Инструкция: Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника

С начала 2023 года обязанность по предоставлению отчетов в Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования России была упразднена для работодателей.
Вместо этих органов теперь действует единый Социальный фонд России. Также произошли изменения в порядке отчетности и перечне документов: вместо ряда прежних бланков, которые ранее заполняли бухгалтеры, теперь используется форма ЕФС-1.
Подробнее о новой форме рассказали в статье - https://clck.ru/37HmUz

При увольнении сотрудника сдать ЕФС-1 нужно не позднее следующего рабочего дня.
Это значит, что если работника уволили 18 мая 2023 года, отправить документ необходимо 18 или 19 мая.

Если же сотрудника уволили накануне выходных, срок сдачи ЕФС-1 сдвигается. Например, если увольнение произошло 5 мая 2023 года, то отправить форму нужно 5 или 10 мая, потому что с 6 по 9 мая были выходные.

Социальный фонд России (СФР) принимает от работодателей форму ЕФС-1 как на бумаге, так и в электронной форме.
Однако отправку бумажного отчета имеют право осуществлять только те компании и индивидуальные предприниматели, которые имеют штат не более 10 сотрудников.

При заполнении бумажной формы ЕФС-1 необходимо использовать синие, фиолетовые или чёрные чернила. Запрещено зачеркивать или вносить исправления с использованием "штрихов" и "замазок".

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, которые наняли и застраховали более 10 работников, обязательна электронная подача ЕФС-1. Если отчеты предоставляет руководитель компании, необходимо получить на его имя усиленную квалифицированную электронную подпись.

В случае, если отчетность подаёт бухгалтер или другой сотрудник предприятия, с 1 сентября 2023 года ему потребуется использовать личную квалифицированную электронную подпись и предоставить машиночитаемую доверенность от руководителя.

При задержке в предоставлении отчета после увольнения сотрудника, в случае ошибок в документе или неправильного способа представления, возможно наложение штрафа в соответствии с Федеральным законом № 27-ФЗ:

1. Задержка и ошибки: штраф в размере 500 рублей за каждого уволенного сотрудника или подрядчика.
2. Неправильный способ представления (например, подача на бумаге вместо электронного варианта): штраф в размере 1 000 рублей.

Возможно избежать штрафа или уменьшить его. При выявлении ошибок рекомендуется отправить скорректированный отчет.

В случае получения требования от налоговой об исправлении ошибки, рекомендуется представить уточненку не позднее чем через 5 рабочих дней с момента получения требования.

Чтобы передать информацию об увольнении штатного сотрудника или разрыве договора с подрядчиком, необходимо заполнить только определенные разделы формы ЕФС-1:

1. Титульный лист.
2. Подраздел 1 в первом разделе.
3. Подраздел 1.1 в первом разделе.

Процедура увольнения представляет собой относительно простую задачу, требующую заполнения информации организации, сотруднике и нескольких полей таблицы.

Титульный лист: Информацию на титульном листе вносят независимо от содержания формы ЕФС-1. Код отчетного периода не указывается, поскольку "под обложкой" могут быть отчеты за разные периоды.
На титульном листе ЕФС-1 следует указать следующие данные:

1. Регистрационный номер, присвоенный компании в СФР.
2. Наименование компании или обособленного подразделения (сокращенное или полное наименование на выбор).
3. ИНН и КПП работодателя. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) заполняются все ячейки графы ИНН, в то время как юридические лица ставят прочерки в последних двух ячейках.
4. ОКВЭД работодателя, который можно узнать у бухгалтерии, представляя собой код из статистических документов.
5. ОГРН или ОГРНИП. Для ИП заполняются все ячейки, начиная с первой; компании начинают с двух нулей, а затем указывают ОГРН.
6. Телефон ответственного сотрудника.
7. Электронный адрес.

Коды статистики применяются только к государственным и муниципальным учреждениям.

Подраздел 1. "Сведения о трудовой деятельности": Следующим шагом передаются сведения о человеке, который уволился или прекратил договор с работодателем. В первом подразделе вносятся имя, дата рождения, СНИЛС и ИНН уволенного.

Затем указываются годы статуса на территории России и гражданская принадлежность:

• ГРФ — россиянин или россиянка;
• ПЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, постоянно проживающее в России;
• ВЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно проживающее в России;
• ВПИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно пребывающее в России, если он не высококвалифицированный специалист;
• ВКС — высококвалифицированный специалист, временно пребывающий в России.

В трех клетках для кода страны проставляют код 643 для российских граждан, три нуля для лиц без гражданства, а коды других стран уточняются в Порядке заполнения отчета (утв. постановлениями ПФР № №246п).

Подраздел 1.1: Перед таблицей, посвященной кадровым мероприятиям, есть две строки о трудовой книжке. Если работник подал заявление о ведении трудовой только в электронном виде, указывается дата заявления. Если сотрудник запросил выписку о трудовой деятельности, во второй строке указывается дата заявления на выписку. В полях "Признак отмены" ставится "Х", если ранее была ошибка при отправке информации по этим строкам.

Далее следует таблица из 11 граф, в которой указываются сведения об увольнении.

1. В графе 1 указывается номер мероприятия, в графе 2 — дата увольнения (последний рабочий день для разрыва трудового договора или дата окончания работ для договора ГПХ).
2. В графе 3 указывается код кадрового мероприятия: "УВОЛЬНЕНИЕ" при расторжении трудового договора, "ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ" при завершении договора ГПХ.
3. В графе 4 ставится код территориальных условий труда: "РКС" — для районов Крайнего Севера, "МКС" — для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера.
4. В графе 5 указывается должность или профессия уволенного штатного сотрудника, согласно штатному расписанию. Для совместителей также делается отметка. Для подрядчиков графа остается пустой.
5. В графе 6 по штатным сотрудникам указывается код выполняемой функции из пяти знаков согласно Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Для подрядчиков указывается вид договора: "ДГПХ", "ДАВТ", "ДОИП", "ИЗЛД", "ЛДПИ".
6. В графе 7 указывается причина увольнения в виде кода, согласно классификатору, приложенному к Порядку заполнения.
7. В графе 8 указываются реквизиты документа, на основании которого уволен штатный сотрудник (приказ, распоряжение, протокол). Для подрядчиков указываются реквизиты договора ГПХ.
8. В графе 9 указывается дата документа, на основании которого уволен сотрудник, или дата расторжения договора ГПХ.
9. В графе 10 ставится номер этого документа-основания или номер договора ГПХ (без самого значка "№").
10. Графа 11 используется для отмены сведений, переданных в более раннем отчете: в этом случае ставится отметка "Х".

Код причин для увольнения:

• п3ч1с77тк — прекращение трудового договора по инициативе работника;
• п1ч1с77тк — прекращение договора по соглашению сторон;
• п1ч1с81тк — прекращение договора по инициативе работодателя из-за ликвидации компании.

Причины увольнения работника и соответствующие коды в графе 7 подраздела 1.1 ЕФС-1

Истёк срок трудового договора

Код: п2ч1с77тк
Описание: Трудовой договор завершен в связи с истечением срока его действия в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 77 ТК РФ.

Сотрудник сам захотел уволиться

Код: п3ч1с77тк
Описание: Трудовой договор прекращен по инициативе работника в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 ТК РФ.

Увольнение по соглашению сторон

Код: п1ч1с77тк
Описание: Трудовой договор завершен по обоюдному согласию сторон в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 77 ТК РФ.

Сотрудник попал под сокращение

Код: п2ч1с81тк
Описание: Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации или индивидуального предпринимателя согласно пункту 2 части первой статьи 81 ТК РФ.

Работник не выполнял трудовые обязанности

Код: п5ч1с81тк
Описание: Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с многократным неисполнением работником трудовых обязанностей без уважительных причин в соответствии с пунктом 5 части первой статьи 81 ТК РФ.

Соблюдение данных норм и правил является ключевым аспектом успешной отчетности перед Социальным фондом России, а также позволяет избежать возможных штрафов и обеспечивает соблюдение требований действующего законодательства.
Мы рекомендуем обучить сотрудника, который будет ответственен за своевременно отправленный и корректно заполненный отчет ЕФС-1.
ЕВИДПО предлагает более 20 курсов по бухгалтерскому учету. Обучение проходит онлайн и с выдачей диплома государственного образца!

Бумажный отчет имеет свои особенности для малых компаний, в то время как крупные организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать электронный формат.
Соблюдение данных норм и правил является ключевым аспектом успешной отчетности перед Социальным фондом России, а также позволяет избежать возможных штрафов и обеспечивает соблюдение требований действующего законодательства.