Отчет ЕФС-1: новая единая форма сведений с 2024 

Отчет ЕФС-1 – это важный отчет для компаний в России. Он показывает, сколько денег они платят в социальный фонд. Сейчас в этом отчете произошли изменения. Новая форма ЕФС-1 уже будет использоваться для отчетности за 2023 год. В статье мы рассмотрим, кто сдает отчет ЕФС-1, какие изменения произошли в этой форме, и как заполнять ЕФС 1. Мы также узнаем про сроки сдачи этого отчета за 2023 год и поговорим о том, что ждет компании в 2024 году.

Современная бумажная работа для компаний может быть настоящей головной болью, особенно когда дело доходит до заполнения отчетов. Однако, новый отчет ЕФС-1 (единая форма сведений) в объединенный фонд обещает упростить жизнь предпринимателям. Отчет сокращает бюрократию, заменяя несколько предыдущих форм отчетности, таких как 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.

Кто сдает ЕФС-1? Это касается организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых есть работники по трудовым договорам или исполнители по гражданско-правовым договорам.

Как заполнить ЕФС-1? Отчет заполняется на основе первичных документов страхователя, включая приказы, документы кадрового учета и гражданско-правовые договоры. Эта информация должна быть представлена в Фонд пенсионного и социального страхования в электронном или бумажном виде. Однако, если у вас более 10 работников, то отчетность должна быть только в электронном виде.

Сроки сдачи ЕФС-1: Установлена единая дата для представления сведений, это 25 число.

В рамках отчета ЕФС-1 страхователи предоставляют важные данные для индивидуального учета. Эти данные включают информацию о:

• трудовой деятельности
• датах заключения и прекращения гражданско-правовых договоров
• стаже страхования
• заработной плате и условиях работы в государственных учреждениях.

Кроме того, отчетность будет содержать информацию о лицах, за которых работодатель уплачивает дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, а также данные о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Отчет ЕФС-1 состоит из нескольких разделов, каждый из которых содержит специфическую информацию.

1. На титульном листе собраны общие данные о страхователе – это как визитная карточка для начала отчетности.

2. Первый раздел, подразделы 1.1, 1.2 и 1.3, собирает информацию о трудовой деятельности, стаже и заработной плате. Заполнение этого раздела зависит от наличия кадровых мероприятий, особых условий стажа для пенсии и статуса государственных учреждений. Раздел 1 также содержит подраздел, где отражаются периоды работы, дающие право на досрочную пенсию, и информация о работниках, за которых уплачиваются дополнительные взносы на накопительную пенсию.

3. Второй раздел включает сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. Его подразделы 2.1, 2.2 и 2.3 рассчитывают суммы взносов, учитывая особенности организаций, перечень работников и их медицинские осмотры.

ЕФС в 2024 году имеет некоторые изменения.

Изменения в подразделе 1.1 "Сведения о трудовой деятельности".

Теперь для учета трудовой жизнедеятельности застрахованного лица требуется учитывать новые правила и коды заполнения раздела.

• Новые правила и коды заполнения этого раздела включают расширение перечня случаев увольнения сотрудника, требующих указания типа кадрового мероприятия "УВОЛЬНЕНИЕ" в графе 3. Теперь этот тип мероприятия применяется при расторжении трудового договора с сотрудником в связи с его переходом на постоянную работу к другому работодателю.

• В графе 5 раздела 1.1 "Трудовая функция" появляются новые коды для указания не только занимаемой должности, но и типа заключенного трудового договора. Новые коды представляют разные типы трудовых соглашений: бессрочный, срочный на разные сроки и трудовой договор по совместительству на различные периоды.

• Для уточнения условий работы, в графе 6 отчета предусмотрены дополнительные коды. Новый бланк ЕФС-1 предлагает код "ДИСТ" для отражения перевода сотрудника на дистанционную работу или работу на дому. Также, для работников, работающих на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, предусмотрены коды "НЕПД" и "НЕПН" соответственно.

• Введены специальные коды для гражданско-правовых договоров, в которых предусмотрена уплата страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний. Эти коды "ДГПХФЛНС" и "ДАВТФЛНС" должны быть указаны в графе 6 "Код выполняемой функции" и описывают соответствующие типы договоров, где страхователь-физлицо (в том числе ИП) обязан уплачивать страховые взносы на травматизм.

Изменения в подразделе 1.2 "Сведения о страховом стаже"

• Новое поле "Назначение выплат по ОСС" в строке "Тип сведений" стало обязательным для заполнения при предоставлении отчетности на сотрудника, который подал заявление о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком или у которого имеется листок нетрудоспособности.

• При подаче сведений с типом "Назначение выплат по ОСС" на работника необходимо предоставить данные о периодах работы, влияющих на страховой стаж за текущий календарный год. Однако, по завершении календарного года, необходимо предоставить сведения с типом "Исходная" для этого работника, чтобы обеспечить полноту информации о его страховом стаже.

Изменения в подразделе 1.3 "Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений"

Появилась новая графа "Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности".

Для заполнения этой новой строки предусмотрены два кода:

• Код "1" следует присваивать женщинам в декрете, работникам в отпуске по уходу за ребенком, а также работникам, находящимся в отпуске без содержания из-за обучения или поступления в образовательные учреждения, а также мобилизованным и добровольцам.

• Код "0" используется в случае, если работник в отчетном периоде не относится к перечисленным категориям.

Единая форма отчетности: изменения в II разделе

Новый бланк ЕФС-1 включает следующие изменения во II разделе:

В разделе отчета ЕФС-1, посвященному сведениям о начисленных страховых взносах на травматизм, внесли изменения, включив новое поле – "Льгота". Отметка в этом поле должна быть установлена только для определенных категорий работодателей, таких как:

• Общественные организации инвалидов, если не менее 80 процентов их членов являются инвалидами и их законными представителями.

• Организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, где среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50 процентов, а доля зарплаты инвалидов составляет не менее 25 процентов от общего фонда оплаты труда.

• Учреждения, созданные для достижения социальных целей и оказания помощи инвалидам, детям-инвалидам и их родителям, имеющие единственными собственниками имущества общественные организации инвалидов.

Если компания не относится к упомянутым категориям работодателей, поле "Льгота" должно оставаться пустым в отчете ЕФС-1.

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2024 году:

1. За сведения о периодах работы (стажа) за 2023 год - до 25 января 2024 года.

2. Для информации о взносах на травматизм за 2023 год - также до 25 января 2024 года.

• За I квартал 2024 года - до 25 апреля 2024 года.

• За I полугодие 2024 года - до 25 июля 2024 года.

• За 9 месяцев 2024 года - до 25 октября 2024 года.

• За весь 2024 год - до 27 января 2025 года.

3. Подача отчета ЕФС-1 по сведениям о трудовой деятельности имеет разные сроки в зависимости от кадровых мероприятий:

• При приеме на работу, заключении/прекращении трудового договора или издании приказа об увольнении/приостановлении/возобновлении трудового договора - отчет представляется не позднее рабочего дня, следующего за указанным событием.

• Для других кадровых мероприятий отчет подается не позднее 25 числа следующего календарного месяца после события.

Эти сроки представляют важные моменты для сдачи отчета ЕФС-1, обеспечивая своевременную и точную передачу информации о трудовой деятельности и страховых взносах.

Как заполнить ЕФС-1: правила

Необходимость подтверждения полномочий:

• Отказ в приеме отчета ЕФС-1 будет оправданным в случае, если отчет представлен лицом, полномочия которого не подтверждены.

Электронная подпись и условия признания действительности:

• Невыполнение условий, необходимых для признания действительности электронной подписи при подаче электронной ЕФС-1, является основанием для отказа в приеме

Соответствие актуальной форме:

• Отчет должен соответствовать актуальной форме и форматам, установленным для ЕФС-1. Несоответствие этим критериям также будет рассматриваться как основание для отказа в приеме отчета.

Для того, чтобы правильно заполнить отчет ЕФС-1, нужно обладать знаниями в бухгалтерском деле. В институте ЕВИДПО есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии.

Новый бланк ЕФС-1 отражают значимые аспекты:

• Введение новых полей и кодов для более точного описания типов трудовых договоров, особых условий работы и случаев увольнения, что требует более детального и аккуратного заполнения отчета.
• Внедрение новых полей, таких как "Льгота", которые позволяют выделить особые категории работодателей, освобожденных от определенных обязательств по страховым взносам.

Ключевые моменты в статье касаются разнообразных сроков предоставления информации о трудовой деятельности в зависимости от кадровых событий, что подчеркивает важность своевременной и точной отчетности перед СФР.