Новая форма ЕФС 1 с 2024 года: как заполнить и сдать

Годовая бухгалтерская отчетность — это набор финансовых документов, которые предоставляют информацию о финансовом состоянии и результатах деятельности организации за год. Важным документом отчетности является форма ЕФС-1. Эта форма содержит сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Раздел 1 состоит из подразделов 1, 2 и 3 и содержит сведения, которые раньше отражались в отчётах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СИоЗП и ДСВ-3.
Далее рассмотрим, что изменилось в отчетности ЕФС-1 в 2023 году.

17 ноября 2023 года Приказом Социального страхования России № 2281 была утверждена новая форма отчета ЕФС-1.
Положения об актуализации отчета вступили в силу с 1 января 2024 года.
Постановление ПФР № 245п от 31 октября 2022 года, определявшее формат отчета за 2023 год, утратило силу.

Постановлением № 2315 от 23 ноября 2023 года был изменен порядок представления отчетности в электронном виде.
Это важное уточнение, которое следует учитывать при подготовке и сдаче отчетов

Обновленная форма отчета ЕФС-1 включает в себя следующие разделы:

• Титульный лист
• Раздел 1 - включает в себя Подразделы 1.1, 1.2 и 1.3.
• Раздел 2 

Заполнение титульного листа ЕФС - 1

Добавлено новое поле "КОД КАТЕГОРИИ СТРАХОВАТЕЛЯ — ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА". Оно предназначено для индивидуальных предпринимателей и других лиц, производящих выплаты физическим лицам. 
В это поле нужно внести один из кодов категории страхователя:
ИП01 - Индивидуальные предприниматели
ИП02 - Главы КФХ, зарегистрированные в качестве ИП
ФЛ01 - Физические лица, которые производят выплаты другим физлицам
ФЛ02 - Адвокаты
ФЛ03 - Нотариусы, которые занимаются частной практикой
ФЛ04 - Арбитражные управляющие
ФЛ05 - Патентные поверенные
ФЛ06 - Оценщики
ФЛ07 - Медиаторы

Если работодатель подает отчет самостоятельно, он не обязан заполнять раздел 2 титульного листа "СВЕДЕНИЯ О СТРАХОВАТЕЛЕ, ЗА КОТОРОГО ПРЕДОСТАВЛЯЮТСЯ СВЕДЕНИЯ"

Заполнение Подраздела 1.1 

В этом разделе должна содержаться информация обо всех физических лицах, включая работников по трудовым договорам, внутренних и внешних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по гражданско-правовым договорам.
Исключение - физические лица, уплачивающие НДФЛ, так как взносы не уплачиваются клиентом.

Изменился порядок заполнения сведений о работниках, занятых неполный рабочий день:

• Графа 5 - указывается тип трудового договора для этой категории работников

• расширен перечень возможных значений кода вида трудового договора:
  «0» - бессрочный трудовой договор
  «0.1» - срочный трудовой договор, который заключается на срок до 6 месяцев
  «0.2» - срочный трудовой договор, который заключается на срок более 6 месяцев
  «1» - трудовой договор по совместительству
  «1.1»_ - трудовой договор по совместительству, который заключается на срок до 6 месяцев
  **«1.2**»_ - трудовой договор по совместительству, который заключается на срок более 6 месяцев

• Графа 5 - не заполняется для физических лиц в сводной кадровой характеристике (ГПХ) в соответствии с пунктом 45 Порядка

• Графа 3 - указывается «ПЕРЕВОД», если сотрудник переводится на другую должность, на удаленную работу или в другой отдел

• Графа 3 - указывается «УВОЛЬНЕНИЕ», если сотрудник переводится к другому работодателю

• Графа 6 - указывается код должности сотрудника, работающего по трудовому договору. Этот код берется из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). 

В случае трудовых договоров ГПХ указывается код вида договора.
С 1 января 2024 года добавлен новый код:

• «ДГПХФЛНС" - используется, если с подрядчиком заключен договор ГПХ на оказание работ/услуг и в договоре прописано условие об уплате страховых взносов от несчастных случаев
• "ДАВТФЛНС" - используется, если с подрядчиком заключен договор авторского заказа и в договоре прописано условие об уплате страховых взносов от несчастных случаев

Введен новый код для силовых ведомств «ОСОБ». Он предназначен только для определенных организаций, таких как органы внутренних дел, федеральная противопожарная служба или таможенные органы. 

Добавлены новые коды, которые используются при заполнении формы с кадровыми событиями "ПРИЕМ" или "ПЕРЕВОД" при определенных режимах работы:

• "НДОМ" - работа на дому
• "ДИСТ" - дистанционная работа
• "НЕПД" - работа на условиях неполного рабочего дня
• "НЕПН" - работа на условиях неполной рабочей недели

Вступили в силу новые правила для мероприятия "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ".
Кадровое мероприятие "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ" указывается:

• при переводе сотрудника из одного подразделения в другое
• при реорганизации компании
• при смене наименования компании

Важно отметить, что мероприятие "ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ" должно быть заполнено в отношении каждого договора, заключенного с сотрудником на момент произведения данного мероприятия

Заполнение Подраздела 1.2  

Данный подраздел подается страхователями до 25 января каждого года и применяется если в отчетном периоде у страхователя были сотрудники, которые:

• имели пенсионные льготы, включая периоды работы в районах Крайнего Севера
• работали на вахтовых или сезонных работах
• брали отпуск за свой счет по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет
• приостанавливалось действие трудового договора
• был период отсутствия или отстранения от работы

Подраздел 1.2 должен включать информацию обо всем периоде работы сотрудников, состоявших в трудовых отношениях с работодателем в течение отчетного периода
 
Введен новый вид сведений - "НАЗНАЧЕНИЕ ВЫПЛАТ ПО ОСС".
Данная форма будет подаваться в случае получения страхователем заявления от работника о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком и учета стажа работы в календарном году, за который срок сдачи отчета еще не подошел.
При заполнении формы необходимо указать информацию о страхователе и работнике, а также данные о продолжительности отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком. 

