Как рассчитать рабочее время: виды учета рабочего времени и образцы документов

Один из основных обязанностей работодателя заключается в учете рабочего времени. Ему необходимо точно фиксировать количество отработанных часов и дней каждым сотрудником.
Это требуется для правильного расчета заработной платы, официального обоснования расходов на персонал и определения распределения времени между работой и отдыхом.
В случае, если сам работодатель не занимается кадровыми вопросами, он может поручить ведение учета указанием ответственного лица.

Методы учета рабочего времени представляют собой способы регистрации реального времени работы или отсутствия сотрудников компании, которое требуется отработать.

Эти методы могут различаться в зависимости от вида учета, формы учета, технических средств и других факторов. Однако у методов учета рабочего времени существуют общие требования:

1. Методы учета должны быть едиными для всех сотрудников фирмы или для каждой категории работников.
2. Они должны быть утверждены руководством и ознакомлены со всеми сотрудниками компании.
3. Методы должны быть простыми, легко понимаемыми сотрудниками, точными и достоверными.
4. Методы должны обеспечивать своевременное и полное получение данных об учете рабочего времени.
5. Методы должны предотвращать возможность ошибок и манипуляций с информацией о учете рабочего времени.

Работодатель принимает решение о применении конкретной формы учета времени, исходя из особенностей производственного процесса, что закрепляется в местных нормативных документах, таких как ПВТР или Положение о табельном учете рабочего времени.
Существует несколько видов учета рабочего времени. Наиболее распространенным на практике является поденный учет, применяемый в компаниях, где сотрудники ежедневно работают фиксированное количество часов.

Поденный учет предполагает отработку 40 часов в неделю (согласно ст. 91 ТК)

После выполнения недельной нормы, сотрудник считается отработавшим ее. Не требуется учет месячной нормы часов. Рабочая неделя может быть пяти- или шестидневной, при соблюдении еженедельного отдыха не менее 42 часов (ст. 110 ТК).

Кроме общей недельной нормы, устанавливаются особые режимы работы — сокращенное и неполное рабочее время (ст. 92 и 93 ТК РФ). Сокращенная неделя применяется к определенным категориям работников и не влияет на размер зарплаты. Режим неполного дня (недели) устанавливается по соглашению сторон трудового договора или в соответствии с законом, с оплатой пропорционально отработанному времени.

_Иногда работодатель вводит режим неполного дня (недели) односторонне, чтобы избежать массовых увольнений, в соответствии со ст. 74 ТК РФ. При таком режиме работа оплачивается в двойном размере или предоставляется дополнительный день отдыха. Важно вести учет рабочего времени в выходные дни, особенно при переходе на неполный рабочий день (неделю) с целью сохранения рабочих мест._

В случае изменяемой продолжительности ежедневной работы, но с соблюдением установленной законом нормы в течение календарного периода, целесообразно использовать суммированный учет.

Суммированный учет рабочего времени

Система суммированного учета рабочего времени становится необходимой в случаях, когда организация труда на предприятии не позволяет следовать традиционному поденному или недельному учету.
Примером таких ситуаций может служить гибкий или скользящий график, где неосуществимо придерживаться стандартной дневной или недельной нормы трудового времени.

Принципы суммированного учета регламентированы статьей 104 ТК РФ:

• оплата сверхурочной работы в конце каждого учетного периода,
• отсутствие завышения нормы трудового времени,
• точная фиксация времени прихода и ухода персонала вручную или с использованием современных автоматизированных систем контроля.

Суммированный учет использует более продолжительные интервалы, такие как месяц, квартал или полугодие, вместо стандартного учетного периода. Внутри выбранного интервала рабочее время распределяется так, чтобы переработка в одни дни компенсировалась недоработками в другие.

Максимальная продолжительность учетного периода, утвержденная законодательством, составляет один год, но для определенных категорий работников, осуществляющих труд в опасных условиях, она может быть сокращена до трех месяцев.

В случае технологических или сезонных особенностей, которые могут препятствовать придерживанию трехмесячного учетного периода, коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением можно увеличить его продолжительность до одного года.

Для этого заводится специальный журнал, где фиксируется время прихода и ухода сотрудников, а затем эта информация переносится в табель учета рабочего времени и используется при расчете заработной платы.

Учет рабочего времени в организации может осуществляться различными методами. Один из наиболее распространенных методов — ведение табелей.

При этом, существует два основных подхода: сплошная регистрация и регистрация отклонений.

1. Первый метод подразумевает фиксацию всех часов и дней, отработанных сотрудниками, в первичном учетном документе, таком как табель.
2. Второй метод ограничивается регистрацией фактов отклонений от нормального графика, таких как неявки, простои, опоздания и прочее.

В больших организациях ответственность за ведение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на табельщика, в то время как в маленьких компаниях с небольшим штатом эти обязанности могут выполнять секретарь, кадровик или другой работник с соответствующими функциями в его должностной инструкции.

В табеле отражаются данные по каждому сотруднику, а совместителей можно включить в общий табель или создать для них отдельный документ. После завершения учетного периода табель проверяется, заверяется подписями ответственных лиц и передается в бухгалтерию. Заполненные табели хранятся в организации не менее пяти лет в соответствии с законодательством.

Кроме того, для учета рабочего времени широко применяются программы бухгалтерии. Такие программы обеспечивают функцию учета времени, позволяя использовать цифровые или буквенные коды для категоризации данных.

Дополнительные методы учета включают в себя тайм-трекеры и контроллеры. Тайм-трекеры применяются чаще для учета времени удаленных сотрудников, фиксируя начало и окончание работы, а также отслеживая качество труда.

Контроллеры и карточки доступа используются для контроля времени пребывания сотрудников в офисе, регистрируя входы и выходы. Однако, такие методы могут потребовать значительных материальных затрат на оборудование.

Учетом рабочего времени занимаются специалисты с соответствующей квалификацией, знаниями и опытом. Среди них можно выделить:

1. Табельщики: Эти специалисты непосредственно осуществляют учет рабочего времени сотрудников компании, регистрируя отработанные часы, составляя отчеты, проверяя правильность данных, собирая и обрабатывая информацию. Они передают полученные данные соответствующим службам фирмы, таким как бухгалтерия и кадровая служба.
2. Бухгалтеры: Используя информацию об учете рабочего времени, бухгалтеры проводят расчет заработной платы, агрегируют отработанные периоды и компенсации сотрудников. Они также занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, включая начисление зарплаты, оплату поденной работы, переработок, отпусков и командировок.
3. Кадровые специалисты: Используя данные об учете рабочего времени в часах, кадровики анализируют использование трудовых ресурсов, планируют потребность в кадрах, формируют штатное расписание и распределяют нагрузку между сотрудниками.
4. Руководители: В некоторых случаях руководители могут использовать данные об учете времени для контроля за соблюдением трудового законодательства, норм и правил организации труда. Они также могут использовать эту информацию для оценки производительности и эффективности труда.

Повышение квалификации ответственного за учет рабочего времени – это важный шаг для того, чтобы работа с персоналом была точной и эффективной. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делу. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, а для групп действуют скидки.

Учет рабочего времени – это процесс записи реального времени, которое сотрудники тратят на выполнение своих обязанностей, а также отсутствия на работе по разным причинам. Этот процесс предоставляет возможность:

1. Следить за соблюдением законов и правил в организации труда.
2. Рассчитывать заработную плату и компенсации за работу в специфических условиях, сверхурочные часы, работу в выходные и праздничные дни и так далее (например, оплата с повышенной ставкой).
3. Анализировать использование ресурсов, производительность и эффективность работы.
4. Улучшать процессы, организацию труда и условия работы.
5. Планировать потребность в персонале, распределять нагрузку и обеспечивать рациональное использование рабочего времени.