Все государственные учреждения обязаны вести личные дела своих работников, также все служащие и чиновники. Остальные организации не обязаны этим заниматься, но на практике почти все фирмы ведут личные дела, поскольку такой подход наилучшим образом систематизирует кадровые данные и позволяет быстро находить любую необходимую информацию о сотруднике.
Что такое личное дело работника?
Личное дело — собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой деятельности, бумаги, которые отражают его род деятельности и заслуги. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника.
Отдельного регламента по ведению дел нет (за исключением государственных и муниципальных служащих). Если компания решает вести дела, ей следует утвердить положение о ведении личных дел и регламентировать этот процесс на местном уровне, уровне предприятия.
Внутренним нормативным актом должны быть регламентированы следующие аспекты:
- Состав бумаг, которые будут храниться, и их цель.
- Порядок ведения личных дел.
- Перечень работников, на которых будут оформляться личные дела.
- Порядок доступа к информации.
- Сроки и режим хранения документов.
- Особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
- Сотрудники, ответственные за ведение личных дел.
Какие документы включить в личное дело?
Формирование личного дела в 2023 году подразумевает прикрепление как оригиналов документов работника(анкеты, учетные карточки), так и копий.
Копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для государственных организаций копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).
Документы в ЛД можно разделить на три категории:
1. Документы, составляемые в момент устройства человека на работу:
- Справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию).
- Справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных ТК РФ) и медкнижка.
- Трудовой договор (оригинал работодателя).
- Приказ о приеме на работу.
2. Документы, формируемые в процессе работы в организации:
- Договор о материальной ответственности.
- Копия должностной инструкции.
- Дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения).
- Приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.
- Сведения о прохождении периодических медосмотров.
- Информация о повышении квалификации или обучении.
- Подписка о неразглашении коммерческой тайны.
- Копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков.
- Объяснительные записки.
- Служебные записки.
- Различные акты и уведомления.
3. Документы о завершении сотрудничества:
- Заявление работника об увольнении.
- Приказ по организации об увольнении сотрудника.
Хранение личных дел
В личное дело сотрудника обычно помещают документы, которые имеют различный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, которым и установлены все сроки хранения документов.
Персональные дела сотрудников хранятся от 50 до 75 лет (п. 445 Приказа Росархива № 236). Все бумаги вкладывают в личное дело в хронологическом порядке. Для сохранности документов вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Справка оформляется произвольно, перечислив те документы, которые входят в состав личных дел в вашей организации. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.
Правила оформления
Список требований к оформлению личных дел прописан в следующих документах:
- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Ведение дела предполагает внесение записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение и изъятие поступающих материалов, выдачу сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическую проверку состояния дел, а также закрытие и передачу в архив. Личные дела должны быть учтены и зарегистрированы в соответствующем журнале, форму которого можно разработать самостоятельно, включая номера дел, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.
Где обучить кадрового работника
Если вам нужно обучить работников отдела кадров, это можно сделать на курсах в Едином Всероссийском Институте Дополнительного профессионального образования.
Программы обучения включают в себя различные курсы, которые покрывают широкий спектр тем, связанных с кадровым делопроизводством. Это позволит вашему специалисту отдела кадров доказать свою квалификацию и получить соответствующую подтверждающую документацию.
По итогам обучения выдается диплом о прохождении курса и включение в единый реестр ФИС ФРДО:
