Как выдать деньги под отчет: расчеты с подотчетными лицами

Выдача денег под отчет — важная часть финансового учета на предприятии. Сотрудники, которым необходимо оплатить хозяйственные или командировочные расходы, могут получить деньги из кассы подотчетно. В таких случаях эти работники становятся "подотчетными лицами", а полученные ими суммы — "подотчетными".

Но как правильно организовать этот процесс? Какие документы нужно оформить? В каких ситуациях возможна выдача денежных средств под отчет? И что важно учесть при расчете с подотчетными лицами?

В этой статье мы рассмотрим порядок выдачи подотчетных сумм, особенности учета денежных средств, а также пошагово разберем, как выдать деньги под отчет из кассы.

Подотчет — это когда сотрудникам выдают деньги на рабочие нужды, которые они потом обязаны подтвердить чеками и отчетом. Подотчетные лица получают такие суммы для оплаты расходов, связанных с деятельностью компании. Это могут быть траты на хозяйственные нужды, покупку товаров, оплату услуг или командировочные расходы. Все эти расходы должны быть обоснованными и касаться интересов компании или ИП.

Деньги под отчет нельзя выдавать на личные нужды сотрудника. Например, если работнику нужны средства на личные покупки, лучше оформить это как заем или материальную помощь. А вот для покупки кофе, канцелярии или оплаты услуг доставки на рабочем месте подотчетная сумма — самое подходящее решение.

Получить подотчетные средства могут сотрудники, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ. Передача подотчетных сумм сторонним лицам не допускается. Например, деньги под отчет нельзя выдать сотруднику другой компании или постороннему человеку. Если же ИП работает один, он не обязан оформлять подотчет. Индивидуальный предприниматель может свободно использовать средства с расчетного счета на нужды бизнеса или снимать наличные из кассы.

Примером подотчетной суммы может быть аванс, выданный сотруднику для закупки товаров для офиса. После этой операции работник должен предоставить авансовый отчет с чеками и другими подтверждающими документами.

Таким образом, выдача денежных средств под отчет — это строго контролируемый процесс, связанный с расчетами с подотчетными лицами. Важно соблюдать порядок выдачи подотчетных сумм и своевременно отчитываться за потраченные средства, чтобы избежать нарушений в учете.

Когда и на сколько выдают деньги под отчет?
Работодатель определяет сроки, в течение которых подотчетное лицо должно использовать выданные деньги и отчитаться по ним. Например:

• Деньги на хозяйственные нужды или оплату товаров могут быть выданы на неделю.
• На командировочные расходы — на весь срок командировки.
• Отчитаться по расходам нужно в течение трех дней после покупки или по окончании командировки.

Можно также прописать разные сроки для разных категорий сотрудников. Например, топ-менеджерам может быть предоставлен более длительный срок для отчета — до 30 дней, тогда как обычным сотрудникам дается только три дня. Однако, если аванс был выдан на командировку, то срок возврата для всех сотрудников фиксирован — три дня после завершения поездки.

Как оформить выдачу подотчетных сумм?
До 2017 года выдача подотчетных денег происходила по заявлению сотрудника, где он указывал предполагаемые расходы. Но с 2017 года это требование стало необязательным. Теперь подотчетные суммы могут выдаваться как на основании заявления, так и по приказу руководителя.
Основные требования к оформлению:

1. Документы: Деньги могут быть выданы как наличными из кассы, так и перечислены на корпоративную или зарплатную карту.
2. Ограничения: Наличные выдаются только из средств, поступивших от продажи товаров или услуг, или с расчетного счета. Средства, полученные от физических лиц за оплату третьим лицам, использовать нельзя.
3. Приказ: В приказе должны быть указаны: ФИО подотчетного лица, сумма, срок, цели расходов (например, конкретные покупки или услуги). Обязательно указываются даты и визируется руководителем.
4. Сроки: Если срок использования средств не указан, по умолчанию он составляет один день.
5. Авансовый отчет: Сроки для сдачи отчета по использованным средствам устанавливаются работодателем, но обязательного трехдневного срока больше нет.

Лимиты на подотчетные суммы
Сумма, которую можно выдать под отчет, законом не ограничена. Однако лимит на наличные расчеты установлен: по одному договору сумма не может превышать 100 000 рублей. Если расходы больше — нужно переходить на безналичные расчеты.

Рекомендации для работы с подотчетными суммами
Чтобы сделать процесс расчетов с подотчетными лицами прозрачным и упорядоченным, рекомендуется оформить внутренний нормативный акт. В нем можно прописать:

• Порядок выдачи денег под отчет (на основании приказа или заявления).
• Сроки выдачи и отчетности.
• Порядок возврата неиспользованных средств.
• Условия использования корпоративных карт.
• Сроки для отчетов о расходах по корпоративной карте (например, неделя или месяц).

Также полезно составить инструкции для бухгалтерии и сотрудников, где будет четко прописано, какие цели считаются допустимыми, каковы требования к платежным документам и другие важные моменты.

Для правильной организации процесса выдачи денег под отчет важно знать, какие документы регулируют этот процесс и как правильно их оформить. Подотчетные суммы выдаются сотрудникам на определенные нужды, и работодатель обязан контролировать их целевое использование. Давайте разберемся, какие документы для этого нужны и как их заполнять.

Основные документы для подотчета
1) Локальный нормативный акт о расчетах с подотчетными лицами — это, например, положение о подотчете. Он не является обязательным, но если организация регулярно выдает деньги под отчет, такой документ поможет упорядочить процесс. В положении можно указать:

• Сроки, на которые выдают подотчетные суммы.
• Порядок отчетности по потраченным средствам.
• Список документов, которые подотчетное лицо должно предоставить для подтверждения расходов.

2) Приказ на подотчет — обязателен, если это указано в локальном акте. В приказе должны быть следующие данные:

• ФИО сотрудника, которому выдают деньги.
• Сумма подотчетных средств.
• Срок, на который выдаются деньги. Дополнительно можно прописать цель использования средств, а если деньги переводятся на карту, указать реквизиты карты.

3) Заявление на подотчет — этот документ может быть оформлен сотрудником по его желанию, но он не обязателен. В заявлении указываются:

• Сумма подотчетной суммы.
• Срок, на который она нужна.
• Цель использования. Если деньги перечисляются на карту, также прописываются реквизиты карты.

Авансовый отчет: что это и как его составить?
Когда подотчетная сумма израсходована, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет. Этот документ подтверждает использование выданных средств по назначению и является первичным учетным документом (ПУД). В авансовом отчете сотрудник должен указать все произведенные траты и приложить подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, билеты, квитанции и т.д.
По закону, авансовый отчет нужно предоставить в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы подотчетные суммы, либо после возвращения из командировки. Организация может использовать стандартную форму АО-1 или разработать свою, но с обязательными реквизитами первичного учетного документа.

Подтверждающие документы
К авансовому отчету подотчетное лицо должно приложить оригиналы всех подтверждающих документов, таких как:

• Кассовые и товарные чеки.
• Билеты и посадочные талоны.
• Квитанции БСО, маршрутные карты и путевые листы.

Если какой-либо документ утерян, сотрудник должен приложить альтернативное подтверждение — например, справку от перевозчика при потере посадочного талона.

Как наладить процесс работы с подотчетными суммами?
Чтобы избежать путаницы и облегчить расчеты с подотчетными лицами, работодателю лучше принять внутренний нормативный акт, в котором прописать:

• Порядок выдачи подотчетных сумм (по приказу или заявлению).
• Сроки для отчета по выданным деньгам.
• Порядок возврата неиспользованных средств.
• Правила использования корпоративной карты и ее отчетности.

Такой документ поможет четко регулировать выдачу денежных средств под отчет и контролировать расчеты с подотчетными лицами, делая процесс прозрачным и организованным.

Когда подотчетное лицо использует выданные под отчет деньги, важно правильно оформить перерасчеты, чтобы избежать недоразумений. Что делать, если сотрудник потратил больше или меньше, чем получил в качестве подотчета? Рассмотрим основные правила и процедуры.

Возмещение перерасхода
Если из авансового отчета видно, что сотрудник потратил больше, чем было выдано под отчет, организация обязана компенсировать перерасход. Работник может получить возмещение как наличными, так и на банковскую карту.

• Наличный расчет оформляется через расходный кассовый ордер, и соответствующая запись вносится в кассовую книгу.
• Безналичное возмещение осуществляется путем перечисления денег на банковскую карту сотрудника. Важно указать правильное назначение платежа: «Компенсация перерасхода по авансовому отчету от [дата] № [номер]». Это предотвратит включение суммы в налогооблагаемый доход сотрудника, что может заинтересовать налоговые органы.

Все данные о возмещении перерасхода отражаются в авансовом отчете: указываются сумма выплаты, номер и дата кассового ордера или платежного поручения.

Возврат неизрасходованной суммы
Если сотрудник потратил меньше, чем получил под отчет, разницу нужно вернуть в кассу компании. Как это сделать?

1. Возврат наличными осуществляется через приходный кассовый ордер, после чего сумма записывается в кассовую книгу. Подотчетное лицо получит квитанцию к приходному ордеру в качестве подтверждения возврата.
2. Возврат безналично возможен через перевод с банковской карты сотрудника на расчетный счет компании. В платежном поручении обязательно указывается назначение: «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете отражаются детали возврата, в том числе информация о приходном кассовом ордере или данных перевода.

Завершение расчетов
Окончательный расчет между компанией и подотчетным лицом проводится после утверждения авансового отчета руководителем. Сроки для таких расчетов прописываются во внутренних регламентах организации. Это помогает структурировать расчеты с подотчетными лицами и контролировать правильность использования подотчетных сумм.
Ведение правильного учета и оформление документов по подотчетным средствам — важная часть расчетов с подотчетными лицами, которая помогает избежать ошибок и налоговых рисков.

Как выдать деньги под отчет

Процесс выдачи подотчетных средств регулируется определенными правилами и шагами, которые важно соблюдать для правильного учета и контроля. Давайте рассмотрим, как происходит выдача денег под отчет.

1.    Приказ или заявление на подотчет
Первым шагом является утверждение руководителем выдачи средств под отчет. Это может быть оформлено через приказ или путем утверждения заявления сотрудника. Руководитель ставит свою визу на заявлении, подтверждая подотчетное лицо, подотчетную сумму и цель использования средств.

2.    Выдача денег из кассы
Деньги могут быть выданы из кассы компании через кассира, бухгалтера или руководителя, в зависимости от внутренней структуры организации. Выдача средств оформляется через расходный кассовый ордер (форма № 0310002). Подписывать его должны кассир, бухгалтер и руководитель. В некоторых случаях подпись руководителя не требуется, если в компании есть бухгалтер, и на документах уже стоит виза директора. При перечислении подотчетных сумм на карту важно указать, что это подотчетные средства, перечисленные на основании приказа.

3.    Расходование и отчетность
Сотрудник использует подотчетные средства в течение установленного срока и представляет авансовый отчет по итогам расходования. Все траты подтверждаются платежными документами. Например, для покупки канцелярии это могут быть товарный и кассовый чеки. В документах обязательно должны быть все реквизиты, включая ИНН и название продавца, дату покупки, наименование товара (конкретно, например, «ручки»), количество и цена.

4.    Проверка авансового отчета
Бухгалтерия проверяет авансовый отчет, после чего документ подписывается бухгалтером и директором. Если сотрудник потратил больше, чем было выдано, компания возмещает перерасход. Если денег осталось больше, чем потрачено, сотрудник возвращает остаток либо через кассу, либо на расчетный счет.

5.    Возврат неизрасходованных средств
Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он возвращает их по приходному кассовому ордеру или переводит на расчетный счет компании. При этом также оформляется соответствующий приходный документ.

6.    Компенсация перерасхода
Если подотчетное лицо потратило собственные средства, ему компенсируется перерасход. Такая компенсация производится отдельно от зарплаты, чтобы избежать ошибок с налогами и взносами. Оформляется это через расходный кассовый ордер или отдельное платежное поручение.

Компания может использовать собственную форму авансового отчета, которая утверждается в локальных нормативных актах. Важно, чтобы форма содержала все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством. Это поможет наладить эффективный контроль за расчетами с подотчетными лицами и избежать ошибок в учете.

Процесс выдачи подотчетных средств требует точного соблюдения всех этапов и оформления соответствующих документов, чтобы контролировать использование средств и избегать финансовых нарушений.

Чтобы не допустить ошибок и правильно оформить все документы для выдачи денежных средств под отчет, лучше иметь в штате вашей компании бухгалтера. Обучить его можно в институте ЕВИДПО. У нас есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, а для групп действуют скидки

Порядок выдачи подотчетных средств — это важный элемент финансового учета в любой компании. Четкое соблюдение всех этапов, правильное оформление документов и контроль за расходами подотчетных лиц помогают избежать финансовых ошибок и недоразумений с налоговыми органами. Установление внутреннего регламента по расчетам с подотчетными лицами, включая сроки выдачи и возврата средств, обеспечивает прозрачность и эффективность управления финансами компании.

Применение грамотного подхода к работе с подотчетными суммами не только упрощает бухгалтерский учет, но и помогает организации оптимизировать свои расходы и минимизировать риски.