Как заполнить подраздел 1.3 ЕФС-1. Инструкция по заполнению отчета по зарплате 

В статье мы ближе рассмотрим важный аспект отчетности работодателей – заполнение подраздела 1.3 в форме ЕФС-1. Отметим, что данный раздел заполняют далеко не все компании. Однако подраздел 1.3 ЕФС-1 несет особое значение, поскольку содержащиеся в нем данные являются ключевыми для государства при мониторинге системы оплаты труда работников отдельных отраслей бюджетной сферы. В статье мы детально разберем, как заполнить подраздел 1.3 ЕФС-1, уделяя внимание ключевым шагам и рекомендациям.

Мы продолжаем публиковать статьи о том, как заполнять важные разделы отчета ЕФС-1. Сегодня - рассмотрим как заполнить подраздел 1.3.

👉 Здесь рассказали, как заполнить подраздел 1.1 - сведения о трудовой деятельности
👉 Здесь объясняли, как заполнить подраздел 1.2 - сведения о страховом стаже

Кто сдает отчет 1.3 ЕФС-1

Обязанность по предоставлению отчетности по подразделу 1.3 возложена на государственные и муниципальные учреждения в областях:

• Образования
• Науки
• Социальных услуг
• Культуры, искусства и кинематографа
• Здравоохранения.

Эти учреждения также являются респондентами по соответствующим формам статотчетности, утвержденным Росстатом, про которые мы писали здесь.

Также стоит учитывать, что в подразделе 1.3 не предоставляются сведения о работниках, находившихся в отпусках по беременности и родам, связанным с усыновлением, уходу за ребенком без сохранения заработной платы. Информация о лицах, заключивших договор гражданско-правового характера, также не включается в этот подраздел.

📝 Коммерческие компании и индивидуальные предприниматели не обязаны заполнять подраздел 1.3 ЕФС-1. Это требование применяется исключительно к бюджетным учреждениям.

Отчетность необходимо предоставлять ежемесячно не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным.

В итоге, для эффективного выполнения требований по заполнению подраздела 1.3 в ЕФС-1, структурированная и точная отчетность является ключевым моментом в обеспечении прозрачности и соответствия законодательству о заработной плате бюджетников.

1. Отчетный период

• Укажите месяц и год, за который предоставляются сведения.

2. Тип сведений

• Отметьте знаком "X" тип представляемой формы: "Исходная," "Корректирующая" или "Отменяющая".
• Важно: в одной форме ЕФС-1 данные с разным типом сведений не допускаются за один отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.

3. Корректируемый (отменяемый) период

• При использовании формы с типом "Отменяющая," укажите месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения.

4. КТО организации

• Укажите код типа отчитывающейся организации согласно "Кодам типа организации" в соответствии с Классификатором.

5. Идентификационный номер ТОСП

• Если организация является территориально обособленным структурным подразделением, укажите 14-значный цифровой код. В противном случае, оставьте поле пустым.

6. OID организации

• Заполняют только медицинским организациям. Укажите номер OID медицинской организации в соответствии с федеральным реестром медицинских организаций (ФРМО).

Графа 1 "N п/п"

Присвойте сквозную нумерацию, отражая несколько периодов работы застрахованного лица в отчетном месяце. Номера должны быть уникальными, без пропусков и повторений.

Графа 2 "Дата начала"

Укажите дату начала периода работы в отчетном месяце в формате "ДД.ММ.ГГ".

Графа 3 "Дата окончания"

Укажите дату окончания периода работы в отчетном месяце в формате "ДД.ММ.ГГ".

Графа 4 "Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности"

В данной графе следует указывать значение "1", если работник в отчетном периоде относился (начал относиться) к определенным категориям:

• Женщины в отпусках: Если работница была в отпуске по беременности и родам, находилась в отпусках по усыновлению ребенка с дня рождения, либо находилась в отпуске по уходу за ребенком (исключая случаи работы на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на пособие по государственному социальному страхованию).
• Работники, обучающиеся: Если сотрудник обучается в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, и находился в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы. Также, если работник поступил в учебное заведение и был в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.
• Работники, проходящие военную службу: Если сотрудник был призван по мобилизации или является добровольцем и проходит военную службу, несущую добровольный характер, весь период этой службы должен быть отражен значением "1" в данной графе.

В случае, если работник не относится к вышеописанным категориям, в графе 4 указывается "0".

Графа 5 "Наименование структурного подразделения"

Укажите полное наименование структурного подразделения через ";". Если отчитывается медицинская организация, укажите OID (уникальный идентификатор) в соответствии с реестром ФРМО.

Графа 6 "Код наименования должности (профессии)"

Укажите код из Классификатора, соответствующий наименованию должности (профессии). Если наименование отсутствует, выберите наиболее подходящий код.

❗Если работник работает по договору гражданско-правового характера, графы таблицы не заполняются.

Графа 7 "Код категории персонала"

Укажите трехзначный цифровой код категории персонала, соответствующий должности (профессии). Используйте Классификатор, основанный на формах ЗП-здрав, ЗП-культура, ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-соц.

Графа 8 "Звание (степень)"

Укажите значения через ";":

• Ученая степень работника ("КН" - кандидат наук; "ДН" - доктор наук).
• Ученое звание работника в соответствии с Классификатором.
• Почетное звание работника в соответствии с Классификатором.
  Если работник не имеет званий и ученых степеней, укажите ноль (0).

Графы 9-10 "Специальные (отраслевые) условия занятости"

В графах 9 "Код" и 10 "Значение" указываются следующие значения кодов условий занятости работников медицинских организаций:

ВМП (Вид медицинской помощи)

• Код "1" - первичная медико-санитарная помощь
• Код "2" - специализированная, в том числе высокотехнологичная, медицинская помощь
• Код "3" - скорая, в том числе скорая специализированная, медицинская помощь
• Код "4" - паллиативная медицинская помощь
• Код "0" - структурное подразделение не оказывает медицинскую помощь.

УОМП (Условие оказания медицинской помощи)

• Код "1" - амбулаторно
• Код "2" - в дневном стационаре
• Код "3" - в круглосуточном стационаре
• Код "0" - структурное подразделение не оказывает медицинскую помощь.

ПС (Профиль стационара)

• Код "1" - хирургический
• Код "2" - нехирургический
• Код "0" - в структурном подразделении не оказывается медицинская помощь в условиях круглосуточного стационара.

ФМП (Форма оказания медицинской помощи)

• Код "1" - является отделением интенсивной и экстренной медицинской помощи
• Код "0" - не является отделением интенсивной и экстренной медицинской помощи.

РМБ (Работа в составе мобильных бригад)

• Код "1" - работа сотрудника в составе мобильных бригад
• Код "0" - работа в других подразделениях.

РСМП (Работа в специализированных станциях и бригадах)

• Код "1" - работа сотрудника на специализированных станциях, бригадах экстренного реагирования службы медицины катастрофы, отделениях экстренной консультативной помощи (санитарная авиация)
• Код "0" - работа в других подразделениях.

ФАП (Работа в фельдшерско-акушерском пункте)

• Код "1" - работа сотрудника в ФАП
• Код "0" - работа в других подразделениях.

Графа 11 "Вид договора"

• Код "1" - трудовой договор, работа является для работника основной;
• Код "2" - трудовой договор, работа является для работника работой по совместительству, внутреннее совместительство;
• Код "3" - трудовой договор, работа является для работника работой по совместительству, внешнее совместительство (прием на работу по совместительству из другой организации).

Графа 12 "Срок договора"

• Код "1" - трудовой договор, заключенный на неопределенный срок;
• Код "2" - срочный трудовой договор.

Графа 13 "Профессиональная квалификационная группа"

Указывается код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия).

Графа 14 "Квалификационный уровень"

• Указывается соответствующий квалификационный уровень в соответствии с разделом "Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней (КУ)" Классификатора.
• Если должность не включена в профессиональные квалификационные группы, в графах 13 и 14 указывается "0".
• Если для должности в профессиональной квалификационной группе не определен квалификационный уровень, в графе 14 указывается "0".

  Графа 15 "Класс (подкласс) условий труда"

  Указывается класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности. Информация берется после проведения специальной оценки условий труда в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ. Если информация отсутствует, в графе 15 указывается "0".

  Графа 16 "Квалификационная категория":

  Указывается квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации работника по специальности (должности).
  "1" - вторая квалификационная категория
  "2" - первая квалификационная категория
  "3" - высшая квалификационная категория.
  Если у работника нет квалификационной категории, в графе 16 указывается "0".

Графа 17 "Число занятых штатных единиц"

Указывается количество штатных единиц, которые работник занимает по указанной должности (профессии). Значение 1,000 соответствует условиям полной занятости (на полную ставку). Для работы на условиях неполного рабочего времени указывается доля занятости (доля ставки) с тремя знаками после запятой (например, 0,750). В случае изменения числа штатных единиц в течение месяца, указывайте каждое значение отдельной строкой.

Графа 18 "Система оплаты труда"

Указывается система оплаты труда работника по трудовому договору:

• сдельная - "1"
• повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка) - "2"
• повременная (работнику установлена часовая ставка) - "3"
• иная - "4"

Графа 19 "Размер фиксированной части":

Указывается размер фиксированной части оплаты труда в зависимости от системы оплаты: оклад, сдельная расценка, часовая тарифная ставка. При сдельной системе, если установлено несколько сдельных расценок, информацию о начисленных выплатах заполняйте для каждой расценки отдельной строкой.

Графа 20 "Норма"

Укажите норму рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени.

Графа 21 "Факт"

Укажите количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце.

Графа 22 "Код специальных часов работы"

Выберите один из кодов, отражающих специфические условия работы:

• СРПР - количество часов сверхурочной работы, оплаченной не менее чем в полуторном размере
• СРДР - количество часов сверхурочной работы, оплаченной не менее чем в двойном размере
• ВПДН - количество часов, отработанных в выходные и праздничные дни, входящих в норму времени по графику
• ВПДС - количество часов, отработанных в выходные и праздничные дни, сверх нормы времени по графику
• КЧНВ - количество часов, отработанных в ночное время
• КЧДЦ - количество часов дежурства на дому (если не включаются в норму времени по графику)
• КЧДЧ - количество отработанных часов за дни, в которые было разделение рабочего дня на части

Если отсутствуют специальные часы работы, укажите ноль (0).

Графа 23 "Количество часов"

Укажите количество часов, соответствующее выбранному коду в графе 22.

Графа 24 "Код выплаты"

Укажите код выплаты в соответствии с классификатором, используемым при заполнении ЕФС-1. Это относится к вознаграждениям по договорам гражданско-правового характера, заключенным работниками списочного состава со своим учреждением.

❗При отсутствии специальных часов работы, убедитесь в указании значения "0" в графах 22 и 23.

Графа 25 "Сумма"

Укажите размер выплаты (с двумя знаками после запятой), соответствующей коду, указанному в графе 24. Отразите фактические размеры выплат за отчетный месяц и предыдущие периоды.

Графа 26 "Итого"

Заполните единожды для каждой уникальной комбинации характеристик условий работы. Рассчитайте значение как общую сумму всех выплат для каждой комбинации.
Включите следующие графы, определяющие уникальность строк подраздела:

• Графа 2 "Дата начала" и Графа 3 "Дата окончания" подраздела "Период работы в отчетном месяце";
• Графа 4 "Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности";
• Графа 5 "Наименование структурного подразделения; OID";
• Графа 6 "Код наименования должности (профессии)";
• Графа 9 и Графа 10 подраздела "Специальные (отраслевые) условия занятости";
• Графа 11 и Графа 12 подраздела "Информация о договоре";
• Графа 13 и Графа 14 "Профессиональная квалификационная группа" и "Квалификационный уровень" соответственно;
• Графа 17 "Число занятых штатных единиц по должности (профессии)";
• Графа 19 "Размер фиксированной части в соответствии с трудовым договором".

❗Убедитесь в отсутствии отрицательных значений в графе 25.

Эта инструкция предназначена для облегчения процесса заполнения раздела "Сведения о заработной плате" ЕФС-1, соблюдая требования законодательства и избегая ошибок при внесении данных.

Для того, чтобы правильно заполнить отчет ЕФС-1, нужно обладать знаниями в бухгалтерском деле. В институте ЕВИДПО есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии.

Правильное заполнение отчета ЕФС-1 заработная плата является ключевым элементом в учете и контроле за заработной платой сотрудников. Предоставленная инструкция детально разъясняет порядок заполнения ЕФС-1 каждой графы, освещая важные аспекты. Эффективное использование предоставленных кодов и структурных элементов позволит предприятию не только соблюдать требования законодательства Российской Федерации, но и упростит процесс внутреннего учета и анализа затрат на персонал.