Инструкция: Как заполнить путевой лист в 2024 году. Шаблоны документов и основные изменения

Путевой лист помогает ведению учета пройденных расстояний и является основанием для подтверждения расходов и контроля за использованием автомобиля. Важно заполнять путевой лист правильно, чтобы избежать штрафов и проблем с органами контроля.

В соответствии с Приказом Минтранса № 390 с 1 марта 2023 года были внесены следующие изменения:

• Название и номер путевого листа больше не являются обязательными реквизитами, за исключением случаев, когда путевой лист используется в качестве первичного документа для подтверждения расходов.
• Вместо информации о собственнике автомобиля теперь требуется указывать данные о компании или предпринимателе, выдавшем путевой лист.
• Заполнение разделов о видах перевозок и сообщениях осуществляется по новым правилам.
• Медицинские работники и технические специалисты могут подписывать электронный путевой лист своей усиленной КЭП/НЭП.
• Журнал заполнения путевых листов перестал быть обязательным, его ведение остается на усмотрение компаний. В случае ведения такого журнала, его страницы должны быть распечатаны, прошнурованы и пронумерованы.

В соответствии с Приказом ФНС № ЕД-7-26/116@ с 11 марта 2023 года было введено еще одно важное изменение: появился электронный формат путевого листа.

В настоящее время применение электронного путевого листа является правом, а не обязанностью: организации и индивидуальные предприниматели могут выбирать между бумажным и электронным форматами документа.

Электронный путевой лист содержит:

1. Информацию о рейсе и его особенностях;
2. Результаты предсменного и предрейсового медосмотра;
3. Показания одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя;
4. Показания одометра при заезде машины на парковку или при передаче другому водителю.

Электронный лист оформляется через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД — госсистему электронных перевозочных документов. Электронный лист подписывается УКЭП или УНЭП.

Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции также можно показать электронный путевой лист.

В соответствии с Приказом Минтранса № 159 с 1 сентября 2023 года были внесены следующие изменения:

• В сведениях о водителе дополнительно требуется указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения.
• Путевой лист может быть оформлен на один рейс, если его продолжительность превышает рабочий день водителя, либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня у водителя выполняется ряд рейсов.
• Разрешено вносить изменения в сведения о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов и их регистрационных номерах в электронном путевом листе.

В соответствии с приказом Минтранса № 390 оформлять путевые листы могут организации и ИП для каждого транспортного средства, которое перемещается по дорогам в городских, пригородных и междугородных маршрутах.

Эти организации и ИП должны:

• Быть собственниками или владельцами транспортных средств;
• Использовать указанные транспортные средства для перевозки пассажиров и грузов, независимо от того, является ли перевозка коммерческой или осуществляется для собственных нужд.

Путевой лист не требуется для транспортных средств, не покидающих территорию предприятия, например, для автопогрузчиков, используемых исключительно на складе компании.

Оформление путевого листа производится до отправки транспортного средства на маршрут.

Собственниками транспортных средств могут быть организации и ИП, приобретшие транспортное средство по договору купли-продажи или получившие его в собственность по другим основаниям.

Владельцы транспортных средств, в свою очередь, могут быть организациями и ИП, получившими транспортное средство во владение на праве хозяйственного ведения, праве оперативного управления или на других законных основаниях, таких как аренда, лизинг, доверенность на управление и т.д.

Продолжительность срока действия путевого листа зависит от продолжительности рейсов. Путевой лист может быть выдан:

• На один день для кратких рейсов, осуществляемых в течение одного календарного дня.
• На период, превышающий один день (неделя, месяц и т. д.), если продолжительность рейса превышает один день.

Под рейсом понимается маршрут движения транспортного средства от места стоянки на парковке до места назначения и обратно.

Для путевых листов на один день следует:

• Оформлять или формировать путевой лист до отправки транспортного средства на маршрут.
• Создавать отдельный путевой лист на каждый календарный день.
• В случае совершения нескольких рейсов на одном транспортном средстве в течение одного дня, допускается выдача одного путевого листа на все эти рейсы в соответствии с п. 11 приказа Минтранса № 390.

Проверки путевых листов компаний с автотранспортом осуществляются Ространснадзором. Они проводят как плановые, так и внеплановые проверки.

Перед началом проверки они всегда уведомляют проверяемую организацию, предоставляя предупреждение за 3 дня до плановой проверки и за 1 день до внеплановой.

В рамках проверок рассматриваются следующие документы:

• Путевые листы за предшествующие 3 месяца;
• Личные карточки водителей;
• Документы, подтверждающие аттестацию водителей и транспортных средств;
• Журналы учета проведенных контрольных мероприятий;
• Процедуры, связанные с обеспечением безопасности дорожного движения;
• Обеспечение медицинского наблюдения за здоровьем водителей;
• Проведение предрейсовых осмотров;
• Квалификация сотрудников;
• Проведение технического осмотра транспортных средств;
• Состояние автопарка;
• Соблюдение экологических норм в отношении транспортных средств;
• Документы, запрошенные инспектором.

Когда вы получаете уведомление о предстоящей проверке, это сигнализирует о необходимости подготовки к ней. Если у вас отсутствуют какие-либо документы, которые могут быть проверены инспекцией, важно немедленно заполнить их.

