ЗВОНОК БЕСПЛАТНЫЙ

Главная страница > База знаний > Как перейти на электронные трудовые книжки: порядок оформления для кадровика

12.05.2023

Софья Скворцова

Как перейти на электронные трудовые книжки: порядок оформления для кадровика

В статье разберемся:
- как оформить трудовые книжки в электронном виде
- какие сведения содержаться в электронной трудовой книжке
- как перейти на электронные трудовые книжки

Кадровое дело

8 мин

С 2020 года Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ведение электронных книжек обязательно для работодателя. Согласно изменениям в законодательстве, работодатели обязаны оформлять и хранить трудовую историю сотрудников в электронном виде.

Электронная трудовая книжка — это новый формат документа, который постепенно заменит бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, а сегодня ведение электронных книжек обязательно для работодателя.

‼️
Все работодатели в России обязаны вести трудовые книжки всех сотрудников в электронном формате. Даже если работники захотят использовать бумажные трудовые книжки, работодатель должен вести трудовые книжки в двух форматах: бумажном и электронном

Электронная трудовая книжка 2023: достоинства

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ перед бумажной версией.

  • ЭТК позволяет сократить время на оформление и ведение книжки, ускорить процесс передачи данных работодателю и ПФР.
  • Электронная версия гарантирует более точную и своевременную информацию о трудовой деятельности работника.
  • Такая книжка более удобна для хранения и переноса, а также защищена от утери или повреждения.
📖
Бумажные трудовые книжки сохраняются, но в 2023 для них появились новые формы. У нас есть подробная статья про изменения в бумажных трудовых книжках

Сведения в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В ЭТК в 2023 вносятся все сведения о трудовой деятельности работника:

  • информация о работнике
  • даты приема и увольнения
  • информация о переводе на другую работу
  • данные о приостановлении и возобновлении трудового договора
  • место работы, в том числе наименование работодателя и сведения об изменении его наименования
  • информация о должности, профессии, специальности, квалификации и структурном подразделении
  • данные о виде поручаемой работы и код выполняемой функции
  • основание кадрового мероприятия, такое как дата, номер и вид документа
  • причины прекращения трудового договора.

Как перейти на электронные трудовые книжки

В настоящее время работники могут выбрать, перейти на электронную трудовую книжку или продолжать использовать бумажную. Переход к электронному формату о трудовой деятельности добровольный (для работника!). Однако если сотрудник впервые устроится на работу с 2021 года, у него нет возможности иметь бумажную трудовую книжку.  У таких работников записи изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Как оформить электронную трудовую книжку в разных ситуациях

  • Если работник писал заявление о желании оставить бумажный вариант трудовой книжки, то работодатель обязан вести трудовую книжку в 2 форматах: бумажном и электронном
  • Если сотрудник отказался от бумажной книжки, то оформление электронной осуществляется по алгоритму:

1) Работник подает заявление на переход на ЭТК

Работник имеет право заявить о своем желании в произвольной форме. Данный документ необходимо составить от имени работника и направить его руководителю организации. В нем следует указать дату, с которой начинается использование электронной трудовой книжки вместо бумажного документа.

2) Кадровик должен сформировать отчет по форме СЗВ-ТД и передать в ПФР

3) Кадровик ставит отметку в бумажной трудовой книжке:

«Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»

4) Выдать бумажную версию книжки сотруднику и сделать запись:

«Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Обязательна подпись сотрудника

  • Если нужно принять сотрудника с электронной трудовой книжкой:
  1. Сотрудник должен предоставить сведения о его трудовой деятельности в виде справки СТД-Р. Ее можно получить у предыдущего работодателя в день увольнения.
  1. Кадровик создает данные о новом работнике и передает их в ПФР. Сообщение о принятии гражданина на работу необходимо представить в форме отчета СЗВ-ТД
  • Если сотрудник устраивается на работу впервые:

Людям, которые получают работу впервые, сразу выдают ЭТК, они не могут требовать одновременного ведения трудовой книжки в бумажном формате. Информация о приеме на работу и отчет СЗВ-ТД передается в местное отделение ПФР.

Штрафы

Если работодатель не перешел на ведение ЭТК и продолжает вести бумажные трудовые книжки, не предоставляя сведения о новых сотрудниках в ПФР, ему грозит штраф.

  • до 5000 рублей для ИП и малых предприятий
  • до 50 000 рублей для средних и крупных компаний.
  • Если отчет СЗВ-ТД сдан не вовремя или с ошибками штраф составляет от 300 до 500 рублей для директора или ответственного сотрудника.

Обучение кадровых сотрудников

Единый Всероссийский Институт ДПО поможет вам в кратчайшие сроки обучить нового работника. В институте есть более 20 онлайн программ для обучения кадровых специалистов

По окончанию обучения вы получите документ, подтверждающий вашу квалификацию

Итоги

  • Переход на электронные трудовые книжки – это необходимость, которая будет облегчать процедуры связанные с трудовыми отношениями для работников и работодателей.
  • Электронная трудовая книжка обязательна для всех работников
  • Важно знать, как оформить ЭТК и какие данные должны быть в ней указаны.
  • Следует помнить о том, что несоблюдение правил перехода на ЭТК и формы электронной трудовой книжки может повлечь за собой штрафы.

 

Посмотрите курсы обучения
Кадровое дело

У нас Вы найдете 32 курс(ов)
по направлению

Кадровое делопроизводство

АНО ДПО «Единый всероссийский институт
дополнительного профессионального образования»

ИНН 3528313790
ОГРН 1203500006346

162602, Вологодская обл., г. Череповец, ул. Карла Либкнехта, д. 40
Режим работы: пн-пт с 10:00 до 18:00

© АНО ДПО «ЕВИДПО». 2020-2023гг.