Переход на ЭДО бюджетных учреждений. Электронный документооборот в бухгалтерском учете с 2024 года

С 2024 года переход на электронный документооборот (ЭДО) станет обязательным для всех бюджетных учреждений. Это означает, что все документы будут обрабатываться и храниться в электронном виде. Это существенно упростит процесс ведения бухгалтерского учета и повысит его эффективность. Переход на ЭДО осуществляется в соответствии с приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н и с изменениями, внесенными приказом от 28.06.2022 № 100н.
Однако, многие бюджетные учреждения сталкиваются с вопросом, как перейти на ЭДО и что нужно сделать, чтобы соответствовать требованиям закона о электронном документообороте.
В данной статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с обязательным переходом на ЭДО в 2023 году.

В случае, если организация не осуществила переход на ЭДО и не соблюдает требования к электронному бухгалтерскому учету, должностные лица могут быть оштрафованы в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ:

• До 10 тысяч рублей при однократном нарушении
• До 20 тысяч рублей при повторном нарушении

Согласно последним изменениям законодательства, в 2023 — 2024 годах все бюджетные учреждения должны перейти на электронный бухгалтерский учет.
Минфин установил единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета:

• электронные первичные учетные документы
• электронные регистры бухгалтерского учета
  В перечень унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета входят:
• Ведомость группового начисления доходов
• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств
• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)
• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей
• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам
• Ведомость начисления доходов бюджета
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов
• Решение о проведении инвентаризации и др.

Учреждение может самостоятельно расширить перечень документов, переведя их в цифровое пространство, в том числе использовать электронное программное обеспечение для формирования документов, а также ввести ЭДО и в кадровом деле.

Форма электронного документа состоит из трех частей

Заголовочная часть

Заголовочная часть содержит общие реквизиты:

• Наименование формы электронного документа
• Код формы ОКУД
• Дата в формате "ДД.ММ.ГГГГ”
• Наименование учреждения (субъекта учета) с уникальным кодом по Сводному реестру
• Наименование структурного подразделения или учреждения, в котором сформирован документ
• Наименование главного администратора бюджетных средств с указанием кода главы по БК
• Наименование бюджета бюджетной системы Российской Федерации с кодом ОКТМО бюджета
• Наименование единицы измерения в валюте Российской Федерации и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) или в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ)
  Содержательная часть

Содержательная часть формы представляется в виде табличной или текстовой частей, содержащих:

• Наименования показателей
• Коды показателей по соответствующим классификаторам
• Содержание операции
• Значения в натуральном или денежном выражении.
  Часть электронных документов содержит реквизит "Идентификатор контрагента”. Здесь отражается уникальный идентификатор контрагента, состоящий из 22 разрядов:

Оформляющая часть

Оформляющая часть формы содержит:

• Подписи должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом
• Подписи ответственных за содержащиеся в электронном документе данные.
  Указанные должностные лица подписывают электронные первичные учетные документы электронными подписями с указанием даты подписания.
  В реквизите "Приложение N __" указывается наименование документов, прикрепленных скан-копий документов
  Оформляющая часть формы электронного документа предусматривает отражение должности исполнителя, его электронную подпись (с расшифровкой) и контактные данные (номер контактного телефона и электронный адрес).

Обязательный переход на ЭДО в 2023 включает в себя ряд технических мероприятий:

1. Оборудование рабочих мест всем сотрудникам, которые будут работать в ЭДО. Для этого необходимо установить компьютеры или ноутбуки, подключенные к интернету
2. Установка бухгалтерской программы, поддерживающей использование электронных первичных документов и их электронных образов
3. Выпуск электронных подписей для сотрудников в зависимости от их обязанностей и круга подписываемых документов.

1. Согласно закону, переход на обязательное ЭДО для бюджетных учреждений начнется с 2024 года.
2. Переход на ЭДО в бухгалтерском учете является необходимым шагом для улучшения эффективности и сокращения времени, затрачиваемого на обработку документов в бюджетных учреждениях.
3. Для успешного перехода на электронный документооборот в бюджетном учреждении, организации должны оборудовать рабочие места всем сотрудникам, которые будут работать в ЭДО, установить необходимое программное обеспечение и выдать электронные подписи.
4. Важно ознакомиться с правилами электронного документооборота и принять меры для обучения сотрудников новым процессам. Вы можете повысить квалификацию своих сотрудников в Институте ЕВИДПО и получить подтверждающий документ в сжатые сроки