ЗВОНОК БЕСПЛАТНЫЙ

Главная страница > База знаний > Как вести кассовые операции в 2023 году: документы по кассовой дисциплине

27.07.2023

Ферезанова Софья

Как вести кассовые операции в 2023 году: документы по кассовой дисциплине

Разберем следующие вопросы:
Правила ведения бумаг по наличным операциям
Хранение наличных в кассе и обеспечение их сохранности
Кассовая дисциплина
Ответственность

Бухгалтерия

7 мин

Кассовая дисциплина является обязательным требованием для всех предпринимателей и организаций, которые используют наличные деньги. Исключение составляют продавцы, у которых абсолютно все расчеты проводятся безналичным способом, однако таких случаев немного.

Расскажем, как правильно вести приходно-расходные операции с учетом требований законодательства, как работать с наличными средствами и какие документы необходимо оформлять при произведении операций.

Что такое кассовая дисциплина?

Кассовая дисциплина предполагает соблюдение юридическими лицами и ИП законодательных требований относительно работы с наличными деньгами. Это касается всех видов операций, связанных с приходом и расходом денежных средств в наличной форме.

Эта обязанность распространяется на всех, независимо от режима налогообложения и способа приема наличных средств

Правила кассовой дисциплины определяют следующее:

  1. Список документов, которые необходимо оформлять для подтверждения наличных операций.
  1. Порядок получения и выдачи наличных из кассы.
  1. Цели, на которые можно расходовать наличные средства.
  1. Суммы, до которых можно заключать сделки при оплате наличными.
  1. Максимальную сумму наличных денег, которую можно хранить в кассе.

Документы для работы с наличными

ИП, использующие упрощенный учет операций, обязаны оформлять ордеры и кассовую книгу только при выдаче заработной платы наличными. Для подтверждения поступления достаточно предоставления чеков, отчетов о закрытии смены и бланков отчетности. Юридические лица обязаны использовать только первые три документа из указанного списка.

1. Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО используется для подтверждения поступления наличных в кассу компании. В ордере бухгалтер указывает следующую информацию:

  • Номер ордера;
  • Дату операции;
  • Информацию о лице, вносящем деньги;
  • Основание для операции;
  • Сумму как в цифрах, так и прописью.
Большинство организаций, согласно закону, обязаны использовать онлайн-кассы. Даже если покупатель расплачивается наличными, необходимо также оформлять кассовый чек в соответствии с требованиями законодательства, дополнительно к оформлению ПКО.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: отрывной квитанции, которая выдается лицу, сдавшему деньги, после подписания и заверения печатью; и основной части документа, которая сохраняется.

Два варианта формирования ПКО:

  1. Отдельный документ для каждого чека. Этот подход часто используется в оптовой торговле или в сфере услуг с высоким средним чеком.
  1. Один общий ордер для всей выручки за смену. При этом ориентируются на отчет о закрытии смены, который формируется в кассе. Этот вариант удобен для точек с большим потоком клиентов.

2. Расходный кассовый ордер (РКО)

Бухгалтер указывает в нем:

  • Номер ордера;
  • Дату;
  • Паспортные данные получателя денег;
  • Сумму цифрами и прописью.

Расходный ордер выдается на:

  1. Оплату поставщикам, подрядчикам;
  1. Оплату труда резидентам;
  1. Социальные отчисления;
  1. Покупку канцтоваров;
  1. Возврат при отказе от товара, оплаченного наличными.

3. Кассовая книга

В кассовой книге ежедневно фиксируются все движения по кассе, включая каждый приходный и расходный ордер, и выводится сумма остатка на конец дня.

Если кассир положил в кассу выручку в размере 100 000 рублей и тот же день передал эту сумму в банк, то в книге за этот день будут записи по приходному кассовому ордеру (ПКО) и расходному кассовому ордеру (РКО) на одинаковую сумму.

Для кассовой книги существует утвержденная форма КО-4, однако можно разработать и использовать свою собственную форму.

Важно пронумеровать каждый лист книги, прошнуровать его и заверить печатью

Каждый день операции записываются на отдельном листе кассовой книги.

4. Расчетно-платежная ведомость

Ведомость служит для подтверждения выдачи заработной платы наличными. В начале документа указывается общая сумма выплаты, срок, за который необходимо выдать зарплату из кассы, а также отчетный период.

Бухгалтер заполняет следующее:

  1. Дату и номер документа;
  1. Период, за который выплачивается зарплата;
  1. Информацию о каждом сотруднике: ФИО, табельный номер, должность, оклад;
  1. Количество отработанных дней;
  1. Сумму начисленной зарплаты и удержаний, таких как НДФЛ (налог на доходы физических лиц);
  1. Задолженность, если таковая имеется, как работникам, так и работодателю на начало периода.

Кроме ведомости, бухгалтер должен создать РКО, который может быть одним на общую сумму выплат или отдельным ордером на каждого работника. Номера и даты составления этих ордеров указываются в конце документа.

5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета необходима в случае, если у предпринимателя или юридического лица есть несколько кассиров. Один из них назначается старшим, и все передачи наличных между кассирами фиксируются в этой книге. Важно отметить, что ведение расчетов допускается даже тогда, когда кассиры работают в разных местах.

Кто отвечает за кассовую дисциплину?

Кассовые расчеты осуществляет кассир, формирует кассовые документы бухгалтер. Иногда в небольших фирмах эти должности могут быть объединены, и все эти функции выполняет руководитель. Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе компании или индивидуальном предпринимателе.

Правила ведения и хранения документации

  • Кассовые документы должны быть подписаны тремя лицами: кассиром, главным бухгалтером и руководителем.
  • В обязательных кассовых документах, таких как ПКО, РКО и кассовая книга, требуются отсылки к счетам бухгалтерского учета. Это правило применимо только к юридическим лицам.
  • Если в течение дня произошла хотя бы одна наличная операция, необходимо оформить кассовые документы.
  • Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно необходимо распечатать и подписать вручную. При использовании электронной подписи печатный вариант не требуется.
Важно заметить, что в документах не допускаются исправления. Если возникла ошибка, придется составить документы заново, в том числе и в электронном виде.

Срок хранения документов

Кассовые документы должны храниться от 5-ти лет. Документы на выдачу зарплаты должны храниться не менее 6 лет, а если на сотрудников не ведутся лицевые счета, то срок хранения составляет 50 или 75 лет. Срок хранения можно увеличить, особенно в случае возникновения споров и судебных разбирательств. Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда были составлены эти документы.

Хранение наличных, обеспечение их сохранности

Руководитель самостоятельно решает, где и как безопаснее хранить деньги и утверждает соответствующий приказ. Там можно указать:

  1. Процедуру работы с ключами от кассы.
  1. Частоту проведения ревизий и внеплановых инвентаризаций.
  1. Регламент действий в случае хищения или утери

Ответственность за обеспечение сохранности денег возлагается на материально ответственное лицо (кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности). С этим работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины?

Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.

Основное внимание налоговые органы уделяют следующим нарушениям:

  1. Превышение лимитов расчетов наличными и остатка в кассе.
  1. Несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах.
  1. Неполнота и несвоевременность оприходования выручки.
  1. Выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Формат проверок ограничивается только внеплановыми, поэтому необходимо всегда иметь под рукой документы по кассовым операциям в виде оригиналов или заверенных копий.

Срок проведения проверки кассовых операций составляет не более 20 рабочих дней с даты поручения на проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.

Налоговая инспекция может наложить штрафы только за нарушения, совершенные в течение последних 2 месяцев

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

  1. Неприменение ККТ:
    • Размер штрафа для работника составляет от 3 000 до 4 000 рублей, для компании — от 30 000 до 40 000 рублей.
  1. Превышение лимита остатка:
    • Штраф составляет от 40 000 до 50 000 рублей.
  1. Неоприходование наличной выручки:
    • Предусмотрен штраф до 50 000 рублей.
  1. Превышение лимита расчетов наличными:
    • Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.

Где обучиться на бухгалтера

Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по бухучету. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:

 

Посмотрите курсы обучения
Бухгалтерия

У нас Вы найдете 25 курс(ов)
по направлению

Бухгалтерия

АНО ДПО «Единый всероссийский институт
дополнительного профессионального образования»

ИНН 3528313790
ОГРН 1203500006346

162602, Вологодская обл., г. Череповец, ул. Карла Либкнехта, д. 40
Режим работы: пн-пт с 10:00 до 18:00

© АНО ДПО «ЕВИДПО». 2020-2023гг.