Как принять товар в 2023: инструкция по приемке для магазина, склада

Важно знать, как принимать товар на складе или в магазине. Основные правила прописываются в договоре поставки, а также поставка оформляется по требованиям законодательства РФ. мы расскажем про процесс приемки товара по качеству и количеству, оформление документов и порядок действий при выявлении несоответствий.

В процессе приемки товара заказчику следует:

• Гарантировать соответствие количества и качества продукции условиям договора.

• Поручать приемку только ответственному лицу, обычно кладовщику.

• Уведомлять поставщика письменно о некачественных товарах и требовать их замену.

• Хранить излишний или дефективный товар до согласования дальнейших действий.

• Обеспечить документальную фиксацию процесса приемки.
  Поставщику следует:

• Поставлять продукцию в соответствии с условиями договора поставки, с правильным количеством и качеством.

• Проверять полномочия лица, принимающего товар.

• Принимать акт о расхождении количества продукции по требованию клиента.

• Заменять товар, не соответствующий требованиям.

• Составлять акт о расхождении количества и направлять его заказчику.
  По сути, заказчик должен обеспечивать правильную приемку товара и своевременно информировать поставщика о несоответствиях, а поставщик обязан обеспечивать правильное качество и количество товара, а также поддерживать документирование процесса приемки.

• Если ваша деятельность связана с налогом на добавленную стоимость (НДС), то при оформлении приемки используйте товарно-транспортную накладную (ТТН) в сочетании с счетом-фактурой.
  Основным документом будет ТОРГ-12 - товарная накладная. При перевозке товара со склада поставщика на ваш склад, используется товарно-транспортная накладная, которая отличается от товарной накладной наличием раздела о транспорте и отсутствием описания товара. Эти документы могут одновременно служить как доказательство получения товара получателем и как подтверждение поставки поставщиком, поэтому они оформляются в двух экземплярах.
  Подробнее про товарную накладную и ТТН рассказывали в этой статье.

Второй документ - счет-фактура. Если вы плательщик НДС, необходимо собирать счета-фактуры для каждого входящего товара. Без них вы не сможете учесть НДС.

Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и ген директора.
При возврате товара следует запросить у поставщика скорректированный счет-фактуру, так как НДС будет учитываться только по части товара, которая вам поставлена.

• Для случаев, когда в стоимость включены услуги перевозки, используйте универсальный передаточный документ (УПД) вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН).
  Универсальный передаточный документ (УПД) включает все необходимые данные, требуемые как для счетов-фактур, так и для других первичных документов. УПД по сути объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, и может использоваться вместо них.

1. Подготовьте помещение

Перед тем как начать приемку товара, рекомендуется:

1. Обеспечить наличие свободного места на полках и стеллажах.

2. Разграничить зоны для избежания путаницы между уже размещенным и новым товаром.

3. Подготовить инструкцию для сотрудников о процедуре приемки товара и разместить ее на видном месте.

   2. Проведите первичную проверку

   Первичная проверка включает в себя следующие этапы:

4. Проверка транспортного средства на предмет повреждений.

5. Контроль температуры и других условий перевозки.

6. Проверка целостности упаковки, наличия пломб и маркировки.
   О любых обнаруженных повреждениях или нарушениях целостности упаковки необходимо сразу сообщить поставщику.

   3. Проведите проверку товара по количеству

   При проверке товара по количеству сотрудник обязан:

7. Проверить упаковку и контейнеры, произвести пересчет, взвешивание товаров.

8. Сопоставить коды маркировки из накладной с фактическими.

9. Проверить содержание документации: информацию о поставщике, цены, наименования товаров.

   При любом несоответствии следует немедленно уведомить поставщика или соблюдать установленный договором срок. Важно, чтобы наименования на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах совпадали, иначе возможны штрафы.
   Помимо других этапов приемки, при получении алкогольной продукции необходимо подтверждение в системе ЕГАИС.
   Если все документы соответствуют факту и верно заполнены, ставится печать организации и подпись. При обнаружении недостачи процесс приемки приостанавливается, осуществляется повторный подсчет и взвешивание, после чего составляется протокол о недостаче.
   Для дальнейшей проверки потребуется доставить груз в нужное место и произвести его распаковку.

   4. Проведите проверку товара по качеству

   Проверка по качеству включает в себя следующие шаги:

10. Сравнение с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой.

11. Визуальный осмотр изделий по их внешнему виду, текстуре, основной комплектации.

12. Оценка продуктов, склонных к быстрой порче, на наличие запаха.
    Существует два метода проверки: полная и выборочная. При полной проверке распаковываются все грузовые места без исключения. При выборочной проверке проверяются лишь некоторые места, детали которых могут быть оговорены в договоре поставки. При повреждении транспорта или упаковки всегда следует проводить полную проверку.
    Какие товары покупатель имеет право не принимать?

• Товар, который просрочен или не соответствует указанным срокам годности в договоре.

• Импортный товар без русифицированных этикеток (согласно Закону о защите прав потребителей).

• Товар без обязательных документов, таких как инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, технический паспорт, или комплектующие (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

• Изделия с повреждениями, царапинами, вмятинами, или дырками (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).
  В случае, если товар не соответствует условиям договора, покупатель должен документально зафиксировать несоответствие и предъявить претензию поставщику.

  5. Заключите договор или составьте протокол о расхождениях

  Необходимо поставить свою подпись в сопроводительных документах, наложить печать и передать представителю поставщика или перевозчику. Процедура приемки считается завершенной, когда стороны подписывают акт о приемке товаров или соглашение без замечаний и разногласий.
  Согласно требованиям, этот документ должен содержать следующие элементы:

• дата и место составления;

• регистрационный номер;

• наименование продукции, количество, комплектацию и цены;

• информацию о участниках сделки — поставщике и заказчике;

• полные имена ответственных лиц с обеих сторон;

• подтверждение завершения сделки и отсутствия разногласий;

• подписи и печать.
  Если выявятся дефекты или недостачи, необходимо составить акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. Для выявления недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, у вас есть 4 месяца.
  Документирование расхождений в количестве и качестве товаров может быть выполнено в разной форме, но удобнее воспользоваться предварительно подготовленными формами, такими как ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.

  6. Заполните приходную накладную и внесите информацию о приеме продукции в базу данных

  С использованием данных из накладной поставщика создается приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения процесса передачи продукции между сторонами договора, включая списание у поставщиков и оприходование у заказчиков.

Приемка по количеству:

• В открытой или поврежденной упаковке, либо без нее — немедленно при получении;

• По весу брутто или количеству мест — немедленно при получении;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте — в течение 10 дней;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте, в случае скоропортящейся продукции — в течение 24 часов.
  Приемка по качеству:

• Скоропортящийся товар — в течение 24 часов;

• Товар от поставщика из того же города — в течение 10 дней.

• При доставке товара из другой местности допускается установить срок до 20 дней для обычной непересылаемой продукции.

  В случае затруднительных климатических условий в регионе, временные рамки расширяются: для пищевой продукции — до 40 дней, для галантерейных и хозяйственных товаров — до 2 месяцев.

Можно выделить следующие виды количественных расхождений:

1. Недостача - в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.
2. Недопоставка - когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.
3. Излишки - количество товарных единиц превышает указанное в договоре.
4. Пересортица - товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.
   В случае любого несоответствия, необходимо проверить, имеются ли указания по процедуре обработки расхождений в договоре поставки. Если их нет, следует руководствоваться действующим законом.
   Обязательно уведомьте поставщика о выявленных расхождениях и документируйте это. Для этой цели используются два типа документов: акт о расхождении и претензия.
   Документы следует направить на юридический адрес поставщика или с помощью электронного документооборота, в зависимости от договоренностей о сотрудничестве. Также можно добавить расчет неустойки.

   Акт о расхождении

   Формирование акта о расхождении по количеству и качеству возможно в произвольной форме, но удобнее использовать предоставленные формы: ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 - для импортных.
   Бланк заполняется лицом, несущим материальную ответственность, в присутствии представителя компании-поставщика, с согласия компании-поставщика можно составить акт и без их непосредственного участия.

   Претензионное письмо

   В этом документе можно в свободной форме указать, какое количество товара было заказано и сколько из него фактически было доставлено.
   В тексте претензии обычно прописывают:

• Дата поставки
• Информация о договоре
• Реквизиты сопроводительных документов
• Суть выявленного несоответствия
• Требования: замена товара, дополнительная поставка, возврат средств и так далее, если это предусмотрено в договоре.

  Корректировка товарной накладной

  Если вам был поставлен товар, но в накладной есть ошибки или что-то было упущено, строки с такими позициями вычеркиваются. Каждое изменение должно быть подтверждено подписью лица, принимающего товар на складе или в магазине, корректировки также вносятся в счет-фактуру.

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:
   • Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
   • Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
   • В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
   • Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.
2. Когда имеются излишки:
   • Вернуть излишек поставщику.
   • Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
   • Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.
3. При пересортице:
   • Принять всю партию товара.
   • Отказаться от приемки полной партии товара.
   • Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

     Ошибки поставщика при поставках

     Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.

Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.
Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:

• недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;

• нарушение сроков поставки имело место неоднократно.
  Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:

• многократных нарушений сроков оплаты;

• постоянной невыборки товаров.
  Для осуществления одностороннего расторжения следует учесть наличие в договоре положений, касающихся ответственности сторон за ненадлежащее исполнение обязанностей. Это освещается в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44.
  Алгоритм одностороннего расторжения выглядит следующим образом (на примере нарушения условий поставщиком):

• В течение 3 дней с момента принятия решения о расторжении, покупатель отправляет заказное письмо поставщику с уведомлением о расторжении договора и разъяснением причин такого решения;

• В течение 10 дней поставщик обязан устранить нарушения;

• Если нарушения устранены в срок, не превышающий 10 дней, то покупатель обязан отменить свое решение согласно ч. 14 ст. 95 ФЗ № 44. Если такое решение не отменено, оно вступает в силу на 11-й день.

  Как автоматизировать процесс поставки?

  Процесс поставки можно упростить, снижая нагрузку на сотрудников. Для автоматизации процесса приема поставки товара на складе можно предпринять следующие шаги:

  1. Внедрить систему считывания штрихкодов. Использовать терминал сбора данных с встроенным сканером штрихкодов и сканер штрихкодов для быстрого и точного считывания кодов с упаковок товаров.
  2. Интегрировать сканер штрихкодов с ККТ, компьютером или POS-терминалом. Обеспечить автоматическую передачу считанных данных о товарах в систему учета и базу данных, минимизируя ручной ввод информации.
  3. Внедрить принтер этикеток. Использовать принтер для быстрой маркировки товаров этикетками, содержащими необходимую информацию, такую как штрихкод, наименование, описание, цена и артикул.
  4. Реализовать товароучетную систему. Интегрировать программное обеспечение для учета товаров, которое будет автоматически обрабатывать данные, собранные с помощью сканеров и терминалов, обновлять информацию о наличии и автоматически формировать отчеты.
  5. Оптимизировать процессы и обучить персонал. Обеспечить обучение сотрудников использованию новых технологий и систем, чтобы гарантировать эффективную и точную автоматизированную приемку товаров на складе.