Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей: образец и правила заполнения

Инспектор регулярно проводит проверку соблюдения работодателями учета и хранения трудовых книжек. В данном случае для выполнения проверки нужно предоставить книгу или журнал, где фиксируется движение трудовых книжек и вкладышей в них. Важно знать, как правильно заполнить и вести такую книгу, чтобы избежать штрафов при проверке. В данной статье мы рассмотрим, кто должен вести учет трудовых книг и вкладышей, и предоставим пошаговую инструкцию про заполнение книги учета движения трудовых книжек.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей является необходимым документом, который обязательно должен быть заполнен. Если в организации ранее не велась такая книга, то ее следует оформить. В процессе проверки инспектор может проверить, ведете ли вы учет трудовых книг и вкладышей, а также соблюдаете ли хронологический порядок. Вначале в книге должны быть указаны сведения о трудовых книжках работников, которые были приняты раньше. Если такие записи отсутствуют, работодатель может быть оштрафован за неправильный учет и хранение трудовых книжек согласно статье 5.27 частей 1 и 2 КоАП.

Следует отметить, что отсутствие и неправильное оформление книги учета трудовых книжек может привести к привлечению организации и ее руководящих лиц к административной ответственности в виде штрафов:

• для руководителя организации, - от 1000 до 5000 рублей;
• для предпринимателя - от 1000 до 5000 рублей;
• для организации - от 30 000 до 50 000 рублей.

Такие меры ответственности содержатся в статье ч. 1 и 2 ст 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, наличие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей не только защищает компанию от штрафов, но и подтверждает следующее:

• вы учитываете трудовые книжки и вкладыши в них, которые вы получили от сотрудников при их приеме на работу или выдали им сами (согласно статье 65 ТК);

• соблюдаете процедуру увольнения и своевременно выдаете трудовые книжки при прекращении трудового договора (согласно статье 84.1 ТК);

• выдаете трудовые книжки при переходе сотрудника на электронные сведения или в целях обязательного социального страхования (согласно части 1 ст 62 ТК РФ, п 35 Постановления № 320н);

• получили трудовую книжку, которую вы выдали сотруднику в целях обязательного социального страхования (согласно части 2 статьи 62 ТК).

С целью эффективного ведения учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, необходимо назначить ответственного сотрудника. В качестве такого сотрудника может быть любой работник из отдела кадров или бухгалтерии в соответствии с пунктом 42 порядка № 320н.

Для назначения ответственного сотрудника по данному вопросу, требуется издание приказа в собственно разработанной форме. В этом документе необходимо указать фамилию, инициалы и должность сотрудника, которого назначают ответственным за трудовые книжки и книгу учета их движения в организации. Возможно назначение ответственных как отделу, так и нескольким сотрудникам, в том числе в соответствии со структурными подразделениями компании. Также следует указать, кто будет замещать ответственного в случае его отсутствия. Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудниками, включенными в него.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек составляют в следующей последовательности.

• Вначале заполняют «шапку», которая включает: название документа с указанием его цели, номер приказа, присвоенный согласно внутреннему документообороту организации, наименование компании, а также дату и место составления приказа.

• Затем заполняют основную часть, где указывают обоснование - объективные причины необходимости данного распоряжения (в данном случае, это связано с требованиями законодательства РФ организовать ведение, хранение и учет трудовых книжек).

• В бланке также указывают реквизиты ответственного лица, включающие должность, ФИО работника, а также кого назначить на замещение ответственного сотрудника в случае его длительного отсутствия на рабочем месте (например, в связи с отпуском, болезнью или командировкой). При необходимости можно добавить и другую информацию. В конце документа указывается основание для создания приказа (постановление Правительства РФ N 225).

• Наконец, указывается лицо, отвечающее за исполнение приказа (это может быть как директор, заместитель директора, так и руководитель отдела кадров).

Шаг 1. Титульный лист должен быть оформлен соответствующим образом. Необходимо указать наименование организации и дату начала ведения книги. После этого следует пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек, прошнуровать и заверить их подписью руководителя организации. В случае, если организация не отказалась от использования печати, она также должна быть заверена на заголовочном листе. После завершения оформления заголовочного листа необходимо заполнить графы в самой книге.

