Инструкция: Как заполнить отчет СЗВ-К в 2024 году

В отчете СЗВ-К содержится информация о трудовом стаже лица, застрахованного на момент регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Поскольку данная форма касается индивидуальной учетной записи, ее предоставление обязательно в отношении физических лиц, с которыми заключены трудовые и гражданско-правовые договоры, подразумевающие начисление страховых взносов (согласно п. 1 ст. 8 № 27-ФЗ).

Страхователям предписано представлять эту форму только в особых случаях, а именно, если социальный фонд запросил информацию о трудовом стаже застрахованного лица.

Такие запросы делаются, если в базе СФР отсутствует необходимая информация за период до 01.01.2002 года, либо если страхователь осуществляет деятельность на территории Республики Крым или города Севастополя.

Заполнение отчета СЗВ-К осуществляется только после запроса ПФР. Он редко запрашивает предоставление отчетов по форме СЗВ-К, поскольку большая часть необходимой информации уже собрана. Запросы могут возникнуть лишь для внесения коррекций или уточнений, например, когда сотрудник скоро станет пенсионером.

Отчет формируется для всех сотрудников, за исключением совместителей. Информация в СЗВ-К заполняется на основе данных из трудовых книжек и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

Трудовые книжки совместителей учитываются на основном месте работы. Также отчет не предоставляется по сотрудникам, у которых не было трудового стажа до 2002 года.

Заполненную форму о трудовом стаже необходимо представить в территориальный отдел СФР. Единых сроков для сдачи отчета не установлено.
Дату, до которой требуется предоставить СЗВ-К, указывает сотрудник Социального фонда в запросе, который необходимо строго соблюдать.

Онлайн заполнение формы СЗВ-К не предусмотрено. Отчет подается в электронном формате.

Электронный отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и направляется в территориальный Соцфонд по технологическому каналу связи.

Но!!! Если в предыдущем отчетном периоде численность работников у страхователя была менее 10 человек, у него есть право подать СЗВ-К в любой форме — как на бумаге, так и в электронном виде.
В случае превышения численности сотрудников более чем 10 человек, требуется предоставлять отчет исключительно в электронной форме.

Поскольку СЗВ-К не сдаются по итогам отчетного периода, эти правила не распространяются на этот вид отчетности. Тем не менее, эксперты СФР рекомендуют представлять СЗВ-К исключительно в электронном виде, поскольку электронные данные обрабатываются более оперативно и поступают на индивидуальный лицевой счет работника.

Форма СЗВ-К заполняется на основе данных из трудовой книжки сотрудника. В случае отсутствия книжки можно использовать другие документы, подтверждающие стаж специалиста, такие как:

• трудовые договоры,
• лицевые счета,
• ведомости на выдачу заработной платы,
• справки с предыдущих мест работы,
• военный билет,
• и другие.

Перейдем к заполнению отчета. В верхней правой части формы есть поле "Тип формы" с тремя вариантами:

• "Исходная" для первичной подачи данных о сотруднике,
• "Корректирующая" для исправления ошибок в предыдущей форме,
• "Отменяющая" для отмены ранее поданных сведений.

В левой верхней части указываются персональные данные и страховой номер сотрудника. Формат даты рождения следующий: месяц словом, а число и год цифрами.

Раздел "Место и период работы" заполняется хронологически. Данные вносятся до 01.01.2002 г. с указанием названия организации, где работал сотрудник. В поле "Вид (код) деятельности" указывают "Работа" или "Служба". Периоды накладывающихся работ указываются в хронологическом порядке.

Периоды в отчете СЗВ-К, засчитываемые в трудовой стаж:

• служба в армии,
• получение пособий,
• уход за ребенком,
• участие в общественных работах.

Для службы в армии указываются срок службы, звание, и номер воинской части, но только если служба закончилась до 1 января 2002 года.

Раздел "Выслуга лет" содержит сведения о выслуге лет в зависимости от кода основания выслуги лет. Если условия включения периода в выслугу лет определены нормативными документами, данные заполняются по календарным годам.

Нужна ли опись документов?
Отчет необходимо направлять в СФР с приложенной описью документов АДВ-6-1. Это обязательное требование, и в случае его несоблюдения отказывают в приеме документов. При подаче нескольких СЗВ-К рекомендуется сгруппировать их в отдельные пакеты с соответствующей описью АДВ-6-1 для каждого пакета.

В случае отсутствия трудового стажа у сотрудников, на которых поступил запрос от СФР в рамках СЗВ-К, следует предоставить ответное письмо, указывающее, что по указанным работникам отсутствуют необходимые сведения, и дать пояснение причин этого отсутствия.
Если запрос касается лиц, которые уже не являются сотрудниками вашей компании, также рекомендуется предоставить разъяснительное письмо.

Штрафы

В случае, если страхователь не предоставит информацию в указанный срок или откажется ее предоставлять, Пенсионный фонд имеет право на наложение штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 15.33.2 КоАП РФ. Такой же штраф применяется и к индивидуальным предпринимателям.

Штраф может быть наложен за каждый непредставленный документ. Например, если поступил запрос на информацию по 10 сотрудникам, и компания не предоставила ни одного документа, директор может быть облагаем финансовой ответственностью в пределах от 3 000 до 5 000 рублей.

Сотрудник, не предоставивший необходимые сведения Пенсионному фонду, может быть подвергнут дисциплинарным мерам, таким как замечание или выговор. В случае ущерба, вызванного непредоставлением документов, страхователь несет ответственность согласно статье 25 № 173-ФЗ, и компания обязана возместить ущерб фонду.

Чтобы не получить штраф от ПФР, рекомендуем обучить сотрудника, который будет ответственен за предоставление отчета СВЗ-К в нужные сроки. В ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делопроизводству. Обучение проходит дистанционно, а для групп предусмотрены скидки!

Отчет СЗВ-К требуется отправлять в СФР с сопроводительной описью документов АДВ-6-1. Это обязательное условие при подаче, и его невыполнение может привести к отказу в приеме документов.
Рекомендуется группировать несколько СЗВ-К в отдельные пакеты, каждый с собственной описью АДВ-6-1.
В случае невозможности предоставить данные, необходимо направить соответствующее письмо. В противном случае ПФР может оштрафовать.