ТОП-10 типичные ошибки в кадровом делопроизводстве

Начало пути в профессии кадровика редко бывает лёгким. На первый взгляд кажется, что всё просто: составил приказ, оформил личное дело, отправил копии в архив — готово. Но на практике за этими рутинными действиями скрывается целая система, где важна каждая деталь: срок, формулировка, подпись, порядок хранения. Стоит один раз ошибиться — и можно получить штраф, судебный иск или просто потерять доверие руководства.

Эта статья — для тех, кто только начинает работать в кадровом учёте или недавно взялся навести порядок в документах. Мы собрали самые распространённые ошибки, которые совершают новички. Не для того, чтобы запугать — а чтобы предупредить. Ведь знать о "граблях" заранее — значит уверенно двигаться вперёд.

На первый взгляд, приём сотрудника — простой процесс: подписал договор, издал приказ, внёс запись в личную карточку — и готово. Но именно здесь кадровики-новички чаще всего совершают ошибки. Причём такие, которые могут обернуться серьёзными последствиями для компании.

❌ В чём ошибка:
·       Пропущены сроки оформления документов — трудовой договор не подписан в день выхода сотрудника, или приказ издан задним числом.
·       Нет подписи работника на приказе о приёме — сотрудник якобы принят, но формально это не подтверждено.
·       Забыта или просрочена подача формы СЗВ-ТД в ПФР/СФР — за это предусмотрены штрафы.
·       Не оформлено согласие на обработку персональных данных — формальность, но при проверке ФНС или прокуратурой важно.
·       Отсутствует акт о приёме документов или не проверены их оригиналы — могут возникнуть проблемы с поддельными паспортами или дипломами.

⚠️ Возможные последствия:
·       Трудовая инспекция может признать работу сотрудника без оформления — это нарушение с административной ответственностью.
·       Суд может встать на сторону работника в спорных ситуациях (например, по зарплате или переработкам), если доказательства трудовых отношений оформлены с ошибками.
·       Ошибки в СЗВ-ТД и других формах ведут к штрафам до 500 рублей за каждый случай, а массовые нарушения — к внеплановой проверке.

✅ Как сделать правильно:
1.    Подготовьте трудовой договор заранее, чтобы подписать его в первый рабочий день, до начала работы.
2.    В этот же день издайте приказ о приёме на работу (по форме или в свободной форме) и дайте его сотруднику на подпись.
3.    Оформите личную карточку (форма Т-2) и получите согласие на обработку персональных данных.
4.    Не забудьте передать в ПФР/СФР форму СЗВ-ТД — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
5.    Если оформляете бумажную трудовую книжку — внесите запись в течение 5 рабочих дней.

📌 Совет: заведите для себя чек-лист по приёму сотрудника. Это поможет ничего не забыть — особенно в напряжённые дни с несколькими приёмами сразу.
 

2. Отсутствие подписанных трудовых договоров в личных делах

Кадровики часто думают, что главное — подписать договор и отправить копию бухгалтерии. А где лежит оригинал — не так уж важно. Но на практике отсутствие подписанного экземпляра в личном деле может обернуться большими проблемами.
❌ В чём ошибка:
·       Оригинал договора не подшит в личное дело сотрудника — он остаётся у руководителя, в бухгалтерии или вообще "гуляет" по офису.
·       Хранится только копия, а подписанный бумажный экземпляр теряется.
·       Подписи есть только на одной стороне — у работодателя или работника, но нет второй подписи.
·       Нет приложений к договору (дополнительных соглашений, приложений с условиями оплаты, графиком работы и т.д.).

⚠️ Возможные последствия:
·       При проверке трудовой инспекцией или в суде компания не сможет подтвердить наличие договора.
·       Сотрудник может заявить, что договор не подписывался — и потребовать пересмотра условий труда или компенсаций.
·       Руководство не сможет отстоять свою позицию в случае конфликта — особенно если договор был заключён на срочной основе или имел особые условия.

✅ Как сделать правильно:
1.    Всегда подшивайте один подписанный экземпляр трудового договора в личное дело сотрудника. Второй отдают работнику под роспись.
2.    Проверяйте наличие двух подписей — и работника, и работодателя, на каждой странице при наличии отметок.
3.    Храните договор в одной папке с дополнительными соглашениями — всё должно быть в одном месте и в хронологическом порядке.
4.    При переходе на электронный документооборот — сохраняйте подписанные файлы с ЭЦП и подтверждение получения.

📌 Совет: если документы теряются — значит, пора наводить порядок в архиве. Используйте простые системы хранения: папки по фамилиям, журналы движения договоров, электронные реестры. Это не только упростит работу, но и обезопасит вас при проверках.

Интернет полон шаблонов кадровых документов, но далеко не все из них актуальны. Новички часто скачивают первые попавшиеся бланки или используют "наследство" от предыдущего кадровика — и продолжают работать по устаревшим формам, не задумываясь, зачем вообще они нужны.

❌ В чём ошибка:
·       Используются устаревшие формы, утверждённые ещё в советское или раннее постсоветское время — например, Т-1 (приказ о приёме), Т-5 (перевод), Т-8 (увольнение).
·       Документы оформляются по привычке, без учёта новых требований закона или внутреннего распорядка.
·       Применяются формы, не утверждённые локальными актами компании — а значит, не имеют юридической силы.
·       Нет унификации в документации — каждый сотрудник оформлен по-своему, что затрудняет проверку и архивное хранение.

⚠️ Возможные последствия:
·       При проверке инспектор может сделать замечание: формально унифицированные формы отменены — и если вы их используете, они должны быть внедрены приказом по организации.
·       В суде устаревший шаблон может быть признан недостаточным доказательством факта, если в нём отсутствуют обязательные реквизиты.
·       Возникает путаница в архиве: разные формы, разный порядок, сложность в поиске нужной информации.

✅ Как сделать правильно:
1.    Проверьте, какие формы вы используете: если это формы Т-1, Т-5, Т-8 и т.д. — убедитесь, что они утверждены вашим ЛНА (локальным нормативным актом).
2.    Создайте или обновите шаблоны приказов и заявлений на основе действующих требований ТК РФ и реальных процессов в компании.
3.    Придерживайтесь единого стиля оформления: шапка, подписи, ссылки на договор, дата, нумерация.
4.    Регулярно проводите ревизию шаблонов — хотя бы раз в год, особенно после изменений в законодательстве.

📌 Совет: заведите внутренний "банк форм" — папку на сервере с актуальными шаблонами и пояснением, где и когда их применять. Это особенно полезно, если в компании несколько кадровиков или частая смена персонала.
 

4. Игнорирование сроков хранения документов

Кадровая документация — это не просто бумажки. Это юридически значимые доказательства, которые могут понадобиться через 5, 10, а то и 50 лет. Новички часто не знают, какие документы сколько хранить, не оформляют номенклатуру дел и не сдают архив, нарушая тем самым закон.

❌ В чём ошибка:
·       Нет номенклатуры дел, или она формальная и не используется.
·       Сроки хранения не соблюдаются — документы уничтожаются слишком рано или хранятся хаотично.
·       Документы не сдаются в архив, а хранятся в папках на шкафу или, хуже, в коробках в подвале.
·       Отсутствует акт на уничтожение, либо он оформлен с нарушениями.

⚠️ Возможные последствия:
·       Проблемы при проверках инспекцией по труду или Росархивом.
·       Суд может не принять в качестве доказательства документ, если не будет подтверждена правильность его хранения.
·       Утеря важной информации по зарплате, трудовому стажу, декретным или льготным периодам.

✅ Как сделать правильно:
1.    Составьте и ежегодно актуализируйте номенклатуру дел — с указанием сроков хранения по перечню Росархива.
2.    Храните кадровые документы в отдельном помещении, защищённом от влаги, доступа посторонних и пожаров.
3.    По окончании срока хранения — составляйте акт и уничтожайте документы правильно, с отметкой в журнале.
4.    Для долговременного хранения (до 50 или 75 лет) — подготавливайте документы к передаче в архив, включая переплёт и описание.

📌 Совет: заведите табличку или Excel-файл со сроками хранения всех типов документов. Это удобно и снижает риск ошибок.

5. Нет учёта трудовых книжек или СТД-Р

С 2020 года у работодателей появился выбор: вести трудовые книжки на бумаге или в электронном виде. Но этот переход до сих пор вызывает путаницу. Кадровики-новички нередко делают ошибки: неправильно оформляют СТД-Р, не ведут учёт бумажных книжек или не получают заявления от сотрудников.

❌ В чём ошибка:
·       Нет журнала учёта трудовых книжек и вкладок к ним.
·       Не получены заявления о форме ведения трудовой книжки — бумажной или электронной.
·       Сведения СТД-Р оформлены с ошибками — неправильно указана дата приёма/увольнения, нет полной информации о должности.
·       Форма СТД-Р не выдана при увольнении, либо выдана позже установленного срока.
·       Не ведётся электронный учёт сотрудников, выбравших ЭТК — особенно важно в крупных организациях.

⚠️ Возможные последствия:
·       Штрафы от ПФР/СФР за нарушения в подаче или оформлении сведений.
·       Проблемы у сотрудников при оформлении пенсии — и, как следствие, жалобы и суды.
·       Потеря бумажной трудовой без учёта — невозможно подтвердить стаж.