Шаг 2. В графе 1 книги учета движения трудовых книжек необходимо указать порядковый номер записи. Затем в графах 2, 3 и 4 необходимо указать дату приема сотрудника или заполнения трудовой книжки. При заполнении графов 2, 3 и 4 следует указать день, месяц и год приема сотрудника на работу или дату заполнения трудовой книжки или вкладыша. Следует отметить, что обычно эти две даты не совпадают. В соответствии со статьей 66 трудового кодекса и пунктом 2 Постановления № 320н, новые трудовые книжки оформляются на шестой рабочий день работника. Это возможно, если новый сотрудник утерял свою трудовую книжку и не перешел на электронный формат. Трудовые книжки, которые сотрудники предъявляют при приеме на работу, также должны быть зафиксированы в книге учета в тот же день.

Шаг 3. В графу 5 впишите Ф. И. О. владельца трудовой книжки. Советуем выделить три отдельные графы. Вписывать в одну графу Ф. И. О. сотрудника неудобно — вечно не хватает места, да и выглядит неопрятно.

Шаг 4. В графе 6 укажите серию и номер книжки. Эту графу обязательно оставляйте. Так найти документ проще. В трудовых книжках образца 1938 года серии и номера нет, постановление СНК СССР от 20.12.1938 № 1320. Если к вам пришел сотрудник с такой трудовой книжкой, напишите в графе фразу «без серии и номера» или поставьте прочерк. Обратите внимание, трудовая книжка без серии и номера действительна, только если работнику ее оформили в период с 15 января 1939 года по 31 декабря 1974 года. После этой даты завести трудовую на старом бланке нельзя, так как утвердили новые, постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656. Поэтому, если к вам пришел работник с такой трудовой, посоветуйте ему оформить дубликат, так как принять недействительную трудовую нельзя.

Шаг 5. В графе 7 напишите должность сотрудника, а в графе 8 — название отдела. Должность и место работы сотрудника в новую книгу учета можете не включать, однако в старой форме эти графы заполнить нужно в обязательном порядке. Дело в том, что новый приказ № 320н этого не требует. А во-вторых, эта информация для целей учета трудовых и вкладышей не нужна. Если понадобится оперативно узнать, на какой должности и в каком подразделении работает сотрудник, заглянете в кадровые приказы или в личную карточку Т-2. Еще один аргумент — если переведете сотрудника на другую работу, информации об этом в книге учета не будет. А значит, указывать должность и подразделение в новой форме книги учета движения трудовых книжек бессмысленно.

Шаг 6. Внесите дату и номер документа о приеме на работу в графу 9. Эту информацию следует указывать только при приеме на работу. Если регистрация вкладышей в трудовые книжки уже работающего сотрудника не требуется ссылок на приказы или распоряжения, в девятой графе можно поставить прочерк.

Шаг 7. Подпишите ответственного за трудовые книжки в графе 10.

Шаг 8. Укажите сумму, которую сотрудник заплатил за бланк трудовой книжки или вкладыша в графе 11. Эту информацию следует заполнять только при регистрации новых трудовых книжек или выдаче вкладышей сотрудникам. В остальных случаях, когда сотрудник предъявляет трудовую книжку, работодатель должен поставить прочерк, показывая, что деньги не взимались.
Если организация решает выдавать бланки трудовых книжек и вкладыши бесплатно своим сотрудникам, закрепив это в правилах трудового распорядка, то также следует поставить прочерк в графе 11.

Шаг 9. При увольнении сотрудника или переходе на электронное заполнение трудовой книжки, заполните графы 12 и 13 в книге учета движения трудовых книжек. Сотрудник должен указать дату выдачи трудовой книжки в графе 12 и поставить свою подпись о получении книжки в графе 13 (п. 40, Постановление 320н).

Чтобы назначить ответственного за учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки.
В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчётности, они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии сотрудников, поэтому работа с такими документами должна вестись в последовательном порядке. Это особенно актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала и большой поток кадровой документации.

Руководитель организации лично назначает работника, который несет полную ответственность за сохранность и заполнение книги учета движения трудовых книжек. Обычно это кто-то сотрудников или руководитель отдела кадров. В обязанности такого специалиста входит приём и выдача трудовых книжек и вкладышей в них, заполнение бланков и забота об их содержании и учёте. В случае утери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) приходится ответственному сотруднику.

Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений.