Инструкция: как заполнить ЕФС-1 сведения о трудовой деятельности

В данной статье мы рассмотрим порядок заполнения ЕФС-1 подраздел 1.1, отражающий сведения о трудовой деятельности. Отчет ЕФС-1, заменивший сразу четыре бланка - 4-ФСС, СЗВ-ТД, ДСВ-3, СЗВ-СТАЖ, играет важную роль в процессе предоставления информации о трудовой деятельности предприятий. Мы разберем порядок заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1, выявим основные нюансы, связанные с этим процессом, и обсудим актуальные моменты, включая использование кодов ЕФС-1 и сроки сдачи сведений о трудовой деятельности.

Отчёт заполняется, если за отчетный период проводились различные кадровые мероприятия. Для заполнения используются данные из первичной кадровой документации, такой как трудовые договоры, приказы, а также информация о ГПД (гражданско-правовых договорах) и других соглашениях с физическими лицами, по которым необходимо начислить соответствующие взносы.

Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 требует заполнения и представления страхователями в территориальный орган СФР о различных категориях лиц, с которыми произошли изменения трудовых отношений или совершены другие кадровые моменты в соответствии с законодательством:

1. Трудовые (служебные) отношения: Необходимо указать сведения о лицах, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения согласно Трудовому кодексу Российской Федерации или другим федеральным законам. Это включает переводы на другую постоянную работу, установление новых профессий или квалификаций, а также иные изменения, связанные с кадровыми аспектами.

2. Заявления о продолжении ведения трудовой книжки: Если зарегистрированное лицо подает заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации либо о предоставлении страхователем сведений о трудовой деятельности, эти данные также требуется внести в подраздел 1.1 ЕФС-1.

3. Гражданско-правовые отношения: Отчетность включает информацию о лицах, заключивших договоры гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг, авторские договоры, сделки об отчуждении исключительных прав на произведения, лицензионные соглашения о предоставлении прав использования произведений и другие соглашения, по которым начисляются страховые взносы в соответствии с налоговым законодательством.

Отчет ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 должен быть отправлен не позднее рабочего дня, последующего за моментом оформления соответствующего документа-основания для кадровых событий, таких как:

• прием на работу
• увольнение
• приостановление или возобновление трудового договора
• заключение или прекращение договора гражданско-правового характера.

Подраздел 1.1 должен быть представлен не позднее 25 числа месяца, идущего за месяцем, когда был издан приказ (распоряжение) или подано соответствующее заявление, в случаях, когда имеют место:

• перевод на другую постоянную работу
• установление новой профессии (квалификации)
• переименование работодателя
• запрет на должность
• подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности

Важно помнить, что в случае совпадения срока сдачи с выходным или праздничным днем, представление отчета следует выполнить в ближайший следующий рабочий день.

Для заполнения сведений о трудовой деятельности в разделе 1.1 Единого формата СЗВ-ТД (ЕФС-1) учитывайте следующие аспекты.

Дата подачи

В поле "Дата подачи" указывается дата предоставления соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это поле заполняется страхователем, получившим указанное заявление.

В случае необходимости изменения даты подачи заявления, зарегистрированное лицо может внести коррективы, представив новую дату. Если требуется отменить предыдущую информацию о подаче заявления, в соответствующей строке укажите предыдущую дату, а в поле "Признак отмены" установите отметку "X".

Графа 1

Графа 1 "N п/п" должна быть заполнена по порядку номеров без пропусков и повторений для каждого кадрового мероприятия или договора ГПХ.

Графа 2

Графа 2 "Дата приема, перевода, увольнения, начала и окончания договора ГПХ" заполняется в формате "ДД.ММ.ГГГГ" и содержит информацию о датах кадровых мероприятий или работы по договору ГПХ.

Графа 3

Графа 3 "Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале и окончании договора ГПХ" содержит кодовые обозначения различных кадровых событий:

• ПРИЕМ - Событие, связанное с приемом на работу (службу) нового сотрудника.
• ПЕРЕВОД - Перемещение сотрудника на другую работу внутри организации.
• ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ - Изменение наименования организации (страхователя).
• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) - Присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации с указанием соответствующих разрядов, классов или категорий этих профессий.
• УВОЛЬНЕНИЕ - Окончание трудового отношения с работником.
• ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) - Лишение работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в соответствии с судебным решением.
• ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ - Приостановка действия заключенного трудового договора с сохранением рабочего места работника в соответствии с законодательством.
• ВОЗОБНОВЛЕНИЕ - Возобновление действия ранее приостановленного трудового договора.
• НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ - Начало периода работы по договору гражданско-правового характера (ГПХ) на выполнение работ или оказание услуг.
• ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ - Завершение периода работы по договору гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг.

Графа 4

Графа 4 заполняется для зарегистрированных лиц, выполняющих работу в указанных районах или их эквиваленте. Коды для ЕФС-1 в графе 4 "Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера":

1. РКС - работа в районах Крайнего Севера.
2. МКС - работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Графа 5

В графе 5 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение":

• Наименование должности (работы): Указывается название должности с учетом штатного расписания работодателя.

• Специальность, профессия с указанием квалификации: Если законы предусматривают льготы или ограничения, то указываются соответствующие должности, специальности или профессии и их квалификационные требования, согласно квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

• Установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации: Указываются разряды, классы или другие категории этих профессий, специальностей или уровни квалификации.

• Дополнительная информация в случае осуждения: Если осужденный, не отбывая наказания, лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о наличии ограничений и их характере.

Графа 6

В графе 6 "Код выполняемой функции" прописывается кодовое обозначение занятия, соответствующее должности или виду трудовой деятельности. Этот код состоит из пяти цифровых знаков в формате "XXXX.X", где:

1. Первые четыре знака - код группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ).
2. Пятый знак - контрольное число.

Эта графа обязательна для заполнения при определенных мероприятиях, таких как "ПРИЕМ", "ПЕРЕВОД", "УВОЛЬНЕНИЕ", "ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ", "ВОЗОБНОВЛЕНИЕ", "НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ" или "ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ".

Для договоров гражданско-правового характера (ГПХ) также используются специальные коды:

• ДГПХ - договор о выполнении работ (оказании услуг)
• ДАВТ - договор авторского заказа
• ДОИЛ - договор об отчуждении исключительного права на произведения
• ИЗЛД - издательский лицензионный договор
• ЛДПИ - лицензионный договор о предоставлении права использования произведения

Эти коды отражают вид трудовой деятельности и особенности выполнения работ, включая контракты по ГПХ. Важно заполнять эту графу при соответствующих мероприятиях, чтобы точно отразить вид выполняемой работы или договора.

Графа 7

Графа 7 "Причины увольнения" требует указания кода причины увольнения согласно Классификатору причин увольнения. Полный список кодов вы можете скачать ниже, а мы перечислим лишь самые популярные из них:

• "ч1с71тк": Трудовой договор завершен из-за неудовлетворительного результата испытания. Это применяется, когда работник не справился с испытательным сроком.
• "п1ч1с77тк": Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, когда работник и работодатель договорились о завершении трудовых отношений.
• "п2ч1с77тк": Прекращение трудового договора в связи с истечением его срока.
• "п3ч1с77тк": Расторжение трудового договора по инициативе самого работника.
• "п5ч1с77тк": Прекращение трудового договора в результате перевода работника по его просьбе или с его согласия на выборную работу.
• "п6ч1с77тк": Завершение трудового договора в связи с отказом работника от продолжения работы из-за смены собственника имущества, изменения подведомственности организации или ее реорганизации.
• "п7ч1с77тк": Завершение трудового договора из-за отказа работника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.
• "п8ч1с77тк": Прекращение трудового договора из-за отказа работника от перевода на другую работу, необходимую ему по медицинским показаниям, либо из-за отсутствия у работодателя подходящей работы.
• "п11ч1с77тк": Расторжение трудового договора из-за нарушения правил заключения трудового договора
• "п1ч1с81тк": Завершение трудового договора по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации.
• "п3ч1с81тк": Расторжение трудового договора по инициативе работодателя из-за несоответствия работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.

Эти коды, важные для ЕФС-1, помогают точно указать причины завершения трудового договора, упрощая процесс ведения учета работников и их трудовых отношений.

Если выбран код "иное", то необходимо предоставить подробные реквизиты нормативного правового акта и указать пункт, часть и статью, являющиеся основанием для увольнения.

Графа 8

Графа 8 "Наименование документа" подраздела "Основание" требует указания наименования документа, подтверждающего факт оформления или прекращения трудовых отношений, такого как приказ или иное решение работодателя, либо наименование договора ГПХ.

Графа 9

В графе 9 "Дата" подраздела "Основание" указывается дата документа, подтверждающего оформление или прекращение трудовых отношений, либо дата заключения или прекращения договора ГПХ, в формате "ДД.ММ.ГГГГ".

Графа 10

Графа 10 "Номер документа" подраздела "Основание" требует указания номера приказа, решения или иного документа работодателя, либо номера договора ГПХ, без добавления знака "N".

В случае необходимости отмены или корректировки ранее представленных данных о трудовой деятельности, предусмотрены отдельные инструкции:

• для отмены требуется представить информацию, заполненную в полном соответствии с первоначальными данными
• в случае корректировки - предоставить скорректированную информацию после отмены предыдущих записей.

Также, если меняется наименование страхователя в период работы зарегистрированного лица, это отражается в специальной строке, указывая "Переименование" и соответствующие данные: дату изменения и новое наименование страхователя. Графы "Наименование документа", "Дата" и "Номер документа" в этом случае заполняются с учетом предоставленной информации о переименовании страхователя.

Сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1: разбор для ГПД

При заполнении формы ЕФС-1 для ГПД возникают вопросы о датах, особенно если даты заключения и завершения договора не совпадают с фактическими датами выполнения работ или услуг. Например, если договор ГПХ был заключен 1 марта 2023 года, а исполнитель начал работу только с 6 марта 2023 года и завершил ее 31 марта 2023 года, то:

• Для события "Начало договора ГПХ" в графе 2 указывается 6 марта 2023 года.
• В графе 9 подраздела "Основание" ставится дата заключения ГПД — 1 марта 2023 года.
• Для события "Окончание договора ГПХ" в графе 2 указывается дата завершения работ — 31 марта 2023 года.
• В графе 9 указываем дату завершения самого ГПД — 31 марта 2023 года.

Если ГПД не содержит информации о сроках выполнения работ или услуг, то при заполнении Подраздела 1.1 формы ЕФС-1:

• При заключении ГПД в графе 2 проставляется дата его подписания.
• При завершении ГПД в графе 2 указывается дата согласно акту выполненных работ или услуг.

Эти указания помогают точно заполнить данные ЕФС-1, обеспечивая правильное отражение информации о трудовой деятельности работников и изменениях в их статусе перед СФР.

Для того, чтобы правильно заполнить отчет ЕФС-1 и все его подразделы, в организации должен быть специально назначенный работник. Обучить его можно в институте ЕВИДПО. У нас есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии.

В заключении этой статьи отчетливо видно, насколько важны и актуальны сведения о трудовой деятельности для современных организаций. Заполнение формы ЕФС-1, особенно gодраздела 1.1, требует четкости и точности в указании информации о различных событиях, связанных с трудовыми отношениями.

Понимание ЕФС-1 кодов и правильный порядок их заполнения являются ключевыми моментами, обеспечивающими корректное представление данных о трудовой деятельности в СФР. Это отражает важность своевременной и точной отчетности о кадровых мероприятиях, таких как прием на работу, увольнение, перевод и другие изменения, происходящие в трудовых процессах.