Как отразить структурное подразделение в штатном расписании компании

Структурные подразделения предприятия являются составной частью его организационной структуры и служат для разделения и координации работы внутри компании. Они определяются в зависимости от специфики деятельности предприятия и могут включать такие подразделения, как производственные, финансовые, маркетинговые, кадровые и т.д.

• Производственные подразделения занимаются непосредственно процессом производства товаров или оказания услуг. Они обычно делятся на отделы, ответственные за различные этапы производства.
• Финансовые подразделения занимаются финансово-хозяйственной деятельностью компании, включая бухгалтерию, контроль расходов и доходов, финансовый анализ и т.д.
• Маркетинговые подразделения занимаются разработкой и продвижением продукции или услуг компании на рынке. Они проводят маркетинговые исследования, разрабатывают рекламные кампании, занимаются управлением брендом и отношениями с клиентами.
• Кадровые подразделения отвечают за подбор, обучение, мотивацию и оценку персонала компании. Они занимаются наймом новых сотрудников, разработкой кадровой политики и управлением персоналом.

Объединение различных структурных подразделений создает эффективную организацию, способную реализовывать стратегические задачи и достигать поставленных целей.

Следует обратить внимание на важный факт: дочерние компании организации не являются структурными подразделениями. Отличительной особенностью последних является то, что они не могут существовать самостоятельно, отдельно от головного предприятия.

Структурные подразделения бывают внутренние и внешние. Они отличаются по своей природе и функциональности.

Внутренние структурные подразделения - это подразделения, которые находятся непосредственно внутри самой компании и выполняют внутренние функции, связанные с ее деятельностью. Внутренние подразделения неразрывно связаны с организацией и исполняют роль функциональных блоков, отвечающих за конкретные аспекты работы предприятия.

Например, производственное подразделение, финансовый отдел, отдел маркетинга и т.д.

Внутренние подразделения обеспечивают координацию и согласованность работы внутри компании, обеспечивая эффективность и оптимизацию процессов.

Внешние структурные подразделения - это подразделения, которые находятся за пределами компании, но тесно связаны с ее деятельностью и взаимодействуют с ней.

Внешние подразделения могут включать поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и другие внешние организации, с которыми компания имеет деловые отношения.

Внешние подразделения играют важную роль в цепи поставок и распределении товаров, а также в формировании партнерских отношений и развитии бизнеса.

Оба типа структурных подразделений имеют значительное значение для успешного функционирования предприятия:

• Внутренние подразделения обеспечивают внутреннюю координацию и оптимизацию процессов.
• Внешние подразделения создают возможности для взаимодействия и внешнего развития компании.

Четкое определение и организация этих подразделений способствуют эффективности работы предприятия в целом.

При составлении штатного расписания компания может выбрать одну из двух практик:

1. Отразить в нем структуру должностей в организации
2. Перечислить должности без учета структурной разбивки.

Метод зависит от используемой организацией формы документа.

• Если используется стандартная унифицированная форма «Т- 3 штатное расписание», то в ней следует указывать названия подразделений на отдельных строках.
• Если работодатель разработал свою форму, то названия отделов и служб в нем могут быть опущены, и это не будет считаться ошибкой.

В штатном расписании прописываются все структурные подразделения, как внешние, так и внутренние. Им можно давать как простые названия, например, "экономический отдел", так и более сложные, как "департамент продаж", сразу указывая входящие в него "отдел реализации" и "отдел рекламы". Ограничений на наименования не существует.

Важно учесть следующее! Если в подразделении числится только один работник, его все равно необходимо включить в штатное расписание. 

Руководители отдельных структурных подразделений могут составлять свои собственные штатные расписания. Однако, согласно ст. 55 ГК РФ, филиалы и представительства не считаются отдельными юридическими лицами, поэтому их расписание должно входить в состав общего штатного расписания. Оригинал такого расписания будет храниться в головном офисе, а в филиале - только выписка, заверенная соответствующим образом.

Порядок внесения структурных единиц в штатное расписание может быть произвольным и не ограничивается законодательством.

Некоторые правила:

• Рекомендуется придерживаться принципа иерархии и начинать с указания наиболее значимых единиц, например, административного блока или расчетного отдела, а затем упорядочивать их по степени убывания значимости.
• Если филиалы и представительства имеют собственное штатное расписание в составе общего или если желательно подчеркнуть, что они являются отдельными внешними подразделениями, то можно указать их в самом начале с указанием их структуры, а затем перейти к головной компании.
• Если в штатном расписании указывается "сложное" название структурной единицы, которая включает в себя более мелкие части, то номер структурного подразделения будет состоять из нескольких цифр. Например, если есть "Экономический отдел" с кодом 04, в составе которого есть "Отдел планирования" и "Отдел анализа", то у них будут коды "04.1" и "04.2". Вместо точки можно использовать дефис или косую черту. Менять коды не рекомендуется, чтобы избежать путаницы в документах.
• Если подразделение расформировано и исключено из штатного расписания, то номер структурной единицы остается неизменным и продолжает быть связанным с несуществующим отделом или службой. Этот номер называется "пустым индексом". Этот индекс не может быть переиспользован до истечения срока хранения документов, в которых он использовался.
• Добавление новой структурной единицы в штатное расписание требует только внесения корректировок, а исключение структурной единицы следует делать с соблюдением определенных правил.
• Если персонал был уволен или переведен, и отдел фактически расформирован, то изменения в штатном расписании вносятся аналогично случаю переименования. Необходимо издать приказ о внесении изменений или утвердить штатное расписание в новой редакции.
• Если у подразделения есть сотрудники, то его исключение из общей структуры невозможно. Потребуется провести сокращение штата, а затем издать приказ об исключении отдела или службы из штатного расписания.

Рекомендация. При составлении штатного расписания впервые или при внесении корректировок в неудачную версию, рекомендуется сначала создать схему всех подразделений. Это поможет наглядно представить структуру компании, а затем на основе этой схемы заполнять штатное расписание и присваивать коды. Этот подход облегчит процесс организации и структурирования штата, позволит избежать возможных ошибок и упростит последующую работу с штатным расписанием.

Работодатель имеет право самостоятельно создавать структурные подразделения, определять их функции, состав сотрудников и назначать руководителя. Основным регулирующим документом для новой структурной единицы является Положение о структурном подразделении или аналогичный нормативный акт.

Обычно оно включает следующие пункты:

• Общую информацию о компании и цели создания подразделения.
• Функции, которые выполняет структурное подразделение и его предстоящие задачи.
• Численность работников в подразделении.
• Информацию о руководителе подразделения.
• Порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями.
• Ответственность работников и руководителя.
• Процедуру ликвидации или изменения данной структурной единицы.

При создании подразделений следует придерживаться следующих требований, принятых для структуры компании:

• Наличие четкой управленческой иерархии в каждом подразделении.
• Отсутствие жестких законодательных ограничений для деятельности структурных единиц.
• Учет возможностей руководителя подразделения, так как слишком большое количество сотрудников может затруднить эффективное управление. Оптимальным считается наличие от 5 до 20 работников в подразделении.

Важно отметить, что Положение о подразделении может быть создано единожды и пересматриваться при изменении структуры компании, либо можно разработать основной документ с базовыми принципами деятельности и дополнять его отдельными нормативными актами по мере создания новых структурных единиц.

Отсутствие штатного расписания может повлечь за собой различные санкции.

В частности, в соответствии со ст. 126 НК РФ может быть наложен штраф в размере 200 р. за представление неполного или непредставления необходимых документов. 

Кроме того, работодателю может быть предъявлено обвинение в нарушении трудового законодательства и других нормативных правовых актов, включающих в себя нормы трудового права. В случае нарушения этих норм, предусмотренных ст. 5.27 КоАП, на индивидуального предпринимателя может быть наложен штраф в размере до 5 000 р., а на организацию – от 30 000 до 50 000 р. 

Обучить специального сотрудника можно в ЕВИДПО. У нас есть более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации для кадровых работников. Обучение проходит дистанционно и без отрыва от работы!

Отражение структурного подразделения в штатном расписании компании играет важную роль в организации и эффективном функционировании организационной структуры. Правильное составление штатного расписания позволяет определить необходимое количество сотрудников в подразделении, учесть их функциональные обязанности и выполняемые задачи, а также оптимизировать рабочие процессы и распределить ресурсы.