✅ Как сделать правильно:
1.    Ведите журнал учёта трудовых книжек (бумажный или электронный) с обязательной регистрацией всех движений.
2.    Соберите заявления от всех сотрудников — бумажная или электронная форма, с датой и подписью.
3.    Выдавайте СТД-Р при увольнении не позднее дня расторжения договора, с подписью об ознакомлении.
4.    При заполнении СТД-Р проверяйте все поля, особенно даты и наименования должностей.
5.    Храните бумажные книжки в несгораемом шкафу, с ограниченным доступом.

📌 Совет: раз в квартал проверяйте журнал трудовых книжек и СТД-Р: внесены ли все записи, нет ли несданных форм. Это поможет избежать проблем в будущем.

Табель — не просто формальность, а ключевой документ для расчёта зарплаты, отпускных, больничных и командировок. Ошибки в кодах или несоответствие фактическому графику могут повлечь за собой проблемы и для работника, и для работодателя.

❌ В чём ошибка:
·       Используются неверные коды (например, ставится "Я" вместо "Б" при больничном).
·       Фактический график не отражён — сотрудник был в отпуске, а в табеле "Я".
·       Нет согласованности с приказами — приказ есть, а в табеле всё по-старому.
·       Табель не ведётся ежедневно, а заполняется задним числом, "по памяти".
·       Нарушены порядки корректировки — исправления не подтверждены, не согласованы.

⚠️ Возможные последствия:
·       Ошибки в расчёте зарплаты, отпускных, больничных.
·       Возвраты или штрафы от ФСС/СФР при выявлении расхождений.
·       Недовольство сотрудников и снижение доверия.
·       Претензии при проверке трудовой инспекции или налоговой.

✅ Как сделать правильно:
1.    Ведите табель ежедневно, особенно если есть сменная работа или гибкий график.
2.    Используйте действующие коды, утверждённые приказом Минфина № 52н (например, "Я", "Б", "ОТ", "К").
3.    Сверяйте табель с приказами о приёме, отпуске, больничных, командировках.
4.    При изменениях — оформляйте корректировку табеля с подписью ответственного.
5.    Обязательно назначьте лицо, ответственное за табель, и обучите его.

📌 Совет: в небольших организациях удобно вести табель в Excel с автоматическими кодами, а в крупных — использовать специализированные программы с интеграцией в расчёт зарплаты.

7. Пропуск обязательных уведомлений в госорганы

Работодатель обязан информировать разные государственные органы при приёме, увольнении, переводе, особенно если речь идёт об иностранных гражданах. Кадровики-новички часто забывают об этих уведомлениях — или путают, куда и что подавать.

❌ В чём ошибка:
·       Не отправлены формы СЗВ-ТД при приёме, переводе или увольнении сотрудника.
·       Нет уведомлений в МВД при приёме иностранного гражданина.
·       Задержки в отправке уведомлений — нарушены сроки (обычно 1–3 рабочих дня).
·       Неверно оформлены уведомления в ФНС о трудовой деятельности иностранцев.
·       Не уведомлены органы о заключении/расторжении ученических договоров, если требуется.

⚠️ Возможные последствия:
·       Штрафы от 5 000 до 100 000 рублей за нарушение сроков и порядка уведомления (в т.ч. по КоАП).
·       Блокировка расчётных счетов за систематические нарушения.
·       Претензии от ПФР/СФР при сверке сведений — особенно по СЗВ-ТД.
·       В случае с иностранцами — угроза аннулирования патента и штрафы от МВД.

✅ Как сделать правильно:
1.    Проверьте список уведомлений, которые должна отправлять организация (по категориям работников).
2.    Настройте чек-лист по действиям при приёме, переводе, увольнении — что, куда и в какие сроки отправлять.
3.    Используйте электронную отчётность через сервисы СБИС, Контур, 1С и др., чтобы не пропустить сроки.
4.    Назначьте ответственного за отправку уведомлений и фиксируйте даты подачи.
5.    Периодически сверяйтесь с требованиями закона — формы и сроки могут меняться.

📌 Совет: ведите простой журнал уведомлений — кто, когда, куда и что отправил. Это поможет доказать свою правоту в случае претензий.

В кадровом деле порядок — это всё. Без системной регистрации приказов легко запутаться: какой номер, какой датой, где оригинал, кто подписал. Некоторые кадровики "держат в голове", когда кто ушёл в отпуск или когда кого оформили — и это до первой проверки.

❌ В чём ошибка:
·       Приказы не нумеруются или нумеруются хаотично (например, два приказа с одним номером).
·       Нет журнала регистрации приказов — невозможно отследить историю изменений.
·       Приказы не хранятся централизованно, лежат по разным папкам или не оформлены вообще.
·       Учет отпусков, командировок и переводов ведётся устно или в разбросанных файлах.

