип "Корректирующая" для корректировки информации, учтенной на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, или тип "Отменяющая" для отмены сведений.
    • Укажите год исправления или отмены сведений в поле "Корректируемый период".
  1. Если исправление в подразделе 1.2 затрагивает информацию о застрахованных лицах, занятых на работах, указанных в части 1 статьи 30 и статье 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ, уточните также подраздел 2 раздела 1:
    • Отметьте "Х" в поле "Тип сведений" в подразделе 2.
    • Укажите год исправления или отмены сведений в поле "Корректируемый период".
  1. Для исправления сведений о начисленных взносах на травматизм:
    • Если обнаружены ошибки, приведшие к занижению суммы страховых взносов, уточните раздел 2 отчета ЕФС-1.
    • Также выполните корректировку, если информация не была полностью указана или не была отражена в ЕФС-1 согласно пункту 1.1 статьи 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
    • Подайте в СФР титульный лист и раздел 2 ЕФС-1.
    • В разделе 2 укажите номер корректировки, проставив порядковый номер уточнений за отчетный период (001, 002 и так далее).
    • Внесите необходимые исправления в подразделы второго раздела ЕФС-1.
  1. Учтите, что если вы предоставили уточненные сведения после истечения срока уплаты взносов на травматизм, но до того, как узнали о том, что СФР обнаружил ошибку, вас освободят от ответственности. Однако в этом случае необходимо оплатить недоимку и пени до подачи корректировок в Социальный фонд. Также не будет возникать ответственности, если вы уточнили сведения после проведения внеплановой проверки, при которой СФР не обнаружил нарушений.

Ответственность за ошибки в новой форме

Федеральным законом от 01.04.1996 года № 27-ФЗ установлены финансовые санкции для страхователей, которые нарушают порядок представления отчетности по индивидуальному персонифицированному учету. В соответствии с этим законом:

  • За непредставление отчета в срок или представление неполных или недостоверных сведений страхователю будет начислен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо (за исключением сведений о трудовой деятельности).
  • Несоблюдение порядка представления отчета в электронной форме влечет штраф в размере 1000 рублей.

Для нарушений, связанных с разделом 2 (аналогичный 4-ФСС), применяются те же штрафы, что и ранее. Непредставление сведений в срок влечет штраф в размере 5% от начисленной суммы за последние три месяца отчетного периода, но не более 30% и не менее 1000 рублей (в соответствии со статьей 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 года № 125-ФЗ).

С 1 января 2023 года в Федеральный закон № 27-ФЗ были внесены изменения в части применения финансовых санкций (Федеральный закон от 14.07.2022 года № 237-ФЗ). Чтобы избежать этих штрафов, страхователь может:

  • Представить уточненную информацию в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий.
  • Исправить ошибку до обнаружения ее органами фонда.

Предусмотрено послабление - скидка в размере 50% на административный штраф при оплате в течение 10 дней после получения требования. Фонд направит страхователю требование об уплате штрафа в течение 20 дней.

Как отменить ЕФС? Отменяющая ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 никогда не представляется в полном объеме со всеми разделами и подразделами, так как для каждой информации установлены отдельные сроки и основания предоставления, а также периодичность. Полностью отозвать уже отправленный отчет ЕФС-1 невозможно, так как такой вариант не предусмотрен на титульном листе.

Для отмены определенного мероприятия или записи необходимо поставить символ "X" в соответствующем поле, предназначенном для этой цели. При этом отмена имеет свои особенности для каждого подраздела.

Подраздел 1.1:

Для сведений о трудовой и другой деятельности отмена производится следующим образом:

  • Отметить, что было подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ);
  • Отметить, что было подано заявление о выдаче электронных сведений о трудовой деятельности (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса);
  • Отменить сведения о кадровом мероприятии или изменении.

При этом в поле "Дата подачи" заявления следует указать дату, которая была указана ранее.

В случае отмены последнего варианта могут возникнуть следующие ситуации:

  • Прием на работу;
  • Увольнение;
  • Заключение или прекращение договора гражданско-правового характера (ГПХ);
  • Перевод;
  • Изменение наименования работодателя или страхователя;
  • Установление или присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
  • Запрет занимать должность или вид деятельности по приговору суда;
  • Приостановление действия ранее заключенного трудового договора с сохранением рабочего места работника (в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса);
  • Возобновление действия ранее заключенного трудового договора.

Если необходимо отменить запись о трудовой или другой деятельности в ранее представленных сведениях о сотруднике, заполняется раздел 1.1 в полном соответствии с изначальными сведениями, которые требуется отменить.

Однако, если нужно просто исправить ранее представленные сведения, следует сначала отменить их аналогично и только потом в следующей строке заполнить скорректированные сведения.

Подраздел 1.2:

В сведениях о страховом стаже, помимо пометки в поле "Отменяющая", необходимо указать год, за который отменяются соответствующие сведения.

На основании сведений с формой "Отменяющая", данные, учтенные на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) в рамках ЕФС-1 за соответствующий отчетный период, будут отменены.

В одной форме ЕФС-1 не может быть одновременно данные разного типа (например, "Корректирующая" и "Отменяющая") за один и тот же отчетный период для одного застрахованного лица.

Подраздел 1.3:

В сведениях о зарплате и условиях деятельности работников государственных и муниципальных учреждений необходимо указать также месяц, за который отменяются представленные сведения.

Подраздел 2:

При указании соответствующего года отменяется основание для учета данных о периодах работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию.

В правилах четко указано, что форма с типом "Отменяющая" должна быть представлена в случае необходимости отмены данных, относящихся к подразделу 2 раздела 1 с типом "Исходная".

Последующие разделы

Отчет в подразделе 3, содержащий сведения о застрахованных, на которых начислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и взносы работодателя уплачены, не может быть отменен.

В разделе 2, который содержит информацию о начисленных взносах на травматизм, отмена отчета не предусмотрена. Вместо этого, предусмотрена корректировка с использованием принципа: 000 - исходная версия, 001 и так далее - номера корректировок.

Где обучиться на бухгалтера

Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по бухучету. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке

Посмотрите курсы обучения
Бухгалтерия

У нас Вы найдете 21 курс(ов)
по направлению

Бухгалтерия

АНО ДПО «Единый всероссийский институт
дополнительного профессионального образования»

ИНН 3528313790
ОГРН 1203500006346

162602, Вологодская обл., г. Череповец, ул. Карла Либкнехта, д. 40
Режим работы: пн-пт с 10:00 до 18:00

© АНО ДПО «ЕВИДПО». 2020-2022гг.