Регулирование обращения драгоценных металлов осуществляется в соответствии с несколькими нормативными актами. ФЗ № 41 определяет порядок обращения с драгоценными металлами и камнями.
Также существуют Правила учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности. Эти Правила утверждены ПП № 731 и содержат подробные инструкции по ведению учета и хранения драгоценных металлов.
Кому
Правила учета драгоценных металлов распространяются на:
- Компании (включая воинские части и воинские формирования) и индивидуальных предпринимателей, занятых в области добычи, производства, использования и обращения драгоценных металлов, а также в сфере добычи, использования и обращения драгоценных камней, сбора, заготовки, обработки (переработки) лома и отходов драгоценных металлов и восстановления драгоценных камней.
- Организации и индивидуальных предпринимателей, занимающихся производством и продажей ювелирных изделий и других изделий из драгоценных металлов и/или драгоценных камней, а также изделий, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни.
Правила учета драгоценных металлов
Для эффективного учета необходимо соблюдать определенные принципы:
- Необходимо своевременно и точно фиксировать данные о количестве драгоценных металлов и их местонахождении.
- Следует контролировать движение драгоценных металлов среди материально ответственных лиц, структурных подразделений и организации в целом.
- Все сведения, представленные в отчетах, должны быть достоверными и надежными.
При использовании драгоценных металлов в производственных процессах они расходуются в соответствии с установленными нормами.
Для учета драгоценных металлов могут использоваться как бумажные документы, так и электронные системы с применением современных технологий, включая усиленную квалифицированную электронную подпись.
Единицы измерения при учете драгоценных металлов включают:
- наименование металла,
- массу металла в граммах (пересчитанную на химически чистый металл),
- качество (пробу или содержание драгоценного металла),
- стоимостное выражение.
При передаче драгоценных металлов на аффинаж из продуктов переработки минерального и вторичного сырья учет осуществляется по наименованию и массе в граммах (в лигатуре и пересчете на химически чистые драгоценные металлы).
Драгоценные металлы, включенные в комплектующие детали, изделия, приборы, инструменты и оборудование, учитываются по наименованию, массе в граммах (в лигатуре и пересчете на химически чистые драгоценные металлы), в качестве – пробы и стоимости. Такой учет может вестись на протяжении всего срока службы драгоценных металлов.
Особое внимание следует уделить контролю за учетом драгоценных металлов. Он может осуществляться с помощью:
- инвентаризаций,
- проверок фактического наличия драгоценных металлов,
- системы внутреннего контроля.
Необходимо проводить регулярные анализы остатков драгоценных металлов и сравнивать их с фактическими данными учета.
Порядок учета драгоценных металлов
В процессе учёта движения драгоценных металлов и драгоценных камней в организации необходимо правильно оформлять первичные учётные документы. Важно, чтобы каждый документ был подписан уполномоченным лицом. В зависимости от выбранной формы документа, подпись может быть сделана либо вручную, либо с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).
В местах хранения драгоценных металлов и драгоценных камней (таких как склады, хранилища, кладовые и другие локации, установленные организацией в соответствии с местными правовыми актами) необходимо вести учёт в специальных документах:
- карточки складского учёта,
- журналы,
- книги и другие документы, предусмотренные местными правовыми актами.
Перед началом записей в учётных документах необходимо пронумеровать каждую страницу и прошнуровать их. Также следует поставить подпись руководителя учреждения или уполномоченного лица, а также проставить печать.
При использовании электронного документооборота (ЭДО) документы, которые являются отчётностью, должны быть выведены на печать. Каждый документ также должен быть пронумерован, прошнурован, подписан и скреплён печатью.
Все учётные документы должны быть учтены в бухгалтерии организации, чтобы обеспечить правильное финансовое отражение операций.
Инвентаризация драгоценных металлов
Инвентаризация драгоценных металлов, содержащихся в основных средствах, а также в ломе и отходах, предназначенных для последующего аффинажа, проводится в соответствии с установленным порядком, описанным в разделе III Инструкции № 231н.
В соответствии с пунктом 28 инструкции, данное мероприятие проводится один раз в год, на дату 1 января.
Также инвентаризация обязательна в следующих случаях:
- При смене материально ответственных лиц.
- При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
- В случае стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
- При реорганизации или ликвидации организации.
- В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Для проведения инвентаризации руководителем учреждения создается специальная комиссия по приказу. В этом же приказе устанавливаются порядок проведения инвентаризации, сроки начала и окончания процесса.
В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, которым доверено хранение ценностей, подлежащих инвентаризации.
Перед началом инвентаризации материально ответственные лица должны подписать расписку о том, что все документы, связанные с поступлением или расходом ценностей, переданы в бухгалтерию, и у них нет неучтенных ценностей.
Информация о фактическом наличии драгоценных металлов по каждому виду основных средств записывается в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) для нефинансовых активов (форма 0504087). Эти описи составляются в двух экземплярах, один из которых передается материально ответственному лицу.
Инвентаризационная комиссия обязана обеспечить полноту и достоверность внесения информации о фактическом наличии проверяемых ценностей и изделий из них в инвентаризационные описи. Также комиссия отвечает за правильное и своевременное оформление материалов инвентаризации.
Фактическое наличие драгоценных металлов во время инвентаризации определяется через:
- обязательное взвешивание,
- подсчет,
- измерение,
- отбор,
- анализ образцов.
Если невозможно проверить фактическое наличие драгоценных металлов, входящих в состав основных средств, инвентаризационная комиссия устанавливает их наличие на основе учетных документов, технической документации или с использованием сведений о содержании этих металлов в аналогичной продукции.
Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационные описи. Последние дополнительно предоставляют расписку, подтверждающую, что проверка ценностей инвентаризационной комиссией проведена в их присутствии, что у членов комиссии нет никаких претензий и что они принимают перечисленные в описи (и акте) ценности на ответственное хранение.
По завершении инвентаризации должны быть составлены корректно оформленные описи фактического наличия драгоценных металлов для каждого материально ответственного лица. Они передаются в бухгалтерию для сопоставления фактических данных с бухгалтерским учетом.
Для всех расхождений с материально ответственными лицами должны быть получены письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия определяет характер и причины обнаруженных расхождений с данными бухгалтерского учета и вносит свои заключения и предложения по их урегулированию, которые затем фиксируются в протоколе и утверждаются руководителем организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в сроки, установленные внутренними документами учреждения, разработанными с учетом особенностей его деятельности.
Как организовать приём драгоценных металлов
Драгоценные металлы, входящие в состав основных средств, должны учитываться по их наименованию и массе, пересчитываемой на химически чистые драгоценные металлы.
Информация о наименовании, массе и количестве драгоценных металлов, содержащихся в основных средствах, должна быть отражена в первичной учетной документации. Эта информация основывается на данных о наличии драгоценных металлов, указанных в технической документации:
- паспорта,
- формуляры,
- этикетки,
- руководства по эксплуатации.
Для правильного документирования поступления объектов в учреждение и их последующего учета в качестве основных средств, используются приходный ордер на приемку материальных ценностей или акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов, утвержденные Приказом Минфина № 52н. Кроме того, применяется инвентарная карточка учета нефинансовых активов.
Информация о драгоценных металлах, включая их наименование, единицы измерения, количество и массу, содержащихся в основных средствах или их деталях, должна быть отражена в соответствующих разделах акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов и инвентарной карточке учета нефинансовых активов.
Обычно данные о содержании драгоценных металлов, указанные при поступлении объектов, являются приблизительными. Для получения достоверной информации о фактическом количестве драгоценных металлов в составе основных средств необходимо провести их списание, разборку и аффинаж.
Где обучить специалиста
Для организации учета драгоценных металлов необходимы определенные знания и навыки. Мы рекомендуем пройти онлайн-курсы в нашем Институте ЕВИДПО. По окончанию обучения вы получите диплом:
