Смена фамилии в трудовой книжке: алгоритм и порядок внесения изменений

В нашей статье представлен образец правильного оформления смены фамилии в трудовой книжке. Трудовая книжка является документом, удостоверяющим трудовой стаж, поэтому руководитель обязан заполнять ее в строгом соответствии с законодательными нормами. Вместе с тем, работнику важно следить за корректностью внесенных записей, а работодателю соблюдать правила ведения трудовых книжек. В этом материале мы подробно объясняем порядок изменения ФИО в трудовой книжке.

Трудовая книжка представляет собой личный документ работника, в который заносятся данные о его трудовом стаже и деятельности (ст. 66 ТК РФ). Работник с бумажной версией трудовой книжки обязан предоставлять её при трудоустройстве на каждое новое основное место работы для занесения соответствующей информации. Работники по совместительству могут запросить у основного работодателя внесение данных о своей совместительной работе.

Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года, запись о совместительстве может быть внесена в трудовую книжку не в порядке хронологии после записи о приёме на основное место работы. Это связано с тем, что работник мог начать работу по совместительству до официального заключения трудового договора на основном месте работы у данного работодателя.

Ответственность за внесение записей о приёме на работу работников в трудовую книжку лежит как на юридических лицах, так и на индивидуальных предпринимателях (ст 309 ТК РФ).

Записи в трудовую книжку вносятся исключительно на основании подтверждающих документов, и делать это по личному заявлению владельца книжки, руководителя или другого сотрудника запрещается.

Так как трудовая книжка является личным документом, в ней указывается фамилия работника. В случае её изменения, данные должны быть обновлены. Чаще всего фамилию меняют женщины при вступлении или расторжении брака. Также законодательство позволяет гражданам, достигшим 14 лет, сменить фамилию с согласия родителей или опекунов. Совершеннолетние могут менять фамилию без получения чьего-либо согласия (ст 19 ГК РФ).

Чтобы внести запись об изменении фамилии в трудовой книжке, ответственный за ведение трудовых книжек должен иметь один из следующих документов:

• Паспорт с новой фамилией;
• Свидетельство о заключении брака;
• Свидетельство о расторжении брака;
• Свидетельство об изменении фамилии.

На основании этих документов ответственный сотрудник корректирует данные в трудовой книжке в соответствии с установленной процедурой.

Изменение данных в анкетах в трудовых книжках осуществляется в соответствии с п. 7 приказа Минтруда N 320н.

С 1 января 2023 года необходимо использовать новые образцы трудовых книжек. Если сотрудник изменил фамилию и получил новый паспорт, кадровый сотрудник должен аккуратно перечеркнуть старую фамилию на титульной странице трудовой книжки одной линией, а затем вписать новую фамилию рядом или сверху.

Важно отметить, что перечеркнутая фамилия должна оставаться читаемой.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровый работник обязан указать информацию о документах, на основании которых внесены изменения, включая их название, серию, номер и дату. Эти записи должны быть заверены печатью компании или отдела кадров и подписью ответственного лица.

Смена фамилии в трудовой книжке при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака, что установлено статьей 30 ФЗ № 143 ФЗ.
В паспорте гражданина Российской Федерации указывается его фамилия, и её изменение требует обязательной замены паспорта (пункты 4, 12, 15 Положения о паспорте, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 08 июля 1997 года).

Форма и порядок ведения ТК регламентируются двумя нормативно-правовыми актами:

• Правила ведения трудовых книжек (утв. Постановление Правительства РФ N 225 (далее — Правила));
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 (далее — Инструкция).
• В соответствии с подпунктом "а" пункта 9 Правил, трудовая книжка содержит информацию о фамилии работника, которая вносится на основании данных паспорта. Таким образом, при изменении фамилии в паспорте необходимо внести соответствующее изменение и в трудовую книжку.
• Изменение фамилии в трудовой книжке производится согласно пункту 26 Правил и пункту 2.3 Инструкции.

Этими нормативно-правовыми актами определены порядок и основания для внесения таких изменений.

Организация несёт ответственность за правильное оформление документации, а работники, занимающиеся заполнением документов, могут быть наказаны за ошибки в трудовых книгах, личных картах и других бумагах (ч. 1 ст 5.27 КоАП РФ):

• должностные лица и ИП могут быть оштрафованы на сумму от 1 до 5 тысяч рублей;
• юрлица могут заплатить штраф от 30 до 50 тысяч рублей.

Работники не несут ответственность за предоставление неточных данных, поэтому работодатель вправе включить соответствующее условие в трудовой договор или внутренние документы. В этом случае сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, но работник должен ознакомиться с этими документами под роспись.

Такое положение дел диктует необходимость для работодателя тщательно следить за корректностью ведения всех кадровых документов и своевременно обновлять информацию. Важно помнить, что правильное оформление трудовых книжек, личных дел сотрудников и других документов играет ключевую роль в правовом и финансовом благополучии организации. Безупречная документация является залогом успешного прохождения проверок со стороны госорганов и минимизации риска штрафов и санкций.

Для предотвращения ошибок и недочетов в документации, работодателю рекомендуется проводить регулярное обучение и инструктажи для работников, которые занимаются оформлением и ведением кадровых документов. Осознание важности правильного заполнения документов и понимание потенциальных последствий за ошибки помогут избежать многих проблем. Также внедрение автоматизированных систем и специализированного программного обеспечения для ведения кадрового учета может значительно повысить точность и снизить вероятность ошибок.

