С 2022 года в соответствии с 44-ФЗ введена обязательная процедура электронной приемки для всех участников закупок. Новая система обмена документами в Единой информационной системе установила специальные правила для проведения электронного актирования.
Когда применяется
Заказчики и поставщики осуществляют обмен электронными документами при проведении электронных торгов и закрытых электронных торговых процедур.
Обязательное актирование требуется в следующих случаях:
- При выполнении контракта, который был заключен в результате проведения электронных процедур.
- По контрактам с единственным поставщиком, которые были заключены на основании новых правил, согласно части 1 и 2 статьи 15 Закона № 46-ФЗ.
- По контрактам с единственным поставщиком, как определено в пункте 5.1 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе и части 3 статьи 22 Закона № 46-ФЗ.
По желанию заказчика:
- В контрактах, которые были заключены на основе извещений до 1 января 2022 года.
- В случае закрытых электронных тендеров согласно пункту 5 ч.11 ст.24 № 44-ФЗ.
- В контрактах с единственным поставщиком, информация о которых была включена в реестр контрактов.
Не требуется актирование в следующих случаях:
- Когда документы о приемке не опубликованы в ЕИС. Это относится к случаям закупки товаров, работ и услуг у единственного поставщика, в соответствии с ч.11, ч.12 статьи 24, а также пунктами 7, 24, 45, 52 и 56 части 1 ст.93 № 44-ФЗ.
- Когда заказчиками являются правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны, в соответствии с пунктом 5 части 11 ст.24 № 44-ФЗ.
- Когда проведение закупок требует учета особенностей, связанных с отсутствием размещения информации в ЕИС, как определено в части 1 статьи 111 Закона № 44-ФЗ.
Сроки электронного актирования
Заказчик обязан осуществить проверку поставленных товаров, работ и услуг и предоставить ответ в соответствии с условиями контракта. Период для выполнения этой проверки не может превышать 20 рабочих дней, начиная с даты получения документа о приемке.
Этапы электронного актирования
1. Поиск документа
В личном кабинете ЕИС в разделе "Исполнение контрактов" необходимо найти соответствующий контракт. В карточке контракта выберите документ о приёмке (электронный акт). Документы можно загрузить из внешних систем в формате XML.
2. Заполнение документа
Документ о приёмке уже будет частично заполнен. Однако требуется добавить недостающие данные о компании, товарах, работах и услугах, а также о факте их передачи.
Сведения о ТРУ должны содержать информацию о:
- Идентификационном коде закупки (ИКЗ).
- Наименовании и местонахождении заказчика.
- Наименовании объекта закупки.
- Реквизитах поставщика.
- Наименовании ТРУ и адресе их поставки.
- Стране происхождения товара.
- Количестве поставленного товара, объёме выполненных работ и оказанных услуг.
- Общей стоимости выполненных обязательств и цене за единицу товара.
- Другой информации, соответствующей единой форме.
3. Подписание и отправление документа
Документ о приёмке подписывается квалифицированной электронной подписью. В течение часа система автоматически отправляет документ заказчику. Дата получения заказчиком считается равной дате размещения документа в ЕИС, учитывая часовую зону заказчика.
4. Получение ответа от заказчика
Заказчик может принять ТРУ полностью и подписать акт в ЕИС, после чего срок оплаты по контракту начинается с даты подписания акта.
В случае частичной приёмки ТРУ, поставщику необходимо сформировать корректировочный документ для принятой части заказа. Также возможно направление мотивированного отказа от приёмки с указанием причин.
Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. В случае неправомерных действий заказчика, их можно обжаловать.
Как сформировать электронный документ о приемке
В Единой информационной системе (ЕИС) предусмотрена возможность формирования следующих документов:
- Документ о приемке - документ оформляется в ЕИС и используется для закрывания контракта по результатам приемки товаров, работ и услуг.
- Документ о приемке и счет-фактура - документ включает в себя как акт приемки, так и счет-фактуру. Он также формируется в ЕИС и используется для учета выполненных обязательств и оплаты.
- Универсальный передаточный документ (УПД) - документ требуется, если заказчик из Москвы или Московской области по контракту требует подписывать документы на портале поставщиков.
Для формирования документа о приемке требуется наличие одного из следующих уровней полномочий:
- Руководитель. Этот уровень доступа предоставляется исключительно руководителю организации. Пользователь с этой ролью автоматически получает все доступные права для работы с закрывающими документами.
- Уполномоченный специалист. Этот статус может быть назначен пользователями, обладающими полномочиями «Руководитель» или «Администратор». После получения этой роли, пользователь с правами «Уполномоченного специалиста» должен самостоятельно определить необходимые права для работы с документами о приемке.
Перечень этих прав устанавливается пользователем с полномочиями «Руководитель» или «Администратор», который имеет право на определение других лиц, уполномоченных на выполнение действий в Единой информационной системе и на Электронной торговой площадке от имени участника закупок.
Последовательность действий при настройке прав доступа и формировании актов:
Шаг 1. Выдача прав доступа уполномоченному сотруднику
Чтобы сотрудник мог формировать закрывающие документы, необходимо предоставить ему права доступа. Это можно сделать двумя способами: через Госуслуги в учетной записи руководителя компании или непосредственно в ЕИС, перейдя в раздел "Администрирование" - "Пользователи организации" - "Регистрационные данные".
Шаг 2. Выбор нужного контракта
Для создания акта выберите контракт в личном кабинете ЕИС, перейдя в раздел "Исполнение контрактов". Этот раздел доступен заказчику.
Шаг 3. Формирование закрывающих документов по контракту
На этом этапе заполните последовательно несколько разделов в соответствующих документах. Важные особенности каждого раздела могут варьироваться в зависимости от конкретного контракта и его условий.
Кто осуществляет приемку у заказчика
Определение лиц, ответственных за проведение экспертизы и электронной приемки, устанавливается внутренними документами организации-заказчика, такими как приказы и распоряжения. Организацию всего этого процесса обязана обеспечивать контрактная служба, в случае ее наличия.
Контрактная служба имеет следующие обязанности:
- Осуществление приемки поставленного товара, выполненных работ (их результатов) и предоставленных услуг, включая проведение экспертизы товара, выполненной работы и оказанных услуг.
- Подготовка решения о создании приемочной комиссии.
- Оформление документа о приемке.
- Процесс электронной приемки можно организовать двумя способами:
- Назначить ответственное лицо (или несколько ответственных лиц), которое будет осуществлять приемку товаров, работ и услуг в одиночку.
- Создать приемочную комиссию, которая может быть постоянно действующей или формироваться для конкретной закупки. Число членов приемочной комиссии должно составлять не менее 5 человек. В случае создания приемочной комиссии, электронный документ о приемке подписывается усиленными электронными подписями всех членов комиссии, а также уполномоченного представителя заказчика.
Возможные ошибки в электронных документах о приемке ЕИС
- При актировании товаров и услуг может возникнуть неправильный выбор типа документа для приемки. Например, поставщик создал только счет-фактуру, но не приложил документ о приемке, что может привести к отклонению заказчиком. Для избежания этой ситуации важно внимательно изучать информацию, содержащуюся в контракте. В контракте обычно указано, какой документ необходим для проведения актирования.
- При добавлении ТР после нажатия кнопки «Добавить», не отображаются доступные позиции, которые перечислены в госконтракте. Эта проблема часто связана с наличием признака «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги» в информации о контракте.
- Во время приемки товаров поставщик иногда допускает ошибки, указывая неверные данные, такие как адрес поставки, грузополучатель или страна происхождения товара. Эти ошибки могут возникнуть из-за невнимательности или потому, что в закупке участвуют товары, произведенные в разных странах. В ЕИС можно создать документ-исправление.
- Техническая ошибка "Cannot read properties of undefined (reading 'CreateObjectAsync')" может возникнуть, когда поставщик пытается подписать документы в Единой информационной системе (ЕИС). Эта ошибка может возникать у пользователей, использующих Яндекс.Браузер. Чтобы продолжить работу с этим браузером и избежать данной ошибки, выполните следующие дополнительные настройки:
- В разделе "Настройки" браузера выберите "Системные".
- Включите настройку "Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ".
- Установите расширение "CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in".
- Попробуйте повторно подписать документы в ЕИС.
Также пользователи выделяют частые ошибки при работе с актированием:
- Проблемы с доступом к личному кабинету, что может вызывать неудобства при работе.
- Блокировки системой возможности подписания актов, что может замедлить процесс актирования.
- Отсутствие отображения ИНН контрагента, что приводит к трудностям при заполнении соответствующей информации.
- Сопроводительные документы и проблемы с подписанием актов, что может приводить к ошибочным отражениям.
- Ложные ошибки в результате контроля.
Где обучить специалиста по закупкам
В нашем институте ЕВИДПО Вы сможете обучаться онлайн, без отрыва от основной работы и в кратчайшие сроки! Для групп предусмотрены скидки!
А также есть большой выбор курсов по закупочной деятельности! После обучения Вы получите удостоверение о повышении квалификации
Итоги
Электронная приемка и электронное актирование, внедренные постепенно для федеральных организаций, стали обязательными для всех пользователей в Единой информационной системе с 1 января 2022 года.