После проведения проверки Ространснадзором составляется акт. В случае выявления нарушений в акт включаются копии соответствующих документов, в которых эти нарушения обнаружены. В приложении к акту описываются этапы проверки.

После заполнения акта он передается на подписание руководителю организации. Подписание акта руководителем означает его согласие с выявленными нарушениями в ходе проверки.

Наименование и номер

В начале путевого листа укажите его наименование - "Путевой лист" и тип транспортного средства, для которого он составлен.
Каждый путевой лист следует пронумеровать в хронологическом порядке.

Срок действия

• При коротких рейсах в рамках одного дня, укажите срок действия, равный одному дню.
• При рейсах продолжительностью более одного дня, укажите срок действия, соответствующий продолжительности рейса.
• Для более продолжительного периода, укажите срок действия (неделя, месяц и т.д.).

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Укажите данные организации или предпринимателя, владеющего транспортным средством.

Для организации:

• наименование,
• организационно-правовая форма,
• адрес,
• телефон,
• ОГРН.

Для ИП:

• ФИО
• адрес,
• телефон,
• ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве

Укажите:

• тип транспортного средства,
• его марку,
• номерной знак,
• другие идентификационные данные.

Если вы используете грузовой автомобиль с прицепом, укажите модель прицепа. Обязательно укажите государственный номер как на автомобиле, так и на прицепе.

Показания одометра

Запишите показания одометра перед выездом и после возвращения транспортного средства. Указывайте пробег в полных километрах.

Дата и время выезда и возвращения

Укажите точное время выезда с парковки, возвращения на парковку и прибытия в место назначения.

Сведения о контроле технического состояния

Запишите результаты осмотра транспортного средства, включая:

• ФИО ответственного за БДД,
• дату и время осмотра ТС,
• разрешение на выпуск на линию.

Сведения о водителе

Укажите ФИО водителя и, при необходимости, номер его водительского удостоверения.

Сведения о медосмотре

Укажите дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.

Сведения о перевозке

Выберите тип сообщения:

1. Городское сообщение;
2. Пригородное сообщение;
3. Междугородное сообщение;
4. Международное сообщение.

Виды перевозки бывают:

1. Регулярные перевозки пассажиров и багажа;
2. Перевозки пассажиров и багажа по заказам;
3. Перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
4. Перевозка для собственных нужд;
5. Перевозка грузов;
6. Организованная перевозка группы детей.

Сведения о маршруте

Заполните информацию о маршруте на основе данных систем учета и контроля за перемещением транспортных средств.

Подпись

Путевой лист подписывают водитель и ответственный сотрудник за составление путевых листов. Укажите Ф.И.О. водителя и уполномоченного сотрудника.

Печать

Если заполнение путевого листа происходит на бумаге, специалисты подписываются вручную.
Если используется электронный путевой лист, необходимы усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП или УНЭП) соответствующих сотрудников.

Что будет за отсутствие путевого листа

1. Отсутствие путевого листа:

• Для водителя - 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП);
• Для должностных лиц - 20 000 рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП);
• Для организаций и ИП - 100 000 рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП).

2. За отсутствие подтверждения фактического использования транспорта в путевом листе штраф в размере 20 процентов от доначисленной суммы налога (ст. 122 НК).

3. Отсутствие отметки о медосмотрах в путевом листе

Водителя могут оштрафовать:

• ГИБДД на 3000 рублей;
• Росздравнадзор - от 1000 до 1500 рублей;

Должностное лицо могут оштрафовать:

• ГИБДД на 5000 рублей;
• Роструд - от 15 000 до 25 000 рублей;
• Росздравнадзор - от 2000 до 3000 рублей;

ИП могут оштрафовать:

• Роструд - от 15 000 до 25 000 рублей;
• Росздравнадзор - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 11.32 КоАП).

Организацию могут оштрафовать:

• ГИБДД - 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП);
• Росздравнадзор - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 11.32 КоАП).
• Роструд - от 110 000 до 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП);

4. Отсутствие отметки о контроле технического состояния транспортного средства в путевом листе:

• Для водителя - 3000 рублей;
• Для должностных лиц - 5000 рублей;
• Для организаций - 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП).

Если в активе компании есть хотя бы одно транспортное средство, требуется назначение ответственного лица, обычно специалиста по безопасности дорожного движения, который будет отвечать за обеспечение безопасности на дорогах внутри организации.

Это требование распространяется на все компании и предпринимателей, занимающихся транспортировкой товаров или пассажиров, согласно Федеральному закону № 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

Ответственный за безопасность дорожного движения не требуется только в том случае, если в активе компании имеются только легковые автомобили, используемые исключительно для внутренних нужд.

Если в Вашей организации нет специалиста по БДД, скорее обучите его в учебном центре! ЕВИДПО предоставляет более 50 курсов профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение проходит онлайн, а для групп предоставляем скидки!

Если ваша компания владеет транспортными средствами или занимается перевозками, вы часто будете оформлять путевые листы. Это необходимо для внутреннего учета транспортного парка, отслеживания перемещений водителей и контроля за расходом топлива.

Путевой лист может быть использован в качестве первичного документа для обоснования расходов в бухгалтерском и налоговом учете, включая расходы на:

• эксплуатацию автомобилей,
• оплату труда водителей,
• компенсации для сотрудников, использующих свой личный транспорт в рабочих целях.