Графа "ПЕРИОД РАБОТЫ" - для заполнения формы с типом «НАЗНАЧЕНИЕ ВЫПЛАТ ПО ОСС», необходимо указать две строки:

• в первой строке - период с начала отчетного года до дня, предшествующего началу отпуска по беременности и родам/отцовству.
• во второй строке - фактическую дату начала отпуска и в Графе 7 проставить код "ДЕКРЕТ" или "ДЕТИ".

Графа 4 - добавляется новый код "ОКУ" в, который используется для отражения службы в регионах с особыми климатическими условиями, за исключением районов Крайнего Севера и приравненных к нему регионов.
Графы 11 и 12 - были уточнены правила заполнения. Эти Графы следует заполнять только в том случае, если работодатель провел специальную оценку условий труда и у работника есть основания для досрочного выхода на пенсию.

Заполнение Раздела 1.3  

Добавлена Графа 4 «РАБОТНИКИ, НЕ ВКЛЮЧАЕМЫЕ В РАСЧЕТ СРЕДНЕСПИСОЧНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ».
В данную графу необходимо внести данные по следующим категориям работников:

• женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком
• участники совместных владельческих организаций (СВО)
• сотрудники, которые поступили в вуз (высшее учебное заведение) и ушли в отпуск без сохранения зарплаты

Таким образом, данная графа предоставляет возможность детализировать информацию по указанным категориям работников и включить их в отчет для учета социального страхования.

Заполнение Раздела 2 

Добавлено новое поле "ЛЬГОТА" для определенных категорий страхователей:

• общественные организации инвалидов, при условии, что их члены и законные представители составляют не менее 80%
• организации с УК (управляющей компанией), полностью состоящей из вкладов общественных организаций инвалидов. Но должно выполняться условие, что среднесписочная численность инвалидов в них составляет не менее 50%, а доля заработной платы инвалидов в фонде оплаты труда составляет не менее 25%
• учреждения, созданные для достижения образовательных и культурных целей. Условием является, что единственный собственник имущества - указанные общественные организации инвалидов

Внесены уточнения в наименованиях граф:

• Графа 4 "РАСЧЕТ СУММ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ" была уточнена в связи с внесением изменений в данную часть отчета.
• Графы 11-12 и 20 "НА КОНЕЦ ПРЕДЫДУЩЕГО ОТЧЕТНОГО ПЕРИОДА" также были уточнены для ясности и консолидации информации.

Данные изменения были внесены для улучшения точности и полноты отчетности, а также для учета особых ситуаций и льгот, предоставляемых определенным категориям страхователей.

Отчет ЕФС 1: когда сдавать

По новым правилам отчеты подают в единые сроки — 25 числа.
Сроки предоставления информации:

• Подразделы 1 и 1.1 раздела 1 - не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении/приеме на работу, заключении ГПД или его прекращении. В связи с другими кадровыми мероприятиями — не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем изменений
• Подраздел 1.2 подраздела 1 и подраздел 2 раздела 1 -не позднее 25 января года, следующего за отчетным
• Раздел 2 - не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом
• Подраздел 3 раздела 1 - не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом

Способы сдачи формы ЕФС-1

Способ сдачи формы ЕФС-1 зависит от количества застрахованных лиц в отчете:

• если в отчете указано 11 и более застрахованных лиц, то работодатель обязан предоставить отчет в электронном виде
• если в отчете указано 10 или менее застрахованных лиц, то работодатель может выбрать способ сдачи отчета:

сдать отчет в электронном виде: работодатель может воспользоваться электронной формой ЕФС-1.

сдать отчет на бумаге: работодатель может заполнить отчетную форму ЕФС-1 в соответствии с требованиями и представить ее в бумажном формате в соответствующий орган СФР.

Важно помнить, что сдача отчета в электронном виде является предпочтительным способом, так как он более удобный и позволяет избежать возможных ошибок при заполнении и обработке отчетных данных.

Часто возникает вопрос, кто должен делать и сдавать отчетную форму ЕФС-1 – кадровик или бухгалтер.

Отвечаем: раньше бухгалтер составлял реестр застрахованных лиц, за которых перечисляли страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивали взносы, форму ДСВ-3. Теперь эту часть заполняют в подразделе 3 раздела 1 формы ЕФС-1. Следовательно делать и сдавать отчет должен бухгалтер. 

Для того, чтобы правильно заполнить отчет ЕФС-1, нужно повысить свою квалификацию. В институте ЕВИДПО есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии.

Следует учитывать, что:

• в случае опоздания или наличия ошибок при подаче Подраздела 1.1 формы ЕФС-1, должностному лицу может быть наложен штраф в размере от 300 до 500 рублей
• при нарушениях, совершенных в отношении исполнителя по договору ГПХ, штраф также будет применяться к организации и составит 500 рублей (в соответствии со статьей 17 закона № 27-ФЗ и статьей 15.33.2 КоАП).