Организация работы отдела кадров: как оформить по ТК

В современном деловом мире не обходится ни одна компания без отдела персонала, ответственного за рекрутинг и управление сотрудниками. Отдел персонала занимается поиском и подбором новых сотрудников, а также заботится о них на всех этапах их карьеры в компании – от адаптации и обучения до вопросов мотивации, увольнений и сплочения коллектива.
Но что нужно для его успешной работы в этом подразделении? Как организовать работу отдела кадров? Давайте рассмотрим это подробнее.

Отдел кадров – это одно из неотъемлемых подразделений каждой крупной или средней компании. Давайте более детально рассмотрим процесс создания такого отдела и выясним, какие качества должен обладать его руководитель.

Кадры – это штатные сотрудники компании, занимающиеся выполнением разнообразных производственно-хозяйственных задач. Сегодня в работе любой организации персонал рассматривается как основной ресурс, являющийся ключевым элементом хозяйственной системы. Компетентное управление персоналом основывается на логической последовательности действий, направленных на оптимизацию ресурсов организации и эффективное достижение поставленных целей. Процесс управления представляет собой сложный механизм, включающий в себя различные составляющие.

Организация работы отдела кадров делится на следующие компоненты:

• Элементами управления организацией являются объекты управления - коллективы или отдельные работники.
• Субъектами управления, занимающимися разработкой и реализацией решений, могут быть работники аппарата управления или менеджеры.
• Структура управления представляет собой совокупность подразделений, которые работают с персоналом и имеют количественные и качественные взаимосвязи.
• Методы управления являются способами воздействия на объект управления, в данном случае на персонал.
• Процедуры управления - это определенные приемы воздействия субъекта на объект управления или наоборот.
• Приемы воздействия формально узаконены.
• Процедуры и методы управления служат для реализации управленческих решений.
• Механизм управления персоналом представляет собой систему, состоящую из совокупности процессов.

Для эффективного функционирования отдела управления персоналом применяются различные методы, включающие административные, организационные, социально-психологические и экономические методы. Организационные методы направлены на установление и регулирование взаимосвязей между должностями персонала и его управлением. Они играют пассивную роль, обеспечивая работу и развитие персонала и являясь основой его организации.

Административные методы предполагают управление и регулирование деятельности персонала на основе распоряжений, приказов и конкретных заданий. В данном случае исполнители получают минимальную степень самостоятельности при выполнении поставленных задач. Сопровождать данные методы могут санкции в случае неуспешной работы и поощрения при успешных решениях. Эти методы предусматривают субъективный подход и ориентированы на поощрение исполнительности сотрудников, а не их инициативы.

Экономические методы основаны на косвенном воздействии на персонал. Суть этого подхода заключается в постановке целей для исполнителей и введении ограничений и общей линии поведения. За качественное и своевременное выполнение поставленных задач предусмотрены материальные поощрения. Размер поощрения зависит от достигнутого результата. Однако данные методы имеют некоторые недостатки, включая низкую эффективность для работников интеллектуальных профессий и требования длительного периода времени для достижения результата, особенно в случаях стратегической деятельности.

Социально-психологические методы применяются для стимулирования эффективной деятельности сотрудников и предусматривают использование социального, психологического и морального воздействия. Они способствуют созданию благоприятного морально-психологического климата в коллективе, формированию доброжелательных отношений и его развитию. Кроме того, они значимы для раскрытия личного потенциала и способностей отдельных сотрудников.

В зависимости от конкретной ситуации каждый из рассмотренных методов может быть оптимальным. Поэтому выбор подходящего метода осуществляется в соответствии с конкретными условиями и обстоятельствами.

Основные должностные обязанности руководителя отдела кадров:

• Разрабатывать и внедрять эффективную кадровую политику, направленную на формирование команды высококвалифицированных сотрудников, с активной мотивацией и развитием для достижения эффективности и рациональности работы организации.
• Повышать профессиональный уровень персонала.
• Осуществлять подбор, расстановку, адаптацию и закрепление сотрудников.
• Формировать и интегрировать кадровую политику организации.
• Обеспечивать эффективное использование персонала.
• Мотивировать сотрудников.
• Обеспечивать безопасные и здоровые условия труда.
• Осуществлять контроль и установку системы учета движения сотрудников.
• Обеспечивать соблюдение принципов трудового законодательства.