⚠️ Возможные последствия:
·       Сложности при проверке, особенно от трудовой инспекции.
·       Потеря юридической силы документов из-за отсутствия регистрации.
·       Ошибки в табеле и расчётах, путаница в датах и основаниях.
·       Нарушение требований по охране труда, если не зафиксированы соответствующие приказы.

✅ Как сделать правильно:
1.    Завести журналы регистрации: отдельно для приказов по личному составу, отпускам, командировкам, переводам.
2.    Нумеровать приказы по порядку и в хронологическом порядке, вести учёт ежегодно или с начала учёта.
3.    Хранить приказы централизованно — в бумажной папке или в электронной системе.
4.    Вести учёт отпусков в отдельном реестре (таблица, программа, журнал).

📌 Совет: даже простая Excel-таблица с номерами, датами и кратким содержанием приказов — уже большой шаг к порядку.

9. Несогласованность с бухгалтерией

Отдел кадров и бухгалтерия часто работают в связке, но у каждого — своя зона ответственности. Ошибка в кадровых документах может привести к неправильной зарплате, а ошибка в расчётах — к недовольству сотрудника и штрафам. Без координации легко допустить критические сбои.

❌ В чём ошибка:
·       Фактические данные не передаются бухгалтерии вовремя (например, об увольнении).
·       Приказ оформлен, а в табеле и расчётах — старая информация.
·       Нет общих шаблонов или форматов, сотрудники по-разному трактуют одни и те же события.
·       Из-за путаницы искажаются налоги, отчёты, расчёты по больничным и отпускным.

⚠️ Возможные последствия:
·       Ошибки в зарплате, налогах, страховых взносах.
·       Пени и штрафы при камеральных проверках.
·       Недовольство сотрудников из-за недополученной выплаты.
·       Нарушение сроков отчётности.

✅ Как сделать правильно:
1.    Настроить регулярное взаимодействие с бухгалтерией — минимум раз в неделю сверка.
2.    Вести единый реестр изменений (приёмы, увольнения, переводы, отпуска, больничные).
3.    Использовать общее программное обеспечение (1С, СБИС, АльфаДок и др.) — чтобы не было двойного ввода.
4.    Назначить ответственных лиц, согласовать чек-лист по передаче кадровых событий.

📌 Совет: небольшая таблица-сводка кадровых событий с подписью и датой — отличная подстраховка при спорах с бухгалтерией.

10. Отсутствие системы в работе

Самая распространённая ошибка — работать "на ходу", без чёткой структуры. Нет шаблонов, нет чёткой папочной структуры, документы теряются, всё "в голове". Пока всё идёт ровно — никто не замечает. Но как только появляется проверка или спор с сотрудником — начинается хаос.

❌ В чём ошибка:
·       Документы создаются "с нуля" каждый раз — нет шаблонов.
·       Бумаги хранятся в случайных папках, нет структуры.
·       Отсутствует план ведения дел — номенклатура, сроки хранения, правила регистрации.
·       Не используются даже простейшие реестры и учётные формы.

⚠️ Возможные последствия:
·       Потеря документов, особенно при увольнении или проверке.
·       Невозможно быстро ответить на запрос госорганов.
·       Ошибки при расчётах и оформлении — просто потому что забыли.

✅ Как сделать правильно:
1.    Сформировать структуру хранения: по видам документов, по годам, по сотрудникам.
2.    Создать набор шаблонов: приказы, заявления, договоры, уведомления.
3.    Внедрить чек-листы и инструкции — чтобы у каждого действия была опора.
4.    Вести журналы учёта и/или электронные таблицы с регистрацией.

📌 Совет: начни с простого: заведи Excel-файл с вкладками "Приёмы", "Увольнения", "Отпуска", "Больничные" — это уже система.

Для того чтобы избежать ошибок и обеспечить соответствие всем актуальным требованиям законодательства, необходимо непрерывно повышать свою квалификацию и проходить актуальное обучение.  У нас есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делу. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, а для групп действуют скидки

Ошибки в кадровом деле — не редкость, особенно в начале пути. Законодательство регулярно меняется, объём документов велик, а внимание к деталям — критично. Но хорошая новость в том, что большинство промахов можно избежать, если выстроить системную работу с самого начала.
Сохраняйте шаблоны, заведите порядок в папках, не пренебрегайте учётами и сроками. Проверяйте, всё ли оформлено, подписано, зафиксировано. Даже простая таблица или чек-лист способна спасти от больших проблем.
Кадровое дело — это не только про документы. Это про людей, ответственность и порядок. А значит, каждый шаг — важен.