Кроме того, необходимо проводить внутренние аудиты и проверки кадровых документов, чтобы своевременно выявлять и исправлять возможные недочеты. Налаженная система контроля и проверки документов позволит оперативно реагировать на любые отклонения и поддерживать высокие стандарты ведения кадровых дел. В случае выявления нарушений или ошибок следует не только устранять их, но и анализировать причины их появления для предотвращения повторения в будущем.

Такой подход позволит работодателю не только избежать штрафов и санкций со стороны государственного контроля, но и укрепить доверительные отношения с сотрудниками, обеспечивая четкую и прозрачную систему кадрового учета. Работники, в свою очередь, более ответственно будут относиться к предоставлению своих персональных данных, зная о возможных последствиях за неточности и предоставление недостоверной информации.

Изменение фамилии, имени или отчества сотрудника в трудовой книжке — не редкость на протяжении всей профессиональной карьеры. Ситуации, приводящие к необходимости внесения таких изменений, могут варьироваться: замужество и последующее изменение фамилии, желание сменить имя или отчество по личным причинам, или же юридические аспекты, такие как изменение фамилии при усыновлении.

Внесение изменений в трудовую книжку должно быть выполнено в соответствии с законодательными нормами и правилами делопроизводства. Процедура включает несколько ключевых этапов и требует соблюдения конкретных требований.

1) Предоставление документа, подтверждающего изменение ФИО. Сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий изменение фамилии, имени или отчества. В случае замены фамилии в связи с замужеством это будет свидетельство о браке, при изменении имени — соответствующее свидетельство ЗАГСа.

2) Подача заявления сотрудником. Работник подает заявление на имя работодателя с просьбой внести изменения в трудовую книжку. В заявлении указывается причина изменений и прикладываются копии подтверждающих документов.

3) Внесение записи в трудовую книжку. Работодатель, после получения заявления и проверки документов, вносит соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника. В случае замены фамилии запись делается на основании оригинала документа, удостоверяющего факт изменения.

• В строке 1 указывается новая фамилия, имя или отчество.
• В следующей строке делается запись: "Фамилия/Имя/Отчество изменены на основании свидетельства о браке/изменении имени от (дата)".

4) Печать и подпись. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

5) Внесение изменений в другие документы. Помимо трудовой книжки, информация об изменении ФИО должна быть внесена и в другие кадровые документы, такие как личное дело, трудовой договор и т.д. Работодатель обязан уведомить бухгалтерию для корректного ведения расчета заработной платы и других выплат.

6) Сообщение в соответствующие инстанции. В случае необходимости работодатель обязан уведомить о смене ФИО соответствующие государственные и страховые органы, например, Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и страховые компании, для обновления данных сотрудника в их базах.

Выполнение этих шагов помогает поддерживать актуальные данные в трудовой книжке сотрудника, что особенно важно для его профессионального досье и пенсионного учета. Полное и корректное оформление изменений — залог прозрачности и надежности кадровой документации.

Чтобы правильно внести изменения в трудовую книжку, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. 
Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Смена фамилии, имени или отчества сотрудника в трудовой книжке является важным и ответственным процессом, который требует строгого соблюдения установленных правил и норм. Этот процесс отражает юридическую значимость каждого шага и несет за собой важные выводы, касающиеся как самого сотрудника, так и работодателя.

Первым этапом в процедуре смены ФИО является предоставление сотрудником соответствующих документов. Это может быть свидетельство о браке, решение суда о смене имени или иные официальные документы, подтверждающие изменение личных данных. Работодатель должен внимательно проверить эти документы на подлинность и соответствие требованиям законодательства.

После проверки и подтверждения действительности документов работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку сотрудника. Процесс внесения изменений включает несколько шагов. Во-первых, на первой странице трудовой книжки, где указаны личные данные сотрудника, необходимо аккуратно зачеркнуть старые данные, написать новые и заверить эти изменения печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Во-вторых, параллельно с внесением изменений в трудовую книжку, необходимо обновить личную карточку сотрудника и другие учетные документы. Это важно для поддержания актуальности информации и предотвращения возможных правовых недоразумений в будущем.

Изменение ФИО в трудовой книжке влечет за собой ряд положительных и неотъемлемых выводов. Во-первых, это подтверждает соблюдение прав сотрудников и уважение к их личным обстоятельствам со стороны работодателя. Во-вторых, правильное внесение изменений гарантирует юридическую чистоту и подлинность документации, что является важным аспектом для обеих сторон трудового договора.

Не менее значимыми являются и правовые последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения процедуры смены ФИО в трудовой книжке. Недобросовестное отношение к этому вопросу может привести к юридическим спорам, недоразумениям и даже административной ответственности работодателя. Таким образом, важно уделить должное внимание каждому этапу этого процесса и четко следовать установленным нормам и правилам.

В заключение следует подчеркнуть, что смена ФИО в трудовой книжке - это не просто формальность, а важный юридически значимый процесс, который требует внимания, аккуратности и соблюдения всех правил. Исполнение этой процедуры с должным уважением и тщательностью является залогом успешных трудовых отношений и правовой защищенности всех участников трудового процесса.