Инвентаризация — пересчет имущества и средств на балансе организации, включая материальные и нематериальные ценности. Цель — обнаружить расхождения с данными в учетной системе. Многие магазины проводят инвентаризацию в выходной день или ночью для минимизации простоя продаж.
Для чего проводить инвентаризацию?
Инвентаризация проводится для проверки остатков товаров, материалов, денег и имущества компании на дату инспекции. Результаты инвентаризации сравниваются с данными бухгалтерского учета, что позволяет оценить финансовое благополучие и эффективность работы компании.
Проведение инвентаризации необходимо не только из-за обязательности, но и для оценки качества работы сотрудников, выявления бракованного товара и удаления из ассортимента непродаваемых товаров.
Порядок проведения и документального оформления инвентаризации регулируются следующими нормативными документами:
Проверку проводят в следующих случаях:
- При сдаче имущества организации в аренду, выкупе или продаже.
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
- При смене материально ответственных лиц в день приемки-передачи дел.
- При обнаружении фактов хищения и порчи ценностей.
- В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
- При реорганизации или ликвидации организации и т.д.
Виды инвентаризации
По ситуации
- Плановая — перевод информированного персонала проводится по утвержденному руководителем графику, на основании подписанного им приказа.
- Внеплановая — назначается после техногенных, стихийных бедствий или при смене материально ответственных лиц для предотвращения хищений и краж.
- Повторная — проводится, если после первичной ревизии возникли вопросы или подозрения о недобросовестности материально ответственных лиц.
- Контрольная — проводится после плановой для перепроверки достоверности расчетов.
В зависимости от объема имущества, подлежащего инвентаризации
- Полная — обязательная ревизия всех ценностей компании каждый год. При существенном объеме имущества требуется аудит. Включает участие аудитора в качестве независимого наблюдателя.
- Частичная — переучет по подразделению, отделу или направлению.
По масштабу охвата
- Сплошная — переучет имущества по всем подразделениям и направлениям. Каждому назначается своя инвентаризационная комиссия и проверяющие работники, привлекают независимых ревизоров.
- Выборочная — переучет ценностей из области ответственности конкретного сотрудника.
По условиям проведения
- Обязательная — проводится раз в год в соответствии с действующим законодательством.
- Инициативная — проводится по инициативе руководителя.
По способу проведения
- Натуральная — ревизия имущества и ценностей по фактическому наличию.
- Документальная — ревизия продукции и активов по документальным данным, либо в электронном, либо в печатном виде.
Что проверяют при инвентаризации?
При пересчете рассматривается все имущество и финансовые обязательства (договоры о кредитах, займах и т.д.) предприятия:
- Основные средства
- Производственные запасы
- Материальные активы
- Нематериальные активы
- Товары
- Финансовые вложения
- Резервы
- Деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности
- Кредиторская задолженность и прочие обязательства
- Любые материальные и нематериальные ценности
Сроки проведения инвентаризации
Согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ основные средства следует пересчитывать раз в три года.
Руководитель организации имеет право самостоятельно назначить переучет, определяя количество и даты мероприятий в отчетном году, перечень проверяемого имущества и финансовые обязательства при каждой проверке. Магазины и склады часто проводят проверку каждый месяц для контроля работы персонала и состояния учета товара.
Для кого инвентаризация обязательна?
Ежегодная процедура переучета имущества обязательна для всех предприятий без исключения.
Как провести и оформить инвентаризацию?
1. Выпустить приказ о создании инвентаризационной комиссии и проведении инвентаризации
Для оформления приказа можно использовать шаблон, разработанный самостоятельно в соответствии с учетной политикой компании, либо унифицированную форму № ИНВ-22.
Для инвентаризации в состав комиссии должно входить нечетное количество человек. Материально ответственное лицо не может быть ее членом, но оно обязательно присутствует при проведении проверки.
Приказ следует зарегистрировать в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
2. Получить последние приходные и расходные документы
Председатель комиссии должен заверить каждый документ своей подписью и указать, что они получены до инвентаризации.
3. Получить расписки от материально-ответственных лиц
Материально ответственное лицо должно предоставить расписку, которая подтверждает, что к моменту инвентаризации все документы о расходах и доходах, связанных с имуществом, были переданы в бухгалтерию или комиссию. В этой расписке также должно быть отмечено, что все полученные ценности были учтены, а выбывшие - списаны.
Полную материальную ответственность несут:
- кассиры и контролеры
- продавцы
- кладовщики
- курьеры
- руководители и их заместители
- директоры, заведующие и администраторы организации и подразделений
4. Провести проверку и подтвердите наличие, состояние и оценку активов и обязательств с помощью документов
В ходе проверки комиссия осуществляет осмотр, подсчет и сверку документов для определения следующего:
- наименования и количество имущественных материальных ценностей, включая арендованные
- наличие нематериальных активов, которые не обладают физической формой, включая финансовые вложения
- состав дебиторской и кредиторской задолженности
Результаты инвентаризации оформляются с помощью инвентаризационных описей, которые представляют унифицированные бланки. Разные материальные ценности требуют использования соответствующих описей.
5. Составьте акт о результатах инвентаризации
На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации по форме 0504835.
Комиссия заполняет три раздела:
- заголовок с указанием названия и кода документа, названия компании, составившей акт, и даты составления
- основную часть, где приводятся сведения о проведенной инвентаризации. В этой части перечисляются члены комиссии, объекты проверки и итоги проведенной инвентаризации
- завершающую часть, где члены инвентаризационной комиссии ставят свои подписи с указанием должностей.
Акт после подписания передается на утверждение руководителю организации.
6. Сопоставьте данные
Проверьте данные, занесенные в инвентаризационные описи, с данными бухгалтерского учета. Если расхождения были обнаружены, необходимо запросить объяснения у материально-ответственных лиц.
Если инвентаризация выявила расхождение между учетными и фактическими данными, составьте сличительные ведомости: по основным средствам и нематериальным активам (форма ИНВ-18) и по товарно-материальным ценностям (форма ИНВ-19).
7. Проведите обобщение результатов инвентаризации
Члены комиссия должны проанализировать выявленные расхождения и предложить способы их урегулирования, результаты должны быть оформлены протоколом.
Затем остается только составить ведомость учета результатов инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26).
Как выровнять расхождения по инвентаризации?
Обычно сотрудники, причастные к недостаче, несут ответственность за недостающую сумму, которая может быть вычтена из их зарплаты. Однако окончательное решение по результатам проверки принимает руководитель, и в практике часто недостача может быть списана на издержки, особенно если она не превышает установленных организацией норм.
Если возникли излишки, необходимо выяснить, кто несет за них ответственность, так как они также приводят к расхождениям.
Любые результаты проверки, как положительные, так и отрицательные, документируются в отчетах, а затем используются для подведения итогов по остаткам.
Федеральная налоговая служба не имеет права наказывать за непроведение инвентаризации, но может применить штрафы в случае выявления расхождений в данных.
Где обучить Специалиста по розничным продажам
Институт ЕВИДПО предлагает более 20 курсов по оптовой и розничной торговле. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:
