На старте любой компании необходимо разработать кадровые документы организации, которые формализуют процессы и правила управления персоналом, одновременно соответствующие требованиям трудового законодательства и других регулирующих структур.
Кадровые документы организации помогут компании избежать нежелательных последствий в будущем.
Какие документы нужны в отделе кадров
Документация отдела кадров должна быть систематизирована, для обеспечения быстрого доступа к информации о персонале.
В отделе кадров должны быть в наличии обязательные документы:
- обязательная форма трудового договора
- личные листки по учету кадров
- кадровые документы организации
- журналы учета персонала
- приказы об изменении трудового статуса
- есф 1 новая форма отчета
- кадровая отчетность
А также другие документы, связанные с HR-процессами организации, должны быть в наличии на предприятии.
Для удобства работы отдела кадров можно использовать справочник кадровика, где описаны все HR-процессы по организации кадровой документации, также ключевые инструменты и ресурсы для эффективного управления персоналом.
Справочник кадровика - это путь от организации приема на работу работника, до оформления увольнения.
В справочнике можно найти образцы необходимых документов и информацию о сроках их хранения, узнать о всех документах, необходимых в отделе кадров.
Какие методы подбора персонала используют профессионалы
Существует несколько методов подбора персонала, которые используются работодателями и кадровыми агентствами при поиске и найме сотрудников:
- Размещение вакансий. Этот метод включает размещение объявлений о вакансиях на различных сайтах и печатных изданиях, чтобы привлечь кандидатов, он относиться к HR-процессам. Это может быть полезным, чтобы привлечь широкую аудиторию, но может также привести к большому количеству неподходящих кандидатов.
- Интервью с кандидатом. Этот метод включает проведение интервью с кандидатами, чтобы оценить их способности, опыт и соответствие требованиям вакансии. Во время собеседования необходимо задавать вопросы, которые помогут определить не только знания и опыт кандидата, но и его личностные качества и мотивацию для работы в данной компании.
- Еще один метод HR-процесса - тестирование. Этот метод включает проведение различных тестов, чтобы оценить способности и навыки кандидата в соответствии с требованиями вакансии. Это может быть полезным, чтобы получить дополнительную информацию о кандидате, но может также требовать дополнительных ресурсов и времени на подготовку и проведение тестов.
В анкету же соискателя на работу следует включить все необходимые данные о кандидате:
- образование
- опыт работы
- навыки и достижения
Правильно провести оформление сотрудника, на работу, можно используя обязательную форму заключения трудового договора с кандидатом:
При организации приема на работу следует учитывать несколько факторов:
- Опыт работы и квалификация: необходимо оценить, насколько квалифицирован и опытен кандидат в соответствии с требованиями вакансии.
- Коммуникабельность и социальные навыки: важно оценить, насколько хорошо кандидат способен общаться и работать в команде.
- Профессиональные и личностные качества. Например, такие качества, как ответственность, творческий подход к решению проблем, умение работать в условиях высокой нагрузки и т.д.
- Адаптивность: необходимо оценить, насколько кандидат способен адаптироваться к новой среде работы и быстро учиться.
- Результаты тестов и заданий: Результаты тестов и заданий могут дать дополнительную информацию о способностях кандидата и насколько хорошо он подходит для конкретной вакансии.
- Законодательные требования: необходимо убедиться, что кандидат соответствует законодательным требованиям, связанным с трудоустройством, таким как наличие разрешения на работу.
Правильное оформление сотрудника на работу
При оформлении сотрудника на работу необходимо заполнить несколько обязательных форм документов, включая трудовой договор, заявление на прием на работу, анкету соискателя и личный листок по учету кадров.
- Личный листок по учету кадров является основным документом, который содержит информацию о каждом сотруднике организации.
Для заполнения личного листка необходимо указать ФИО сотрудника, дату рождения, паспортные данные, место жительства, образование, опыт работы и другую информацию, которая может быть полезной для работы сотрудника.
В личный листок также необходимо внести информацию о трудовом договоре, должности, окладе, графике работы, отпусках и других трудовых условиях.
- Оформление приказов должно соответствовать требованиям трудового законодательства и внутренним правилам организации.
Чтобы оформить правильно сотрудника, необходимо в приказе указать полную информацию о сотруднике, включая ФИО, должность, дату приема на работу или увольнения, а также причину увольнения или перевода. Важно также указывать все изменения в трудовых условиях, например, изменение должности или оклада.
Приказ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным лицом и заверен печатью организации. Кроме того, приказ должен быть ознакомлен сотрудником, на которого он распространяется.
Важно также соблюдать сроки оформления приказов, чего требует положение об отделе кадров. Приказ о приеме на работу должен быть оформлен не позднее трех дней со дня заключения трудового договора. Приказ об увольнении или переводе также должен быть оформлен не позднее трех дней со дня принятия решения об увольнении или переводе.
Кадровая отчетность и учет как важные аспекты HR-процесса
Для более глубокого понимания можно обратиться к справочнику кадровика. Кадровый учет или кадровая отчетность, позволяет вести учет кадров и контролировать их движение в организации. Отчетность должна включать в себя информацию о персонале, их личные данные, квалификацию, стаж работы, заработную плату, а также другую информацию, необходимую для эффективного управления персоналом.
Важность кадрового учета для организации заключается в следующем:
- Оптимизация затрат на управление персоналом. Кадровый учет позволяет оценить затраты на персонал, выявить проблемные области и принять меры по их оптимизации.
- Повышение эффективности работы персонала. Кадровый учет позволяет отслеживать квалификацию и стаж работы сотрудников, планировать их обучение и развитие, а также разрабатывать программы мотивации сотрудников.
- Улучшение качества управления персоналом. Кадровый учет позволяет контролировать процессы управления персоналом, определять проблемы и улучшать процессы управления персоналом, а также повышать качество управления персоналом в целом.
Основные принципы кадровой политики организации могут включать в себя следующее:
- Принцип учета потребностей организации в персонале
- Принцип равной возможности
- Принцип учета индивидуальных потребностей сотрудников
Направления кадровой политики могут включать в себя следующее:
- Развитие и обучение персонала. Кадровая политика должна обеспечивать возможности для развития и обучения персонала, чтобы они могли достигать лучших результатов в работе.
- Мотивация персонала. Кадровая политика должна обеспечивать мотивацию персонала, чтобы они чувствовали себя удовлетворенными своей работой и были готовы приложить максимум усилий в работе.
- Управление персоналом. Кадровая политика должна обеспечивать эффективное управление персоналом, чтобы процессы управления персоналом были оптимизированы и улучшены.
Кадровые документы организации, справочник кадровика, личный листок по учету кадров и положение об отделе кадров — это необходимые документы, которые должны быть в наличии в отделе кадров.
Новая форма отчетности есф 1.
Начиная с 1 января 2023 года, Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования объединились в Единый социальный фонд. В связи с этим, работодатели теперь должны сдавать персонифицированную отчетность по единой форме - ЕФС-1.
ЕФС-1 позволяет работодателям собрать все необходимые данные в одном документе и отправить его единовременно.
За периоды 2022 года необходимо будет сдать последнюю отчетность по старым формам.
- СЗВ-М с 2023 года также больше не нужно сдавать. Ежемесячно работодатели будут направлять персональные данные физических лиц в ФНС, а налоговая служба передаст данные в СФР.
- Отчетность по ЕФС-1 нужно будет сдавать за периоды, начиная с 1 января 2023 года, единственный срок сдачи - 25 число. Однако не нужно будет каждый раз заполнять всю форму целиком, для разделов и подразделов сохранится прежняя периодичность сдачи.
- Порядок представления отчетности останется без изменений. Работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек, должны подавать отчетность в электронном виде. Остальные имеют право выбирать, как отчитываться: на бумаге или по ТКС.
За периоды, которые истекли до 1 января 2023 года, необходимо сдавать отчетность по старым формам. Это касается всей отчетности за 2022 год.
Если вам нужно обучить HR специалистов, это можно сделать на курсах в Едином Всероссийском Институте Дополнительного профессионального образования.
Программы обучения включают в себя различные курсы, которые покрывают широкий спектр тем, связанных с кадровым делопроизводством.
Это позволяет вашему специалисту отдела кадров доказать свою квалификацию и получить соответствующую подтверждающую документацию.
По итогам обучения выдается диплом о прохождении курса и включение в единый реестр ФИС ФРДО:
Итоги: Важность правильной организации HR-процессов и организации кадровой документации подчеркивается как ключевые аспекты успешной работы организации. Для дальнейшего развития HR-процессов рекомендуется использовать современные инструменты, следить за изменениями в законодательстве и поддерживать обучение сотрудников HR-отдела.
