Оформляем приказ о переводе на неполное рабочее время: как установить режим неполного рабочего дня

В соответствии с требованиями, некоторым категориям сотрудников компании должна быть предоставлена возможность работать неполный рабочий день при их запросе. Более того, в некоторых редких случаях, работодатель сам может инициировать введение такого режима работы. Для того чтобы правильно установить неполное рабочее время работнику, а также для ознакомления с примерами заполнения соответствующих документов, мы предоставляем следующую информацию.

В статье рассказываем, как правильно оформить приказ о неполном рабочем дне, кому положен неполный рабочий день, а также как установить режим неполного рабочего дня.

Работа на неполный рабочий день - это период работы, который продолжается меньше стандартного рабочего времени в неделю, то есть менее 40 часов. Его продолжительность определяется в соответствии с условиями трудового договора и оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от объема выполненных работ.

Сотрудники, работающие в таком режиме, имеют такие же льготы и гарантии, как и те, у кого установлено стандартное рабочее время. Это время засчитывается в страховой стаж как полное рабочее время. Выходные и праздничные дни предоставляются в соответствии с трудовым законодательством (часть 4 статьи 93 Трудового кодекса).

Инициировать заключение соглашения об установлении неполного рабочего времени может любая сторона трудовых отношений. Этот режим работы может быть установлен на всем периоде действия трудового договора или на согласованный срок (часть 1 статьи 93 Трудового кодекса). Сокращенная продолжительность рабочего времени представляет собой уменьшенную рабочую нагрузку по сравнению с общепринятой нормой рабочего времени. Она является законодательно обеспеченной гарантией для определенных категорий работников, учитывая характер выполняемых ими обязанностей.

Следует иметь в виду, что в соответствии со статьей 6 Трудового кодекса нормативные акты, учреждаемые федеральными органами власти, определяют особенности правового регулирования труда определенных категорий работников, включая также сокращенную продолжительность рабочего времени. Сокращение рабочего времени может быть связано с выполнением работ в неблагоприятных и опасных условиях, а также с другими особенностями трудовой деятельности или возрастом работников. Важно понимать основные различия между сокращенным и неполным рабочим временем, поскольку в обоих случаях общая продолжительность рабочего времени сокращается.

Существует ряд сотрудников, для которых положена работа на неполный рабочий день. Работодатель обязан установить неполное рабочее время, если данные категории работников предоставят заявление на неполный рабочий день. К ним относятся (ч. 2 ст. 93, ч.ч. 2,3 ст. 256 ТК):

• Беременные женщины;
• Женщины в период отпуска по уходу за ребенком. Они имеют право на выход из декрета на неполный рабочий день
• Отец, бабушка, дед, другой родственник или опекун, фактически осуществляющий уход за ребенком в период отпуска по уходу за ним;
• Один из родителей (опекун, попечитель), имеющий ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
• Другое лицо, воспитывающее детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) без матери;
• Лицо, осуществляющее уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке.

Неполное рабочее время для таких сотрудников устанавливается на удобный для них срок, но не более чем на период наличия обстоятельств, которые послужили причиной. В этом случае режим работы и отдыха устанавливается в соответствии с пожеланиями работника и с учетом условий производства у данного работодателя (ч. 2 ст. 93 ТК).

Существуют различные виды неполного рабочего времени.

• Первый вид - это неполный рабочий день (смена) во все дни трудовой недели. В таком случае продолжительность ежедневной работы сокращается, но общее количество рабочих дней остается неизменным. Например, сотрудник работает по 4 часа в день (вместо обычных 8 часов) в течение всех пяти рабочих дней недели.
• Второй вид - это неполная рабочая неделя, при которой количество рабочих дней сокращается, сохраняя полную продолжительность рабочего дня. Например, сотрудник работает всего три дня в неделю (вместо пяти) по 8 часов в день.
• Третий вид - это неполный рабочий день при неполной рабочей неделе. В этом случае одновременно сокращаются как продолжительность рабочего дня, так и количество рабочих дней в неделе. Например, сотрудник работает три дня в неделю (вместо пяти) по 3 часа в день (вместо 8).

Также перевод на неполный рабочий день может быть установлен по инициативе работника. Неполный рабочий день по инициативе сотрудника подразумевает, что работодатель и сотрудник могут заключить соглашение на определенный срок или без ограничений. Но такое неполное рабочее время может быть установлено, только при наличии уважительных причин и в удобное для работника время.

Если неполное рабочее время устанавливается при приеме на работу, соответствующее условие закрепляется в трудовом договоре. В случае действующего договора, необходимо заключить дополнительное соглашение (в соответствии с частью 2 статьи 57, статьей 72, частью 1 статьи 100 Трудового кодекса).

Таким образом, информация о продолжительности неполного рабочего времени должна быть указана в трудовом договоре. Например: "работнику устанавливается неполное рабочее время продолжительностью 30 часов в неделю". Такая информация необходима, так как режим рабочего времени будет отличаться от общих правил работодателя (в соответствии с частью 2 статьи 57 Трудового кодекса).

Чтобы установить неполный рабочий день сотруднику, следуйте нашему алгоритму:

Шаг 1. Сотрудник подает заявление на неполный рабочий день
Для установления неполного рабочего дня рекомендуем работнику написать соответствующее заявление. В нем нужно указать:

• Ф.И.О., должность, структурное подразделение (при наличии);
• просьбу установить неполный рабочий день и желаемый режим работы;
• причину установления такого режима (если она есть);
• срок работы при неполном рабочем дне. Если заявление на неполный рабочий день подает сотрудник, которому нельзя отказать в установлении такого режима, то срок — не более чем на период льготных обстоятельств. У других работников такой срок может быть любым: как определенным, так и бессрочным (ч. 1, 2 ст. 93 ТК);
• дату, с которой он желает начать работу по новому режиму.

Сотрудник должен проставить свою подпись и дату оформления заявления.

К заявлению необходимо приложить документ, подтверждающий основание, в соответствии с которым работник просит установить ему неполный рабочий день. Например, справку из женской консультации о беременности, справку о наличии иждивенцев, свидетельство о рождении ребенка, справку о составе семьи, справку, подтверждающую факт установления инвалидности ребенка, документ о назначении опекуном и так далее. Если ввести такой режим просит один из родителей ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), работодатель может запросить, в частности, справку о режиме работы второго родителя.

При отсутствии подтверждающих документов работодатель должен разъяснить работнику возможность отказа в его просьбе. Это связано с тем, что обязанность работодателя возникает при наличии определенных обстоятельств, которые должны быть подтверждены.

Шаг 2. Оформить приказ о неполном рабочем дне.
Приказ о неполном рабочем дне для сотрудника составляется в свободной форме и не имеет утвержденных нормативов. Этот документ не является обязательным, однако на практике он часто выдается для информирования специалиста по кадрам о изменении режима работы сотрудника, а также бухгалтера о изменении заработной платы.

Приказ о неполном рабочем дне должен включать в себя:

• Фамилию, имя и отчество, должность и структурное подразделение (при наличии) сотрудника;
• Новый режим работы;
• Срок, на который вводится сокращенный рабочий день;
• Поручения ответственным специалистам. Например, бухгалтеру - осуществлять оплату труда пропорционально отработанному времени или в зависимости от объема выполненной работы (в соответствии с частью 3 статьи 93 Трудового кодекса);
• Основание для введения сокращенного рабочего дня. Обычно указываются реквизиты заявления сотрудника.

Приказе должно быть представлено сотруднику и другим лицам, перечисленным в нем, для ознакомления и подписи.

Шаг 3. Оформление дополнительного соглашения.
При установлении неполного рабочего времени с введением режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели по инициативе работодателя в соответствии с приказом по организации с работниками, готовыми продолжать работу в измененных условиях, заключается дополнительное соглашение. Нормативно утвержденной формы соглашения нет, поэтому его составляют произвольно. В документе нужно указать продолжительность рабочей недели и неполного рабочего дня, начало и окончание работы, обеденный перерыв.

Учтите, что работнику, которому установлена продолжительность работы (смены) не более 4 часов в день, перерыв на обед может не предоставляться (ч. 1 ст. 108 ТК).

Соглашение оформляют в двух экземплярах: один работодателю, второй — сотруднику.

Перевод на неполный рабочий день может быть обоснован и другими факторами. Например, нарушение оптимальных условий труда, что может угрожать безопасности сотрудников, например из-за жары.

Создание комфортных условий труда для сотрудников — прямая обязанность работодателя. В том числе вы должны контролировать температурный режим. 

Указания по режиму работ в жару дает Роспотребнадзор. Так, Роспотребнадзор рекомендует сокращать рабочий день:

• если температура в рабочем помещении приблизилась к отметке 28,5 градусов, на 1 час;
• 29 градусов — на 2 часа;
• 30,5 градусов — на четыре часа.

С 1 марта 2022 года работников необходимо информировать об условиях и охране труда на предприятии. 

Как следует из разъяснений Роспотребнадзора, при работах на открытом воздухе и температуре наружного воздуха 32,5 °C и выше продолжительность периодов непрерывной работы должна составлять 15-20 минут с последующей продолжительностью отдыха не менее 10-12 минут в охлаждаемых помещениях (в них температура должна быть 24-25 градусов). Суммарно за смену на жаре сотрудники могут работать не более 4—5 часов, если используют спецодежду, и не больше 1,5-2 часов без нее.

Если температура более 32,5 °C, проведение работ на открытом воздухе нужно прекратить и перенести их на утреннее или вечернее время.

Чтобы правильно предоставить неполный рабочий день сотруднику, в штате вашей компании должен быть квалифицированный кадровик. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки.
В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Установление сокращенного рабочего времени в соответствии со статьями ТК РФ является юридической обязанностью собственника или уполномоченного им органа. Стороны трудового договора при его заключении не вправе увеличивать продолжительность рабочего времени, установленного этой статьей, даже по взаимному согласию. Собственник или уполномоченный им орган может быть привлечен к юридической ответственности за нарушение законодательства о рабочем времени.

В соответствии с ТК РФ предприятия, учреждения, организации в пределах своих полномочий и за счет собственных средств имеют право устанавливать льготы, в том числе и сокращенное рабочее время, для любого круга работников.

Под сокращенным рабочим временем понимается рабочее время, уменьшенное по сравнению с нормальным, когда уменьшение его осуществляется в соответствии с законом или коллективным договором. Сокращенная норма рабочего времени, установленная законом или коллективным договором, в такой же мере обязательна для работодателя, как и предельная продолжительность рабочего времени.
Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

• для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов в неделю;
• для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - не более 35 часов в неделю;
• для работников, являющихся инвалидами I или II группы, - не более 35 часов в неделю;
• для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - не более 36 часов в неделю в порядке, установленном Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.