Если организации необходимо, чтобы ее сотрудник съездил в другой город, страну в рабочих целях – это командировка. Её важно грамотно оформить, чтобы избежать возможных недопониманий и проблем с организацией. Оформление командировки включает в себя подготовку необходимых документов, утверждение сроков и целей поездки. Это обеспечит эффективное проведение служебной поездки и соблюдение прав и гарантий сотрудника.
Что такое командировка?
Основные правила, гарантии и требования к организации служебных командировок содержатся в главе 24 Трудового кодекса.
Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный заранее срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо следующее:
- Поездка должна иметь производственный характер.
- Важно, чтобы сотрудник должен быть трудоустроен именно по трудовому договору.
- Сотруднику не должен быть назначен разъездной характер работы по трудовому договору (например, у курьеров, экспедиторов и т.д.), то есть у него должно быть закреплено стационарное рабочее место.
- Длительность командировки должна быть выбрана целесообразно.
Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, во время командировки работник сохраняет своё место работы (его нельзя уволить) и получает средний заработок. Согласно статье 168 Кодекса, работодатель обязан компенсировать расходы сотрудника на жилье, проезд и другие связанные с командировкой расходы.
Чем отличаются командировки от служебных поездок?
При каждой командировке обязательно выдают приказ от работодателя, который сотрудник должен подписать. В этом случае должность работника не имеет значения.
В трудовом договоре могут быть предусмотрены рабочие поездки, которые не являются командировками, исходя из разъездного характера работы. Такие виды работ указываются в договоре для определенных профессий, таких как водители, курьеры, торговые представители.
Если разъездной характер работы определяется после приема на работу, его обязательно фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору
Отличие между командировкой и служебной поездкой заключается в том, что работник с разъездным характером работы совершает служебные поездки в рабочее время в пределах указанной в договоре территории. Оплата за такие поездки производится согласно условиям трудового договора. Возможно предоставление доплаты за разъездной характер работы, но это не является обязательным. Главное, чтобы работодатель компенсировал расходы, связанные с рабочими поездками.
Сотрудников с разъездным характером работы могут направлять в командировки, в этом случае им предоставляются все гарантии, которые предоставляются командировочным.
Пока человек в командировке, а также за дни в пути ему платят средний заработок. При разъездной работе сотрудник получает свою зарплату. Также ему могут установить доплату за сам характер работы.
И при командировках, и при служебных поездках сотруднику возмещают расходы, связанные с проездом, проживанием, и другие расходы, предусмотренные законом.
Когда необходимо оформлять приказ о командировке?
Приказ о командировке нужно оформлять каждый раз, когда сотруднику необходимо работать вне места его постоянной занятости.
В приказе указывают продолжительность командировки, ее цель, служебное задание. При необходимости командировку могут продлить, и об этом издается отдельный приказ.
Кого можно и кого нельзя отправлять в командировку?
Запрещено отправлять в командировку:
- беременных;
- несовершеннолетних (если речь не идёт о спортсменах и творческих работниках);
- работников на ученическом договоре (только если командировка не связана с ученичеством);
- инвалидов (если командировка противоречит индивидуальной программе реабилитации).
Отказаться от командировки имеют право:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- одинокие родители и опекуны, которые воспитывают ребенка до 14 лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- сотрудники, которые ухаживают за больным членом семьи;
- родитель ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает на вахте или призван на военную службу по мобилизации;
- работники с тремя детьми и более до достижения младшим из них 14 лет.
Перечисленных сотрудников должны письменно уведомить о том, что они могут отказаться ехать в командировку.
В противном случае отказ работника от командировки можно признать дисциплинарным проступком.
Этапы оформления командировки
1. Выбор сотрудника
Важно выбрать сотрудника, не подходящего под категории, описанные выше.
2. Согласование командировки
В некоторых организациях принято составлять служебную записку руководству для согласования рабочей поездки и связанных с ней расходов. В этом документе указываются сроки и цель командировки, данные о командируемом сотруднике.
Однако согласно закону, оформление служебной записки необязательно. Сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего ответственные сотрудники, такие как секретариат, отдел кадров и бухгалтерия, занимаются оформлением необходимых документов.
3. Составление заявления на выплату аванса
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.
Работодатель обязан определить в локальных актах или коллективном договоре порядок и размеры возмещения расходов, связанные с командировками. Если в компании нет коллективного договора, а в правилах внутреннего трудового распорядка и других локальных актах о командировках ничего не сказано, необходимо составить положение о командировках.
4. Оформление приказа о командировке
После утверждения поездки составляется приказ, который должен быть подписан сотрудником. Этот документ может быть составлен в свободной форме, принятой в компании, или с использованием унифицированных официальных форм Т-9 или Т-9а (для нескольких сотрудников).
До 29.12.2014 необходимо было оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но это стало необязательным. Некоторые компании до сих пор используют эти документы.
В приказе указываются:
- ФИО сотрудника, его должность и подразделение, кто отправляется в командировку;
- место, куда осуществляется поездка;
- даты начала и окончания командировки, а также её продолжительность в календарных днях;
- цель командировки.
- информация о том, что поездку финансирует работодатель.
В документе могут быть предусмотрены строки для комментариев для дополнительной информации, например, для размера суточных, выданных работнику.
5. Бронирование проживания и транспорта
Процесс бронирования различается в разных организациях. В некоторых местах сотрудники, направленные в командировку сами бронируют билеты и гостиницу из предоставленного аванса, где-то сотрудники, например, отдела кадров. Большое количество предприятий предпочитают заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты напрямую с корпоративного счета.
Некоторые компании позволяют сотрудникам путешествовать на собственных или служебных автомобилях, в таком случае вместо билета командированному оформляется путевой лист. Форма путевого листа разрабатывается каждой компанией самостоятельно.
6. Выплата дневных денег
Дневные деньги перечисляются за несколько дней до командировки. Эти средства предназначены для покрытия дополнительных расходов, связанных с командировкой. Закон не требует отчетности о том, на что были потрачены эти деньги.
Размер дневных денег определяется организацией самостоятельно и указывается в положении о командировках или коллективном договоре.
Если командировка проходит недалеко от места жительства сотрудника, и он каждый день возвращается домой, то дневные деньги не выплачиваются.
7. Командировка
Чаще всего служебная поездка начинается с дня выезда, но каждая компания решает этот вопрос по своему усмотрению. В некоторых организациях сотрудники могут не являться на работу в день командировки, даже если самолет отправляется поздним вечером.
Главная задача командированного - сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на проживание, транспорт и другие служебные цели. Это необходимо для отчетности.
8. Отчет о расходах в командировке
После завершения командировки сотруднику остается только сделать отчет о потраченных средствах. Для этого необходимо:
- собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить отчет о предоставленном авансе;
- если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
В отчете следует указать размер полученных средств, остаток или перерасход за время проведения командировки. После этого будет произведен перерасчет. Если командированный получил больше, чем потратил, придется вернуть излишки. В случае, если было потрачено больше, чем выдано (и это соответствует положениям о командировках), оставшиеся средства будут перечислены на счет сотрудника.
Отчет о предоставленном авансе вместе с чеками необходимо представить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Где обучить кадрового работника
Если вам нужно обучить работников отдела кадров, это можно сделать на курсах в Едином Всероссийском Институте Дополнительного профессионального образования.
Программы обучения включают в себя различные курсы, которые покрывают широкий спектр тем, связанных с кадровым делопроизводством. Это позволит вашему специалисту отдела кадров доказать свою квалификацию и получить соответствующую подтверждающую документацию.
По итогам обучения выдается диплом о прохождении курса и включение в единый реестр ФИС ФРДО:
