Инструкция по участию в тендерах: Виды закупок и документы для начинающих

Участие в государственных и коммерческих закупках — это реальная возможность для компаний и индивидуальных предпринимателей существенно расширить свои деловые горизонты.

Закупки охватывают самые разные сферы и регионы, обеспечивая стабильный приток заказов и финансовых поступлений.

Для тех, кто только начинает свой путь в этом направлении, важно понимать, что участие в тендерах требует не только знания законодательства, но и тщательной подготовки. Каждый этап — от оформления документов до подачи заявки — имеет свои особенности, которые могут повлиять на результат участия.

Компании с государственным участием, будь то частичное или полное, обязаны организовывать тендеры для закупки товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Такие закупки проводятся в самых разных сферах и регионах, средства на них выделяются из бюджета, а для малого бизнеса предусмотрены квоты. Это отличная возможность для развития бизнеса.

Заказчики могут размещать закупки различными способами, в зависимости от критериев отбора поставщиков. При этом государством установлено, что часть товаров должна закупаться исключительно через аукцион.

Закупки подразделяются на три основные категории в зависимости от типа заказчиков.

Госзакупки по 44-ФЗ проводятся всеми государственными и муниципальными организациями, финансируемыми из бюджета. Например, больницами, школами, детскими садами, городскими администрациями и другими учреждениями.

Процедура тендеров строго регламентирована государством. Заказчик сначала публикует план закупок, а затем уведомляет участников о начале тендера или приглашает их к участию. Поставщики готовят и подают свои заявки, изучив извещение, собрав необходимые документы и описав свой товар, работу или услугу таким образом, чтобы они соответствовали требованиям заказчика.

Победителем становится тот, кто предложит самую низкую цену или наилучшие условия по установленным критериям (таким как цена, опыт, квалификация и т. д.). Закупка считается завершённой, когда контракт подписан, все обязательства выполнены, и исполнитель получил оплату.

Тендеры по 223-ФЗ проводятся:

• компаниями с государственной долей более 50%, а также их дочерними и внучатыми предприятиями;
• естественными монополиями, такими как нефтегазовые компании и РЖД;
• организациями, ведущими регулируемые виды деятельности, включая энергетику и водоснабжение;
• бюджетными учреждениями, которые осуществляют закупки за счёт грантов, субподрядов и собственных средств.

223-ФЗ предоставляет больше свободы в проведении закупок. Организация может выбрать любую электронную торговую площадку (ЭТП), устанавливать свои критерии отбора и сроки проведения закупок.

Исключение составляют закупки у малого и среднего бизнеса (МСП), которые должны проводиться на федеральных ЭТП одним из четырёх способов: аукцион, конкурс, запрос котировок или предложений.

Коммерческие закупки проводятся частными компаниями. Специальных законов, регулирующих действия коммерческих заказчиков, не существует. Они самостоятельно определяют правила закупок и требования к поставщикам, ориентируясь на нормы Гражданского кодекса и собственные положения о закупке.

Чтобы индивидуальные предприниматели и общества с ограниченной ответственностью могли участвовать в тендерах, необходимо подготовить определённый пакет документов для закупок. Вот что потребуется по 44-ФЗ:

• уставные документы;
• документы, подтверждающие полномочия генерального директора;
• решение об одобрении крупной сделки (подробнее: образец решения об одобрении крупной сделки для одного или нескольких учредителей);
• декларация о соответствии общим требованиям к участникам закупок (подробнее: образец декларации о соответствии участника);
• данные о банковском счёте, на который будет переведена оплата за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги;
• лицензии, если деятельность организации требует лицензирования (подробнее: как проверить лицензию участника закупки);
• свидетельство СРО, если законодательство требует обязательного членства в СРО (подробнее: требования в закупках для участников СРО).

Также могут потребоваться копии выполненных договоров и актов, документы о квалификации сотрудников, справки об отсутствии задолженности по налогам и сборам.

Закупки по 44-ФЗ обязательно публикуются в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) и дублируются на одной из восьми федеральных электронных площадок:

• Сбербанк-АСТ
• ZakazRF
• Росэлторг
• РТС-Тендер
• Фабрикант
• Российский аукционный дом
• ЭТП ГПБ
• ТЭК-Торг

Тендеры по 223-ФЗ также размещаются в ЕИС и на электронных площадках, соответствующих требованиям заказчика. Заказчик может не публиковать тендер в ЕИС, если:

• цена закупки не превышает 100 000 руб.;
• цена закупки не превышает 500 000 руб., а годовой оборот заказчика составляет более 5 млрд руб.

Коммерческие закупки публикуются по усмотрению заказчика на его сайте или на коммерческих торговых площадках:

• ЕИС — здесь размещаются все закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Закупки на сумму от 100 до 500 тыс. руб. публикуются по усмотрению заказчика.
• Федеральные ЭТП — все электронные закупки по 44-ФЗ и закупки для малого и среднего бизнеса по 223-ФЗ проводятся на этих площадках.
• Коммерческие ЭТП — здесь размещаются и проводятся коммерческие закупки, а также некоторые закупки по 223-ФЗ.
• Контур.Закупки — сервис для поиска и анализа тендеров, где можно найти все госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также коммерческие тендеры с более чем 300 ЭТП.

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой ключ, записанный на флешку, который подтверждает полномочия пользователя.

Федеральная налоговая служба выдает такие ключи бесплатно для руководителей и индивидуальных предпринимателей, однако за носитель и программу КриптоПро придется заплатить.

Для сотрудников подписи получают в аккредитованных удостоверяющих центрах, признанных Минкомсвязью. Стоимость ЭП для участия в торгах на всех восьми площадках составляет примерно 5000 рублей в год.

По истечении срока действия подписи её необходимо обновить. Для этого подается заявка в удостоверяющий центр с необходимым комплектом документов, а услуга занимает 2–3 дня.

Участие в торгах

Шаг 1. Открытие спецсчета
Если документация требует обеспечения заявки, потребуется открыть специальный счет по 44-ФЗ. Ранее средства для обеспечения заявки размещались на торговом счете электронной площадки, но теперь необходимо открыть отдельный счет в банке.

На этом счете будут находиться средства для обеспечения заявки, и с него же будут списываться деньги за победу в тендере. Мы подготовили пошаговую инструкцию и собрали информацию об условиях открытия спецсчетов в разных банках.

Шаг 2. Подготовка и подача заявки
Заявка на участие — это комплект документов в электронной или бумажной форме, подготовленный в соответствии с требованиями закупочной документации.

Все документы должны быть заверены уполномоченным лицом участника и содержать достоверную информацию. В случае участия в электронном аукционе заявка подается через электронную площадку.

Важно подать её до истечения указанного в документации срока, так как заявки, поданные позже, не рассматриваются. С октября 2023 года техническое задание и заявка должны составляться в структурированном виде.

Если требуется обеспечение заявки, участник должен перечислить соответствующую сумму на специальный счет перед подачей заявки.

Шаг 3. Подписание контракта
После победы в тендерах работа с документами продолжается. Заказчик отправляет проект контракта, и, например, для электронного аукциона на это отведено 2 календарных дня.

У победителя есть 5 рабочих дней на ознакомление с проектом.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения, срокам оплаты и штрафам. Согласно ст. 51 44-ФЗ, поставщик может один раз отправить протокол разногласий, но изменения допускаются не во всех положениях.

Подавая заявку, вы соглашаетесь со всеми условиями закупочной документации, включая условия исполнения контракта.

Результаты торгов

Если вы выиграли, подпишите контракт в установленные законом сроки.

Если не выиграли, изучите итоговый протокол закупки, чтобы узнать:

• сколько было участников;
• какие цены предлагали конкуренты;
• на сколько процентов снизилась начальная цена.

В случае участия в закупке по 44-ФЗ вы узнаете победителя после заключения контракта и публикации документа в ЕИС. Определив победителя, можно проанализировать, насколько часто он выигрывает закупки у данного заказчика, предлагает ли конкурентные цены, и есть ли подозрения на сговор. Если есть сомнения, возможно, стоит отказаться от участия в закупках этого заказчика в будущем.

Анализируя результаты конкурса, вы сможете понять, по каким критериям уступили. Это позволит скорректировать стратегию участия в следующих тендерах.

Все участники тендера по 44 и 223-ФЗ имеют право обжаловать итоги в ФАС в течение пяти и десяти дней соответственно после объявления результатов.

Если будут обнаружены серьезные нарушения, итоги закупки могут быть аннулированы.

Начать путь в мире госзакупок может показаться сложным, особенно если вы никогда не сталкивались с этой сферой. Необходимо учитывать множество нюансов — от подготовки документов до получения электронной подписи и открытия специального счета.

Также важно понимать, как правильно подавать заявки и анализировать конкурентов, чтобы добиться успеха в тендерах. Этот процесс требует знаний и подготовки, и для новичков важно тщательно ознакомиться с каждым этапом.

Если вы хотите углубить свои знания и повысить квалификацию в закупочной деятельности, мы предлагаем уникальную возможность обучения. В ЕВИДПО есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по закупочной деятельности. Обучение проходит онлайн, а для групп предоставляем скидки!

1. Важно детально разобраться в законах 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые регулируют госзакупки. Это поможет избежать ошибок и понять правила игры.
2. Участие в тендерах требует полного комплекта документов. Сюда входят уставные документы, лицензии (если требуется), а также подтверждения квалификации сотрудников. Важно, чтобы все документы были актуальными и соответствовали требованиям заказчика.
3. Электронная подпись необходима для участия в электронных торгах. Её можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре, а затем использовать для подписания контрактов на всех восьми федеральных площадках.
4. Для обеспечения заявки на участие в тендере может потребоваться специальный банковский счет. Нужно заранее выбрать банк, условия которого вам подходят.
5. Заявка должна быть подготовлена с учётом всех требований тендерной документации. Опоздание с подачей заявки приведет к автоматическому отклонению.
6. Если не удалось выиграть тендер, изучите причины и проанализируйте действия конкурентов. Это поможет скорректировать стратегию для будущих закупок.
7. Избегайте попадания в реестр недобросовестных поставщиков. Соблюдение всех условий контракта и правильная работа с документацией поможет избежать включения в этот реестр, что крайне важно для дальнейшего успешного участия в закупках​.