Инструкция: Как составить штатное расписание на 2024 год. Расскажем как заполнить форму Т-3

Штатное расписание организации является неотъемлемым документом, отражающим структуру, персональное составление, численность сотрудников и оклады для всех должностей.
При проведении проверки инспектор ГИТ обязательно запросит представление штатного расписания.
Чаще всего компании используют унифицированную форму Т-3 для ведения штатного расписания, однако законодательство не запрещает применение собственной формы.

Согласно Трудовому кодексу, наличие штатного расписания не является обязательным. Работодатель может функционировать без него, включая указание должностей и окладов в трудовых договорах и приказах о приеме на работу.

Однако статьи 15 и 57 ТК РФ подчеркивают важность соответствия должностей штатному расписанию, особенно если трудовые обязанности привязаны к конкретной должности или существуют льготы для определенных должностей. Нарушение этого принципа влечет административную ответственность.

Организации, которые могут обойтись без штатного расписания:

• физических лиц,
• микропредприятия,
• некоммерческие организации, соответствующие критериям ТК РФ.

Разработку и утверждение штатного расписания рекомендуется осуществлять в самом начале функционирования компании.

Внесение изменений в штатное расписание с использованием специального приказа необходимо в случае:

• внедрения новых должностей или подразделений,
• изменения наименований, окладов, тарифных ставок,
• при ликвидации отделов,
• сокращении штата,
• изменении численности сотрудников.

Штатное расписание является основным источником информации о структуре персонала в организации, включая вакантные позиции.

При оформлении штатного расписания следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Указать наименование и код подразделения, включая все структурные подразделения, такие как филиалы и представительства. Подразделения указываются в порядке подчиненности, а код подразделения отражает этот порядок.
2. Перечислить наименования должностей в именительном падеже, без сокращений или приставок «и.о.» или «врио». Включить все позиции, включая надомников и дистанционщиков.
3. Указать тарифную ставку (оклад) для каждой должности, включая все надбавки, в рублях. Если используется часовая тарифная ставка, указать размер часовой ставки и отметить это в примечаниях. Для систем оплаты труда без фиксированного показателя указать прочерк и описать систему оплаты в примечаниях, ссылаясь на ЛНА.
4. Заполнить итоговую строку таблицы в последнюю очередь, отражая общее количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы.

С начала 2013 года, в соответствии с федеральным законом № 402-ФЗ, использование формы Т-3 стало необязательным. Небюджетные организации получили право разрабатывать свои собственные бланки первичных документов.

Государственные учреждения обязаны применять формы, утвержденные приказом Минфина № 52н, а с 2023 года также использовать электронные формы, указанные в приказе № 61н.
В этих нормативных актах не предусмотрен стандартный бланк для штатного расписания, поэтому учреждения имеют право разработать и утвердить свой собственный.

На практике многие компании, включая коммерческие и бюджетные организации, предпочитают использовать форму Т-3, поскольку она включает все необходимые показатели и удобна для сотрудников кадровых служб и контролирующих органов.

В заголовочной части штатного расписания требуется указать следующую информацию:

• полное наименование организации,
• код по ОКПО,
• номер документа,
• дату составления и утверждения руководителем,
• реквизиты приказа об утверждении данного документа.

Законодательством не установлен определенный порядок формирования штатного расписания. Возможно составление данного документа однократно с последующим внесением необходимых изменений.
Хотя утверждение штатного расписания ежегодно допускается, такой подход может быть неэффективным. Если за год не произошло изменений в численности персонала, структуре подразделений или других существенных изменениях, то нет необходимости вносить изменения в штатное расписание.

Нет необходимости ознакомления сотрудников с внутренним локальным нормативным актом, регламентирующим разделение труда в организации, за исключением случаев, когда это предусмотрено Коллективным договором.

Что касается заполнения полей штатного расписания, в табличной части формы Т-3 имеется 10 граф, где указываются следующие данные:

1. Наименование и код структурного подразделения.
2. Наименование должности, специальности, профессии, разряд, класс, квалификация.
3. Количество штатных единиц.
4. Тарифная ставка (оклад). 6-8. Надбавки.
5. Оплата в месяц.
6. Примечания.

В графах 1-2 указываются наименования административных подразделений и других структурных элементов организации. При работе с условиями труда, подразумевающими вредные или опасные факторы, следует руководствоваться соответствующими классификаторами. Коды подразделения устанавливаются самостоятельно.
Графа 3 предназначена для указания наименования должности, профессии или разряда сотрудника.
Графа 4 заполняется количеством штатных единиц, необходимых для нормального функционирования организации.
Графы 5-8 заполняются размерами окладов, тарифных ставок и надбавок, если они выражены в фиксированных суммах.
Графа 9 рассчитывается как сумма (гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр.8) умноженная на количество штатных единиц.

В форме Т-3 отсутствуют графы для указания ФИО сотрудников, занимающих соответствующие должности. Подробный учет сотрудников ведется кадровой службой в других учетных регистрах.

Главный бухгалтер и руководитель кадровой службы должны утвердить готовое штатное расписание. Этим также может заниматься сотрудник, ответственный за кадровый учет.
В случае большого штата компании, когда расписание охватывает несколько листов, главный бухгалтер может поставить свою подпись один раз в конце документа или подписывать каждый лист. После этого руководитель организации утверждает штатное расписание с помощью своего приказа.
Внесение необходимых изменений также производится приказом руководителя.

Если в Вашей организации нет ответственного за кадровый учет, то ЕВИДПО поможет обучить сотрудника в сжатый срок. Обучение проходит дистанционно с выдачей удостоверения государственного образца!

Утвердите штатное расписание для формализации структуры и кадрового состава вашей организации. Вы можете воспользоваться унифицированной формой Т-3 или создать собственный бланк.
При заполнении следуйте требованиям действующего законодательства, прописывая все суммы в рублях.
Включите в штатное расписание все виды должностей, включая дистанционные, надомные и с неполной ставкой.
Обратите внимание, что в случае наличия вакантных позиций в штатном расписании, это требуется отразить в отчете, предоставляемом в службу занятости.