Номенклатура дел организации в 2024 году

Современные требования к учету и хранению документов в кадровой службе стремительно меняются. Введение новых правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, накладывает новые стандарты на работу с архивными материалами. Одним из ключевых аспектов этих изменений является обновление номенклатуры дел организации. В статье мы рассмотрим суть и значение новых правил, форму и образец номенклатуры дел 2024, а также расскажем о сроках хранения и утверждении данного документа.

Составление номенклатуры дел – ключевой этап в организации делопроизводства. Подробно разберем цели этого процесса:

1. Систематизация документов: Номенклатура дел структурирует все документы, что позволяет эффективно управлять информацией и обеспечивает доступ к нужным материалам.

2. Установление сроков хранения: Одной из основных задач номенклатуры дел является определение сроков хранения документов. Это существенно для контроля за сохранностью и утилизацией информации.

3. Основа для описей дел: Номенклатура дел служит основой для составления описей дел как постоянного, так и временного хранения. Она помогает подробно описать содержание каждого дела и его значимость для организации.

Номенклатура дел является сущностным документом для организации, объединяющим в себе перечни дел от всех подразделений. Это важный инструмент учета и хранения документов, обязательный для организаций, включенных в перечень источников государственных и муниципальных архивов.

Различают три основных вида номенклатуры дел:

• Типовая. Типовая номенклатура представляет собой обязательный перечень дел, применимый в однотипных организациях с широкой сетью подведомственных структур.

• Примерная. Примерная номенклатура, в свою очередь, аналогична типовой, разрабатывается для однотипных организаций или территориальных структур.

• Индивидуальная. В случае отсутствия у организации типовой или примерной номенклатуры, она обязана самостоятельно создать индивидуальную номенклатуру дел. В таком случае заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся из типовой или примерной номенклатуры.

Мы подготовили инструкцию по разработке и утверждению номенклатуры дел организации:

1) Издать приказ для номенклатуры дел:

• Укажите уполномоченный отдел или сотрудников, ответственных за составление номенклатуры.
• Установите срок, в течение которого необходимо разработать и составить документ.

2) Составление номенклатуры структурных подразделений:

• Каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел по форме из приложения 2 к Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
• Учетный документ согласуется с экспертной комиссией подразделения и подписывается у руководителя.

3) Обобщение номенклатур подразделений:

• Руководитель службы делопроизводства обобщает номенклатуры, вносит изменения и придает сводную форму.

4) Составление сводной номенклатуры:

• Сводная номенклатура дел составляется по форме из приложения 1 к Правилам Росархива от 31.07.2023 № 77.
• Подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется ответственным сотрудником за архив.

5) Согласование с экспертной комиссией:

• Согласуйте сводную номенклатуру с экспертной комиссией архива или вышестоящей организации.

6) Утверждение номенклатуры дел:

• Издайте приказ для утверждения номенклатуры дел в организации.
• Утвержденный экземпляр включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства.
• Утверждение новой номенклатуры дел необходимо провести до 31 декабря предыдущего года, так как она становится актуальной с началом следующего года.

7) Изготовление копий и передача в архив:

• Изготовьте необходимое количество копий для использования в работе.
• Передайте копию номенклатуры дел в архив организации как учетный документ.

Этапы по разработке и утверждению номенклатуры дел являются важной частью организационной структуры, обеспечивая правильное хранение и систематизацию документов.

В номенклатуре дел организации отражаются все документы, связанные с её деятельностью, независимо от принадлежности к головному офису или филиалам. Сюда включаются учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы, а также секретные материалы, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Документы ликвидированных компаний, которые являются предшественниками данной организации, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключением являются печатные издания, такие как книги и журналы учета, а также различные заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и подобные материалы. Документы, заведенные в профсоюзе при условии его регистрации как отдельного юридического лица, также не включаются в номенклатуру дел организации.

Обычно номенклатура дел содержит несколько разделов, включая основной раздел с полным спектром учредительной документации и документов, связанных с регистрацией фирмы. Также присутствуют другие секции, отражающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям компании.

Срок хранения номенклатуры дел

Документация, связанная с налоговым учетом и декларированием, относится к документам, которые обычно хранятся недолго. Почти все дела этого отдела должны храниться 4-5 лет. Срок хранения рассчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения дела.

Некоторые документы не имеют определенного срока хранения и сохраняются 'до минования надобности' (например, документы от вышестоящих организаций для информации) или 'до замены новыми' (положения, инструкции). Эти отметки указываются в соответствующей графе номенклатуры дел.

Инструкция по заполнению номенклатуры дел организации согласно изменениям, вступившим в силу с 1 сентября 2023 года.

Заголовок:

• Укажите название организации.
• Название структурного подразделения по штатному расписанию.

Строка "Название раздела":

• Укажите направление деятельности бухгалтерии, к которому относятся документы (например, бухгалтерский учет, налогообложение, учет и оплата труда).

Заголовок дела:

• Опишите содержание каждой папки документов подробно, указав конкретный период и содержание (например, "Первичная документация к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года").

Формат документов:

• Определите тип дела: бумажные, электронные, гибридные (смешанные).
• Укажите в графе "Примечание" формат и носитель информации (например, бумажный формат, электронный документ на жестком диске).

Наименования баз данных информационных систем:

• Уточните содержание документов, если заголовок дела содержит наименования баз данных информационных систем (например, ЗУП: табели учета рабочего времени).

Количество томов (частей):

• Запишите общее количество созданных папок за год. Эту графу заполняйте в конце года по факту.

Срок хранения и № статьи по перечню:

• Укажите срок хранения согласно перечню Росархива, указав соответствующий номер пункта.

Применяйте данную инструкцию с 1 сентября 2023 года, используя формы из приложений 1 и 2 к Правилам ведения архивного фонда.

Чтобы правильно вести номенклатуру дел, нужно обладать знаниями в области кадрового делопроизводства. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по делопроизводству. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, для групп действуют скидки!

Номенклатура дел является неотъемлемой частью организационной структуры, обеспечивая систематизацию и организацию документации. Разработка такой номенклатуры – ответственный этап в деятельности организации, требующий четкого планирования и согласованного подхода. С учетом сроков хранения, особенностей деятельности организации и предписаний законодательства необходимо составить приказ на разработку номенклатуры дел. В процессе разработки, каждое подразделение составляет свою номенклатуру, которая впоследствии обобщается в единую форму для всей организации. Этот процесс требует тщательного согласования и утверждения соответствующими службами и руководством.