Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронную доверенность, оснащенную квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации.
С помощью машиночитаемой доверенности сотрудники получают возможность действовать от имени компании в электронной сфере: отправлять отчеты, генерировать счета, оформлять завершающие документы.
Сроки введения МЧД
С начала сентября 2023 года, удостоверительные центры прекратят выдачу сотрудникам сертификатов, содержащих реквизиты юридических лиц. При окончании срока действия существующих сертификатов, необходимо будет подписывать документы от имени компании с использованием сертификата физического лица, к которому требуется добавить машиночитаемую форму доверенности.
В настоящий момент, действуя в рамках срока действия сертификата юридического лица, сотрудники имеют два варианта:
- Продолжать подписывать документы с использованием сертификата юрлица на платформах, не перешедших на новый режим функционирования.
- Воспользоваться электронной подписью физического лица в системах, способных принимать машиночитаемые доверенности.
На данный момент мобильные квалифицированные электронные документы могут быть использованы в электронном документообороте с:
- Партнёрами,
- Федеральной налоговой службой (ФНС),
- Системой Федерального регистра налогоплательщиков (СФР),
- Честным ЗНАКом,
- Федеральной таможенной службой (ФТС),
- Федресурсом,
- Государственной информационной системой ДМДК.
По истечении срока действия сертификата юрлица, останется только один вариант – использование сертификата физлица в сочетании с машиночитаемой доверенностью.
Получение сертификата юрлица после 1 сентября 2023 года будет недоступным!
Из чего состоит оформление МЧД
МЧД представляет инновационный формат XML, описывающий полномочия конкретного сотрудника и обогащается электронной подписью юридического лица, обеспечивая высокую степень юридической значимости.
Машиночитаемая доверенность содержит в себе комплексные данные следующего характера:
- Идентификационные параметры, включая наименование, уникальный номер и период действия доверенности.
- Детали организации-доверителе, предоставляющей полномочия.
- Личная информация о сотруднике, на кого делегируются полномочия (поверенный).
- Разнообразные операционные полномочия, предоставляемые поверенному для выполнения (полномочия).
Стандарты оформления машиночитаемых доверенностей (МЧД) были утверждены Приказ Минцифры России № 857.
Изменения в области машиночитаемой доверенности в 2023:
- единый стандарт формата МЧД был представлен на официальном портале Госуслуг в разделе, посвященном "Машиночитаемым доверенностям"
- данный унифицированный формат МЧД уже доступен для активного применения в рамках обмена данными между предприятиями (B2B) и между бизнесом и государством (B2G).
Что изменится после введения МЧД
1. Создание МЧД возлагается на работодателя, который подписывает данную доверенность своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). В этом документе указываются период действия доверенности и полномочия, предоставленные сотруднику.
2. Появляется возможность выдачи одной МЧД на группу сотрудников.
3. При подаче документов от имени организации, сотрудник обязан приложить к ним файл МЧД, однако подписывать эти документы он должен своей собственной электронной подписью в качестве физического лица.
Без наличия МЧД подписывать документы будут иметь право только руководители.
4. Организации обязаны будут передавать все выданные МЧД в общий реестр машиночитаемых доверенностей Федеральной налоговой службы (ФНС) России, запуск которого также планируется к 1 сентября.
5. Электронная подпись юридического лица, ранее используемая при подписании документов от имени организации, утратит свою роль.
6. Сотрудники будут подписывать документы с использованием своей собственной КЭП, которую они получают лично в удостоверяющем центре на свое имя как физические лица.
Хранение МЧД
Машиночитаемые доверенности могут храниться в разнообразных информационных системах, в зависимости от системы, в которой директор организации подписывает данную доверенность, а также в соответствии с механизмами передачи и установками для работы с МЧД внутри организации.
Разнообразные информационные системы могут быть использованы:
- Системы операторов электронного документооборота (ЭДО), включая такие платформы, как "Контур".
- Интегрированные информационные системы федеральных органов исполнительной власти (например, ФНС, ПФР, ФСС) и других соответствующих структур.
- Аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ), среди которых также можно выделить "Контур".
- УЦ, связанные с ФНС, Казначейством или Центробанком.
- Центральный удостоверяющий центр для государственной системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
- Системы, в которых осуществляется подписание документов, включая собственные информационные системы организации или сервисы, предоставляемые "Контур".
Как осуществляется отправка МЧД
Варианты отправки машиночитаемых доверенностей (МЧД) со стороны сотрудника предоставляются в двух вариантах:
- Первый способ предусматривает прикрепление отдельного файла МЧД к пакету документов, оформленных с подписью. Сотрудник извлекает файл доверенности из системного архива, соединяет его с подписанными документами и осуществляет отправку данного пакета.
- Второй метод включает указание только номера соответствующей МЧД, хранящейся во внешней системе. Такая система не только выполняет функцию хранения МЧД, но и передает важные данные из них в общий реестр доверенностей. По этой причине, передача самого файла доверенности не требуется – получатель документов лишь вводит номер МЧД и извлекает соответствующие данные. Для реализации этого варианта, информационная система компании должна быть способной обращаться к общему реестру.
Где обучить
Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по предпринимательской деятельности. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:
Итоги
Важные изменения:
- Возможность представлять интересы юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП) отныне связана с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) физических лиц и мобильного квалифицированного электронного документа (МЧД).
- Получение квалифицированной электронной подписи для физических лиц с целью представления интересов юридических лиц и ИП стало доступно только в аккредитованных удостоверяющих центрах.
- Со 1 сентября 2023 года не предоставляется возможность получения квалифицированной электронной подписи для представителей юридических лиц.
- Ранее выданные квалифицированные электронные подписи сотрудников организаций прекратят своё действие с 1 сентября 2024 года.
- Подписи, содержащие реквизиты и юридического лица, и физического лица (за исключением директора), больше не будут выпускаться.
- Для получения мобильного квалифицированного электронного документа, позволяющего действовать от имени организации, необходимо обращаться на имя конкретного сотрудника, подтверждая его полномочия через МЧД. Эта возможность сохраняется до 1 сентября 2024 года, после чего необходимо будет использовать другие способы подтверждения полномочий.
- Отчётность по бумажным доверенностям будет приниматься до 1 сентября 2024 года.
