Кассовая дисциплина является обязательным требованием для всех предпринимателей и организаций, которые используют наличные деньги. Исключение составляют продавцы, у которых абсолютно все расчеты проводятся безналичным способом, однако таких случаев немного.
Расскажем, как правильно вести приходно-расходные операции с учетом требований законодательства, как работать с наличными средствами и какие документы необходимо оформлять при произведении операций.
Что такое кассовая дисциплина?
Кассовая дисциплина предполагает соблюдение юридическими лицами и ИП законодательных требований относительно работы с наличными деньгами. Это касается всех видов операций, связанных с приходом и расходом денежных средств в наличной форме.
Эта обязанность распространяется на всех, независимо от режима налогообложения и способа приема наличных средств
Правила кассовой дисциплины определяют следующее:
- Список документов, которые необходимо оформлять для подтверждения наличных операций.
- Порядок получения и выдачи наличных из кассы.
- Цели, на которые можно расходовать наличные средства.
- Суммы, до которых можно заключать сделки при оплате наличными.
- Максимальную сумму наличных денег, которую можно хранить в кассе.
Документы для работы с наличными
ИП, использующие упрощенный учет операций, обязаны оформлять ордеры и кассовую книгу только при выдаче заработной платы наличными. Для подтверждения поступления достаточно предоставления чеков, отчетов о закрытии смены и бланков отчетности. Юридические лица обязаны использовать только первые три документа из указанного списка.
1. Приходный кассовый ордер (ПКО)
ПКО используется для подтверждения поступления наличных в кассу компании. В ордере бухгалтер указывает следующую информацию:
- Номер ордера;
- Дату операции;
- Информацию о лице, вносящем деньги;
- Основание для операции;
- Сумму как в цифрах, так и прописью.
Большинство организаций, согласно закону, обязаны использовать онлайн-кассы. Даже если покупатель расплачивается наличными, необходимо также оформлять кассовый чек в соответствии с требованиями законодательства, дополнительно к оформлению ПКО.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: отрывной квитанции, которая выдается лицу, сдавшему деньги, после подписания и заверения печатью; и основной части документа, которая сохраняется.
Два варианта формирования ПКО:
- Отдельный документ для каждого чека. Этот подход часто используется в оптовой торговле или в сфере услуг с высоким средним чеком.
- Один общий ордер для всей выручки за смену. При этом ориентируются на отчет о закрытии смены, который формируется в кассе. Этот вариант удобен для точек с большим потоком клиентов.
2. Расходный кассовый ордер (РКО)
Бухгалтер указывает в нем:
- Номер ордера;
- Дату;
- Паспортные данные получателя денег;
- Сумму цифрами и прописью.
Расходный ордер выдается на:
- Оплату поставщикам, подрядчикам;
- Оплату труда резидентам;
- Социальные отчисления;
- Покупку канцтоваров;
- Возврат при отказе от товара, оплаченного наличными.
3. Кассовая книга
В кассовой книге ежедневно фиксируются все движения по кассе, включая каждый приходный и расходный ордер, и выводится сумма остатка на конец дня.
Если кассир положил в кассу выручку в размере 100 000 рублей и тот же день передал эту сумму в банк, то в книге за этот день будут записи по приходному кассовому ордеру (ПКО) и расходному кассовому ордеру (РКО) на одинаковую сумму.
Для кассовой книги существует утвержденная форма КО-4, однако можно разработать и использовать свою собственную форму.
Важно пронумеровать каждый лист книги, прошнуровать его и заверить печатью
Каждый день операции записываются на отдельном листе кассовой книги.
4. Расчетно-платежная ведомость
Ведомость служит для подтверждения выдачи заработной платы наличными. В начале документа указывается общая сумма выплаты, срок, за который необходимо выдать зарплату из кассы, а также отчетный период.
Бухгалтер заполняет следующее:
- Дату и номер документа;
- Период, за который выплачивается зарплата;
- Информацию о каждом сотруднике: ФИО, табельный номер, должность, оклад;
- Количество отработанных дней;
- Сумму начисленной зарплаты и удержаний, таких как НДФЛ (налог на доходы физических лиц);
- Задолженность, если таковая имеется, как работникам, так и работодателю на начало периода.
Кроме ведомости, бухгалтер должен создать РКО, который может быть одним на общую сумму выплат или отдельным ордером на каждого работника. Номера и даты составления этих ордеров указываются в конце документа.
5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Книга учета необходима в случае, если у предпринимателя или юридического лица есть несколько кассиров. Один из них назначается старшим, и все передачи наличных между кассирами фиксируются в этой книге. Важно отметить, что ведение расчетов допускается даже тогда, когда кассиры работают в разных местах.
Кто отвечает за кассовую дисциплину?
Кассовые расчеты осуществляет кассир, формирует кассовые документы бухгалтер. Иногда в небольших фирмах эти должности могут быть объединены, и все эти функции выполняет руководитель. Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе компании или индивидуальном предпринимателе.
Правила ведения и хранения документации
- Кассовые документы должны быть подписаны тремя лицами: кассиром, главным бухгалтером и руководителем.
- В обязательных кассовых документах, таких как ПКО, РКО и кассовая книга, требуются отсылки к счетам бухгалтерского учета. Это правило применимо только к юридическим лицам.
- Если в течение дня произошла хотя бы одна наличная операция, необходимо оформить кассовые документы.
- Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно необходимо распечатать и подписать вручную. При использовании электронной подписи печатный вариант не требуется.
Важно заметить, что в документах не допускаются исправления. Если возникла ошибка, придется составить документы заново, в том числе и в электронном виде.
Срок хранения документов
Кассовые документы должны храниться от 5-ти лет. Документы на выдачу зарплаты должны храниться не менее 6 лет, а если на сотрудников не ведутся лицевые счета, то срок хранения составляет 50 или 75 лет. Срок хранения можно увеличить, особенно в случае возникновения споров и судебных разбирательств. Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда были составлены эти документы.
Хранение наличных, обеспечение их сохранности
Руководитель самостоятельно решает, где и как безопаснее хранить деньги и утверждает соответствующий приказ. Там можно указать:
- Процедуру работы с ключами от кассы.
- Частоту проведения ревизий и внеплановых инвентаризаций.
- Регламент действий в случае хищения или утери
Ответственность за обеспечение сохранности денег возлагается на материально ответственное лицо (кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности). С этим работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины?
Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.
Основное внимание налоговые органы уделяют следующим нарушениям:
- Превышение лимитов расчетов наличными и остатка в кассе.
- Несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах.
- Неполнота и несвоевременность оприходования выручки.
- Выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.
Формат проверок ограничивается только внеплановыми, поэтому необходимо всегда иметь под рукой документы по кассовым операциям в виде оригиналов или заверенных копий.
Срок проведения проверки кассовых операций составляет не более 20 рабочих дней с даты поручения на проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.
Налоговая инспекция может наложить штрафы только за нарушения, совершенные в течение последних 2 месяцев
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
- Неприменение ККТ:
- Размер штрафа для работника составляет от 3 000 до 4 000 рублей, для компании — от 30 000 до 40 000 рублей.
- Превышение лимита остатка:
- Штраф составляет от 40 000 до 50 000 рублей.
- Неоприходование наличной выручки:
- Предусмотрен штраф до 50 000 рублей.
- Превышение лимита расчетов наличными:
- Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.
Где обучиться на бухгалтера
Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по бухучету. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:
