Для избежания увеличившихся штрафов в 2023 году важно разобраться в сути воинского учета, организовать его ведение пошагово, подготовить соответствующие документы и своевременно предоставить информацию о сотрудниках в военкомат.
Организации должны предоставлять отчетность в военкомат, уведомлять своих сотрудников о прибытии повесток, и могут воспользоваться возможностью оформления брони для своих сотрудников, если они соответствуют определенным критериям.
После мобилизации 2022 года делом времени было изменение законодательства по ведению воинского учета. Мы уже писали о том, как уберечь от мобилизации транспортные средства, и что делать, если до сих пор продолжается мобилизация работников и приходят повестки.
Основные изменения в воинском учете 2023
Среди ключевых изменений:
- Повышение штрафов за неявку в военкомат и воинский учёт для работодателей
- Обновление форм повесток
- Укорачивание сроков отчётности и уведомлений о изменениях данных граждан
- Изменения в возрастах пребывания в запасе и призывного возраста
- Введение электронных повесток
- Создание защищенного государственного информационного ресурса - Единого реестра воинского учёта
- Возможность военкоматов осуществлять действия по учёту граждан без их личного присутствия
Какие организации обязаны вести воинский учет сотрудников?
Все компании в России обязаны вести воинский учет, кроме ИП. Даже если ИП имеет наемных сотрудников.
Какие категории сотрудников подлежат воинскому учету?
- Мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, которые обязаны быть на воинском учете и не находятся в запасе.
- Граждане, находящиеся в запасе, могут включать в себя следующие категории военнообязанных:
- Мужчины, которые были уволены с военной службы и зачислены в запас Вооруженных Сил РФ.
- Люди, успешно окончившие обучение на военных кафедрах в федеральных государственных образовательных организациях высшего образования по программам военной подготовки офицеров запаса, программам военной подготовки сержантов, старшин запаса или программам военной подготовки солдат и матросов запаса.
- Граждане, не прошедшие службу по призыву, но освобожденные от нее по законным основаниям или решением призывной комиссии при достижении возраста 27 лет.
- Женщины с военно-учетной специальностью (согласно Положению о воинском учете).
- Также важно учесть граждан, которые были уволены с военной службы без регистрации на воинском учете, но впоследствии были поставлены на учет в военных комиссариатах.
- Граждане, выполнившие альтернативную гражданскую службу.
Кого не вносят в список военнообязанных:
- Работников-иностранцев
- Женщин, не имеющих военной специальности
- Постоянно проживающих за пределами РФ
- Отбывающих наказание в местах лишения свободы
- Проходящих военную службу в настоящее время.
Общий и специальный учёт
Учёт лиц, подлежащих воинской обязанности, осуществляется в двух формах: общем и специальном. Чаще всего организации предпочитают вести общий воинский учёт.
Специальный воинский учёт применяется к тем, на кого распространяется бронь в период мобилизации или военного времени. Сотрудники с бронью получают временное освобождение от военной службы, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование предприятия или отрасли. Ранее мы уже писали о том, как забронировать от мобилизации и не потерять ключевых сотрудников компании.
Отличие между отсрочкой и бронью заключается в том, что бронь привязана к определенной должности, в то время как отсрочка предоставляется индивидуально и не связана со специальным воинским учетом.
В специальный учёт входят работники, служащие:
- В органах внутренних дел
- В войсках национальной гвардии
- В Государственной противопожарной службе
- В учреждениях и органах ФСИН
- Специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса
Какие документы по воинскому учету ведет кадровик?
Для каждого типа документов следует организовать отдельную папку:
- Личные карточки сотрудников, подлежащих воинскому учету, в бумажном и электронном форматах по форме 10.
- План работы по ведению воинского учета, который составляется при постановке на учет в военкомате и перед началом каждого года.
- Приказ об организации и ведении воинского учета
- Расписки от сотрудников об передаче документов воинского учета
- Журнал проверок ведения воинского учета и бронирования граждан
- Дополнительные документы по запросу военных комиссариатов
Как вести воинский учет в организации: инструкция 2023
Этап 1. Выберите ответственное лицо
Освобожденный работник - это тот, для кого ведение воинского учета по должностной инструкции является основной обязанностью. Если в организации есть два или более работника, занимающихся воинским учетом, их объединяют в отдельное подразделение - военно-учетный стол.
Для определения количества ответственных работников в организации необходимо руководствоваться нормами численности военнообязанных работников. Вот как это работает:
- Если в организации менее 500 сотрудников, то требуется только один ответственный работник. Есть два варианта оформления: первый включает совмещение, где работник выполняет обязанности в рабочее время и получает доплату за совмещение при письменном согласии. Второй вариант - совместительство, где работник выполняет обязанности в свободное от основной работы время.
- Если численность сотрудников варьируется от 500 до 2 000, то требуется один освобожденный работник.
- При численности от 2 000 до 4 000 сотрудников, необходимы уже два освобожденных работника.
- Если в организации более 4 000 сотрудников, то для каждых последующих 3 000 граждан потребуется ещё один освобожденный работник.
Перечень ответственных лиц утверждается приказом по унифицированной форме. Перед публикацией приказа его проект согласовывается с местным военным комиссариатом, после утверждения и учёта комментариев, его копия направляется в военкомат.
Этап 2. Определите группы работников, с которыми будете работать
Определите сотрудников, подходящих под категории, подлежащих воинскому учету в 2023 году.
Этап 3. Зарегистрируйте работодателя в местном военном комиссариате
В военном комиссариате также доступны вводные инструктажи, методические указания, образцы документов и консультации по вопросам, которые могут быть спорными или иметь нетипичные обстоятельства.
Регистрация подразделений осуществляется в соответствии с местоположением филиалов и представительств, не главной организации. Для взаимодействия с военным комиссариатом вам понадобится учетная карточка организации в данном комиссариате. Форма карточки может различаться в разных регионах, поэтому запросите форму №18 в вашем конкретном военкомате.
Этап 4. Подготовьте все необходимые документы
В организации необходимы журналы учета, карточки и списки. По возможности автоматизируйте часть бумажной работы.
Этап 5. Актуализируйте информацию в учетных данных
Не реже одного раза в год сверяйте сведения на личных карточках с документами, предоставленными сотрудниками или представителями военкомата, и вносите необходимые изменения.
Этап 6. Соблюдайте сроки для представления отчетности
- Сведения о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников должны быть предоставлены в течение 5 дней с даты события.
- Изменения в сведениях о сотрудниках, таких как семейное положение, образование, должность, место жительства и другие, в том числе неофициальные, следует вносить в течение 5 дней с даты изменения.
- На запрос военкомата необходимо предоставить сведения в течение 2 недель.
- О случаях, связанных с ошибками, подделками, неполными данными и нарушением обязанностей в области воинского учета и мобилизации, следует сообщить в течение 5 рабочих дней после выявления.
- Сведения о гражданах, находящихся на воинском учете или обязанных на него, следует предоставлять в течение 2 недель.
Отчеты можно будет представлять через Госуслуги с электронной подписью для ответственных по воинскому учету.
Изменения в Положении об учете убрали ежегодное представление списков граждан 15-16 лет в военкоматы; теперь военкоматы сами запрашивают сведения. Нарушение обязанности может привести к штрафам до 400 тысяч рублей для работодателя и 50 тысяч рублей для должностных лиц с 1 октября.
Рекомендуется уточнить ситуацию в местных военкоматах, так как официальные разъяснения могут быть важными. Необходимо также обеспечить методическую подготовку персонала по порядку мобилизации и своевременной информации о вызовах в военкомат.
Ответственность за воинский учёт в 2023 году
Компании контролируются органами ВС РФ, военкоматами и местным самоуправлением согласно инструкции. Проверки проводятся с учетом количества сотрудников: более 500 сотрудников - ежегодно, остальные - не реже одного раза в три года. При проверке оцениваются правильность учета и данные о сотрудниках на воинском учете.
Военные комиссары имеют право выписать штраф за нарушение обязанностей по воинскому учёту в течение трёх лет со дня совершения нарушения.
Где обучить кадрового работника
Если вам нужно обучить работников отдела кадров, это можно сделать на курсах в Едином Всероссийском Институте Дополнительного профессионального образования.
Программы обучения включают в себя различные курсы, которые покрывают широкий спектр тем, связанных с кадровым делопроизводством. Это позволит вашему специалисту отдела кадров доказать свою квалификацию и получить соответствующую подтверждающую документацию.
По итогам обучения выдается диплом о прохождении курса и включение в единый реестр ФИС ФРДО:
