Проверки кассовой техники ККТ: как не получить штраф в 2024 году

В 2024 году было принято важное решение: продлить запрет внеплановых проверок до конца года. Однако расслабляться не стоит — это не отмена контроля, а лишь его ограничение. Риск получить штраф остается всегда. Минфин недавно выпустил письмо, где подробно рассказал, как будут проводиться проверки бизнеса на соблюдение законодательства о контрольно-кассовой технике (ККТ) в 2024 году.

В некоторых случаях закон позволяет компаниям и индивидуальным предпринимателям (ИП) работать без использования онлайн-касс. Однако это возможно только при соблюдении определенных условий:
1.    ИП на патенте

• Некоторые виды деятельности, выполняемые ИП на патентной системе налогообложения, освобождены от использования онлайн-касс. Например, ИП, занимающиеся ремонтом обуви или изготовлением ключей.

2.    Продажи в труднодоступных местах

• Продажи товаров и услуг в труднодоступных районах, которые входят в список конкретного региона, также освобождены от использования онлайн-касс. Например, небольшие магазины в отдаленных деревнях могут работать без касс, если региональные власти включили их в соответствующий перечень.

3.    ИП и компании по определенным видам деятельности

• Некоторые виды деятельности могут быть освобождены от использования онлайн-касс. Например, небольшие ремесленные мастерские или частные учителя.

4.    Самозанятые ИП

• Самозанятые ИП, облагаемые налогом на профессиональный доход, могут формировать чеки на сайте налоговой. Это удобно и позволяет избежать необходимости приобретать и обслуживать кассовую технику.

5.    Безналичные платежи между ТСЖ, СНТ, ЖСК и образовательными организациями

• Эти организации могут проводить безналичные расчеты без использования онлайн-касс. Например, жильцы оплачивают коммунальные услуги через расчетный счет ТСЖ.

6.    Платежи с расчетного счета на расчетный

• Если платежи между ИП или компаниями осуществляются через расчетные счета, касса также не требуется. Например, один ИП переводит оплату за услуги на расчетный счет другого ИП.

Если ваша компания или ИП не подпадают под указанные исключения, то использование онлайн-касс обязательно. Это касается любых расчетов с физическими лицами и платежей от других ИП и компаний:

Расчеты с физическими лицами

• Оплата наличными, картой, переводом на расчетный счет или через мобильные приложения должна обязательно проходить через онлайн-кассу. Например, кафе принимает оплату картой или наличными за заказ, и это обязательно должно фиксироваться через онлайн-кассу.

Платежи от других ИП и компаний

• Прием оплаты от других бизнесов, независимо от формы оплаты — наличные, карта, смартфон через POS-терминал или оплата на расчетный счет — должен проходить через онлайн-кассу. Например, компания-поставщик получает оплату за товар от магазина через расчетный счет, и эта транзакция также должна фиксироваться через кассу.
   
  Представим, что у вас небольшой магазин сувениров в туристической зоне. Если ваш магазин находится в труднодоступной местности, вы можете не использовать онлайн-кассу. Однако если вы переедете в город, то обязаны будете установить и использовать кассовую технику, чтобы соответствовать требованиям ФЗ 54. Или, допустим, вы самозанятый фотограф, и ваши клиенты оплачивают услуги онлайн. Вы можете формировать чеки на сайте налоговой, что упрощает работу и избавляет от необходимости покупать онлайн-кассу. В то же время, если вы владеете кафе в центре города, то каждый расчет с клиентами — будь то наличными, картой или переводом — должен проходить через онлайн-кассу. Это важное требование законодательства, и за его нарушение можно получить штрафы при проверках ФНС.

Большинство компаний и индивидуальных предпринимателей обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) при продаже товаров, работ и услуг физическим лицам. В 2024 году плановые налоговые проверки отменены, но это не означает, что налоговая инспекция не может проверить ваш бизнес. У налоговиков есть три других способа проверить бизнес:

1. Профилактический визит.
2. Внеплановая документарная или выездная проверка.
3. Выездное обследование и контрольная закупка.

Профилактический визит – это встреча с представителями налоговой службы, в ходе которой объясняются правила применения ККТ. Разговор может состояться лично или по видеосвязи, а бизнес уведомляют о визите минимум за пять дней. Особенно важен этот визит для тех, кто впервые начинает использовать ККТ. Например, при первичной регистрации ККТ налогоплательщик получает разъяснения о правилах использования кассовой техники, а также о том, какие виды и интенсивность проверок могут ожидать его бизнес. По итогам такого визита составляется протокол, и налогоплательщик уведомляется за пять рабочих дней до его проведения.

Внеплановая проверка проводится с согласия руководителя Федеральной налоговой службы или его заместителя. Ее могут инициировать, если продавец не зарегистрировал ККТ или не использует ее, а также если у налоговиков есть данные о нарушениях правил применения ККТ. Такая проверка не касается мобилизованных ИП или аккредитованных ИТ-компаний.

Во время выездного обследования налоговики наблюдают за использованием ККТ в реальных условиях. Если есть подозрения на нарушения, проводится контрольная закупка. Обычно перед этим налоговая служба рекомендует провести профилактический визит.

Контрольные закупки – это оперативные мероприятия, направленные на выявление нарушений при применении ККТ. Например, если в ходе выездного обследования обнаруживаются признаки нарушения, налоговики могут сразу провести контрольную закупку без предварительного согласования с прокуратурой. Это позволяет быстро и эффективно выявлять "недобросовестных" налогоплательщиков.

Если бизнес не попадает под условия для внеплановой проверки, его могут проверить только при наличии жалобы о работе без кассовой техники. Получив сигнал, инспекция сначала собирает информацию в своих базах данных и в интернете, а затем запрашивает разрешение на проверку в ФНС.

В 2024 году запрет на проверки не распространяется на несколько случаев:

• Объекты с чрезвычайно высоким и высоким риском (социальные и промышленные объекты, виды деятельности с максимальным уровнем риска).
• Проверки, связанные с угрозой жизни и здоровью граждан или безопасностью страны.
• Проверки, инициированные на основании индикаторов риска нарушения обязательных требований.

ФНС выпустила Письмо от 11.04.2024 № Д-5-20/55@, в котором подробно объяснила, как будут проводиться проверки ККТ в 2024 году.
Для отбора налогоплательщиков на проверку ККТ необходимо соблюдение нескольких условий одновременно:

1. Налогоплательщик не является мобилизованным лицом, проходящим военную службу по мобилизации в ВС РФ.
2. Налогоплательщик не является аккредитованной российской IT-организацией.
3. У налогоплательщика отсутствует зарегистрированная ККТ, хотя он обязан ее использовать, или ККТ не применяется в установленных случаях.
4. Сведения, полученные в ходе наблюдения, указывают на возможное административное правонарушение.

ФНС также указала индикаторы риска для проверок ККТ:

1. Если в течение 60 дней в автоматизированной информационной системе налоговых органов отсутствуют фискальные данные от зарегистрированной контрольно-кассовой техники.
2. Если в течение 30 дней более 30% фискальных документов имеют признак расчета "Возврат прихода" по сравнению с общим количеством документов с признаком расчета "Приход". Исключение составляют ломбарды.
3. Если в течение 30 дней доля фискальных документов - кассовых чеков коррекции (бланков строгой отчетности коррекции) превышает 30% от общего числа фискальных документов.

После проверки контрольно-кассовой техники (ККТ) налоговая инспекция выдает несколько важных документов. Рассмотрим их подробнее:

Акт проверки
Этот документ составляется на месте, если проводится контрольная закупка. В других случаях акт проверки отправляют по почте. Он фиксирует результаты проверки и выявленные нарушения.

Протокол об административном правонарушении.
Протокол описывает конкретные нарушения, которые обнаружены во время проверки. Штраф могут наложить только за те нарушения, которые указаны в этом протоколе. Если нарушения не будут указаны, штраф можно отменить.

Постановление о привлечении к административной ответственности.
Постановление устанавливает размер наказания за выявленные нарушения. Обычно именно этот документ оспаривают. Во всех документах, которые налоговая выдает по факту проверки ККТ, лучше не только ставить подпись, но и указывать «не согласен». Отсутствие возражений налогоплательщика суды часто расценивают как согласие с привлечением к ответственности.

Как избежать проблем с проверками ККТ?

Чтобы не попасть под санкции, бизнесу важно внимательно соблюдать правила проверок ККТ, указанные в ФЗ 54. Вот несколько советов:

• Регистрация и использование ККТ: Убедитесь, что ваша кассовая техника зарегистрирована и используется в соответствии с законодательством.
• Фискальные данные: Регулярно отправляйте фискальные данные в автоматизированную систему налоговых органов.
• Минимизация возвратов: Следите за тем, чтобы доля возвратов в кассовых чеках не превышала допустимых норм.
• Корректность данных: Убедитесь, что все данные в фискальных чеках корректны и своевременно обновляются.

Придерживаясь этих простых правил, вы сможете избежать неприятных сюрпризов при проверках ФНС и защитить свой бизнес от штрафов и административных наказаний. 

Бизнес может столкнуться с серьёзными штрафами за нарушение правил применения контрольно-кассовой техники (ККТ). Рассмотрим наиболее частые случаи и возможные санкции.

1. Неиспользование кассы, хотя это обязательно
Представьте, что у вас маленький магазинчик, и вы решили не использовать кассовую технику, хотя должны. За это могут оштрафовать: для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей штраф составит от 25% до 50% от суммы, не пробитой в чеке, но не менее 10 000 ₽. Для организаций штраф выше — от 75% до 100% от суммы, но не менее 30 000 ₽. Если нарушение повторится, директора могут дисквалифицировать на срок до двух лет, а деятельность фирмы могут приостановить на 90 дней.

2. Ошибочные реквизиты в чеках или несоответствие онлайн-кассы требованиям
Например, вы зарегистрировали новую онлайн-кассу, но сделали это с ошибками. В чеках указаны неверные реквизиты. В таком случае можно получить предупреждение или штраф: для директора и ИП от 1500 ₽ до 3000 ₽, а для юридического лица — от 5000 ₽ до 10 000 ₽.

3. Непредоставление документов по запросу ФНС
Представьте, что налоговая служба запросила у вас документы, а вы не предоставили их вовремя. За это можно получить предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП от 1500 ₽ до 3000 ₽, для организаций — от 5000 ₽ до 10 000 ₽.

4. Не выдаются чеки или бланки строгой отчётности
Если ваши продавцы не выдают чеки или не отправляют их покупателям по электронной почте, вас могут оштрафовать. Штраф для директора и ИП составит 2000 ₽, а для юридического лица — 10 000 ₽.

Как избежать штрафов

Если вы сами заметите ошибку и сразу заявите об этом в ФНС, можно избежать штрафа. Например, ваш продавец-стажёр забыл пробить чек. Если вы обнаружите это и оформите чек коррекции до того, как налоговая заметит нарушение, вас не накажут. Это правило указано в ст. 14.5 КоАП РФ.

Сроки привлечения к ответственности

Фирму могут привлечь к ответственности за нарушения в течение года. Например, если ИП продавал товары без чеков в марте 2024 года, его могут оштрафовать в январе-марте 2025 года, когда мораторий уже закончится. Это предусмотрено ч.1 ст. 4.5 КоАП РФ.

Если вы не согласны с постановлением о привлечении к административной ответственности, его можно обжаловать в течение 10 дней с момента получения. Для этого подают заявление в управление налоговой инспекции или сразу в суд. Если подать жалобу и туда, и туда, ее будет рассматривать суд.

В Арбитражный суд или суд общей юрисдикции?

• Если нарушение связано с предпринимательской деятельностью, иск подается в Арбитражный суд согласно ч. 3 ст. 30.1 КоАП РФ.
• В остальных случаях иск подается в суд общей юрисдикции.

Часто информация о том, в какой суд подавать жалобу, указана в самом постановлении.

1. Признать нарушение до проверки
Например, ваш кассир выбил чек с неправильной суммой. Если вы заметите ошибку до того, как её обнаружит налоговая, вы можете исправить ситуацию. Берем у кассира объяснительную, пишем от имени директора уведомление в налоговую и пробиваем чек коррекции. Документы отправляем в налоговую. Если вы используете систему СБИС, программа отправит всё автоматически.

2. Учитывать срок давности
Срок давности привлечения к ответственности составляет 1 год. Например, если вы не пробили чек в августе 2024 года, налоговая может оштрафовать вас в течение года — до августа 2025 года. Для длительных и систематических нарушений срок отсчитывается с момента их обнаружения.

3. Проверить ошибки налоговой
Иногда ошибки могут быть и у налоговиков. Например:

• Протокол не конкретизирует нарушение. Если в нем указаны лишь общие сведения, например "69 эпизодов невыдачи чеков", это недостаточно конкретно и не соответствует требованиям ч. 2 ст. 28.2 КоАП РФ.
• Налоговая не известила вас о дате и времени рассмотрения дела. Это самостоятельное основание для отмены постановления согласно п. 10 Постановления Пленума ВАС от 02.06.2004 № 10.

4. Оценить состав правонарушения
Если ваше нарушение не подпадает под обязательные требования, вас не привлекут к ответственности. Например, если фирма имеет право работать без ККТ или не выдала чек из-за технических проблем, как это было в случае с автозаправкой, когда чек был распечатан с задержкой.

Как можно уменьшить штраф

1. Докажите малозначительность нарушения
Если нарушение не нанесло существенного вреда, суд может заменить штраф на устное замечание по ст. 2.9 КоАП РФ. Например, кассир продала товар за 50 ₽ и забыла пробить чек, но вспомнила об этом через пару минут и исправила ошибку. Суд признает такое нарушение малозначительным и отменит штраф в 30 000 ₽.

2. Сошлитесь на первое нарушение
Для незлостных нарушителей суд может заменить штраф на предупреждение согласно ч. 3 ст. 3.4 КоАП РФ. Это возможно, если нарушение совершено впервые и вы являетесь субъектом малого и среднего предпринимательства (МСП) или некоммерческой организацией.

3. Укажите способ выявления нарушения
Если нарушение было выявлено автоматизированной проверкой, штраф можно уменьшить почти в три раза по ч. 3.4 ст. 4.1 КоАП РФ. Для этого нужно добровольно устранить нарушение до вынесения постановления и признать правонарушение письменно.

Чтобы правильно работать с ККТ и не допустить штраф, важно хорошо разбираться в теме. В институте ЕВИДПО есть более 15 курсов повышения квалификации и переподготовки по розничной и оптовой торговле. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, а для групп действуют скидки!

Знание правил работы с контрольно-кассовой техникой (ККТ) помогает избежать неприятных сюрпризов при проверках ФНС. Закон ФЗ 54 чётко регламентирует, кто должен использовать онлайн-кассы, а кому разрешено обходиться без них. Например, ИП на патенте или работающие в труднодоступных районах могут избежать приобретения и обслуживания кассовой техники.

Но если ваш бизнес не подпадает под исключения, важно соблюдать правила проверок ККТ. Это включает использование онлайн-касс при любых расчётах с физическими лицами и при платежах от других ИП и компаний. Представьте, что вы владеете кафе: каждый чек, будь то за кофе или десерт, должен быть пробит через онлайн-кассу. Это же правило действует для магазинов, салонов красоты и других бизнесов, обслуживающих клиентов напрямую.

Проверки для продавцов часто включают контрольные закупки и документарные проверки. Индикаторы риска для проверок ККТ, такие как отсутствие фискальных данных в течение 60 дней, могут привлечь внимание налоговой службы. Поэтому важно не только использовать кассовую технику, но и делать это правильно.