Что должен знать руководитель отдела кадров:

• Пакет нормативных и руководящих документов, касающихся работы предприятий в сфере торговли.
• Стратегию, цели развития и бизнес-план организации.
• Комплекс нормативных и законодательных актов, методические материалы по вопросам социального развития и труда.
• Специализацию, профиль и особенности структуры организации.
• Конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг.
• Методику прогнозирования и планирования кадровых потребностей организации.
• Методы и формы обучения и повышения квалификации сотрудников.
• Методы анализа качественного и количественного состава работников.
• Современные теории управления и мотивации персонала.
• Передовой российский и иностранный опыт в управлении персоналом.
• Этику делового общения.
• Основы производственной педагогики.
• Систему стандартов по труду и трудовые нормативы.
• Основы организации делопроизводства.
• Трудовое законодательство.
• Порядок оформления трудовых договоров, тарифных соглашений и регулирование трудовых споров.
• Системы и формы оплаты труда, стимулирование его.
• Экономику, психологию и социологию труда.
• Технологический процесс.
• Стандарты и унифицированные формы документации по управлению персоналом.
• Передовые технологии в кадровой работе.
• Методы оценки работников и результатов их работы.
• Правила внутреннего распорядка.
• Нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, гигиены, техники безопасности и противопожарной безопасности.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство.
Положение об отделе кадров - основной документ, которым определяется работа в отделе кадров.

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Работодатели отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, экономическими возможностями.

Ответа на любимый вопрос кадровых специалистов «Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?», увы, нет. Нормативы, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 300 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.
На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство и каковы ваши полномочия:

• Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдела кадрового учета.
• Вы единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит ведение кадрового делопроизводства в полном объеме.
• Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После этого внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: наименование работодателя в кадровых и учредительных документах не совпадает. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только какое-то одно.

Изучите в учредительных документах вопрос, в чьи полномочия входит принимать решения о заключении, расторжении трудовых договоров, утверждать локальные нормативные акты. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Посмотрите, установлены ли ограничения полномочий для руководителя и какие.

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку
Почему штатное расписание — один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Это документ организационно-распорядительного характера, который, по сути, отвечает на вопрос «Потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель?».

Правило: вне штатного расписания нельзя оформлять ни одного работника. «За штатом» — только договоры ГПХ. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст 15, ст 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме Т-3 или разработать свою форму, желательно в виде приложения к учетной политике. В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
1) Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.

2) Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст 189 ТК РФ);
• ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст 135 ТК РФ);
• ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл 14 ТК РФ, Федеральный закон N 152 ФЗ);
• ЛНА по нормированию труда (ст 162 ТК РФ);
• кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре.

Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год дорабатываете без графика отпусков.

Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом.

Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.

3) Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись (ч 2 ст 22 ТК РФ), если у работодателя не введен электронный кадровый документооборот в отношении процедуры ознакомления с ЛНА по ст 22.1 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы (ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ).

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами, а также документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку, если она еще ведется на работника.

Совет: проверьте, чтобы прием/увольнение руководителя компании производились тем органом управления, который указан в уставе организации, внимательно изучите вопрос полномочий генерального директора в учредительных документах и не нарушается ли срок его полномочий, если таковой указан в уставе.

Начинающие, да и опытные специалисты порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц
Есть приказы о назначении ответственных лиц, наличие которых прямо предусмотрено законодательством:

1. Приказ о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п 42 Приказ Минтруда 320н).
2. Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч 1 ст. 8.1 Федерального закона N 152-ФЗ).
3. Приказ о назначении ответственного за воинский учет и отчетность в военкомат (п. 12 Постановления Правительства РФ N 719).
4. Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (Приказ МЧС России N 230).

   Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора
   Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны договоров для разных категорий работников.

По итогам проверок ГИТ это еще и самый дорогой документ в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. (ч 4 ст 5.27 КоАП РФ), причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму документа.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников
Для начала подготовьте приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны эти обязанности, нужно соглашением дополнить ими трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендуем оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой по ст 151 ТК РФ.

Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы
Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу. Отдельные документы потребуются, чтобы внести изменения в трудовой договор, оформить ежегодный основной или учебный отпуск и пр.

Шаг 10. Выпишите все режимы работы
Проверьте в ПВТР наличие всех режимов рабочего времени, по которым трудятся ваши работники. При проверке описания каждого режима возьмите за основу ст 100 ТК РФ, но учитывайте, что режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил и тогда он должен быть установлен в трудовом договоре. Такое может быть, например, у совместителя, инвалида I или II группы, работника с неполным рабочим временем, несовершеннолетнего и пр.

Работа в отделе кадров подразумевает наличие в штате своей компании квалифицированных кадровиков. Обучить специалистов можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. 

Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. Группам предоставляются скидки!

В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

1. Изучите учредительные документы и документы о передаче полномочий по оформлению кадровых процедур.
2. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях, составьте поименный список работников по категориям: инвалиды, несовершеннолетние, водители, совместители, иностранцы, работники с вредными условиями труда, с разъездным характером работы и пр.
3. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
4. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов и проверьте, ознакомлены ли с ними работники.
5. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
6. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
7. Подготовьте проекты документов для учета движения персонала: отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и пр.